Katia

Voici un tutoriel qui vous explique ce qu'il faut faire en cas de changement de direction : Extranet_ChangementDir.mp4

Dans les lignes carrières de fonction prestée, il y a un champ intitulé Codes sous-niveaux. Il permet d’encoder un ou plusieurs codes de sous-niveau dans la ligne carrière correspondante afin que ces codes soient bien repris sur le Fond 12. Dans la ligne carrière, vous appuyez sur le bouton Editer : Une fenêtre modale apparaît à l’écran. Après avoir vérifié que l’année scolaire est correcte : vous sélectionnez un code de sous-niveau, vous encodez le nombre de périodes, vous appuyez sur Ajouter. Vous répétez ces trois étapes autant de fois que nécessaire en fonction du nombre de codes de sous-niveaux associés à la fonction. Lorsque tous les codes ont été encodés, 4) vous appuyez sur OK. Les informations sont reprises dans la ligne carrière.

La fiche d’autorisations sert à gérer les destinataires des e-mails qui concernent les élèves. L’autorisation s’appelle MAIL. En donnant l’autorisation MAIL à un membre de la famille de l’enfant, on en fait un destinataire de tous les mails qui concernent l’élève. Les deux parents peuvent y êtres encodés. Il n’y a pas de limite dans le nombre de destinataires. Sommaire 1. Avant d’encoder un destinataire d’e-mails 2. Encoder une autorisation MAIL 3. Supprimer un destinataire d’e-mails 1. Avant d’encoder un destinataire d’e-mails Avant de donner l’autorisation MAIL à un parent, il convient de vérifier s’il a bien été encodé sous l’onglet <Famille>. Et dans sa fiche, cette personne doit avoir une adresse mail encodée. 2. Encoder une autorisation MAIL L’encodage d’un destinataire d’e-mails s’effectue via la fiche d’autorisations de l’élève. Sous l’onglet <Autorisations>, il faut appuyer sur le bouton <Ajouter> : Vous confirmez l’ajout d’une autorisation. Dans la fiche, vous sélectionnez une autorisation "MAIL". Ensuite, vous sélectionnez le parent censé recevoir les e-mails : Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Vous pouvez encoder plusieurs destinataires d’e-mails, pour autant que la personne a été encodée au préalable sous l’onglet <Famille>. Toutes les personnes encodées avec l’autorisation MAIL recevront les e-mails concernant l’élève qui sont envoyés à partir de ProEco5. 3. Supprimer un destinataire d’e-mails Si un parent ne souhaite plus recevoir d’e-mails, il faut supprimer son autorisation MAIL. Dans la liste d’autorisations, vous cliquez sur celle qui doit être supprimée et vous appuyez sur le bouton <Supprimer> : Cette personne ne recevra plus les e-mails concernant l’élève.

FAQ Le nombre de jours d’anciennetés Le nombre de jours d’ancienneté d’un membre du personnel me paraît incorrect Un définitif nommé récemment n’atteint pas 360 jours L’ancienneté d’un membre du personnel dépasse le plafond de 360 jours Deux temporaires à temps plein ont des nombres de jours différents Le classement Des définitifs à temps plein apparaissent dans le classement Un membre du personnel ne figure pas dans le classement, alors qu’il y était l’année passée Un membre du personnel n’apparaît pas dans le classement, alors qu’il remplit toutes les conditions pour y figurer Le directeur et les secrétaires ne sont pas repris dans le classement Le nombre de jours d’anciennetés Le nombre de jours d’ancienneté d’un membre du personnel me paraît incorrect Si le nombre de jours d’ancienneté calculé par ProEco5 vous paraît incorrect, il faut avant toutes choses vérifier les encodages dans sa carrière (fonctions, congés et absences), et s’assurer que toutes les lignes carrière sont bien rattachées au PO. En effet, le nombre de jours calculés par ProEco5 se base sur les prestations dans le PO encodées entre le 30 avril de l’année passée et le 30 avril de l’année en cours. Si un doute persiste malgré de bons encodages, vous pouvez imprimer le calcul complet et l’analyser. Pour ce faire, vous vous positionnez sous l’onglet <Anciennetés> de ce membre du personnel et vous appuyez sur le bouton <Calculer Année 20…> : Le calcul sort dans une nouvelle page de votre navigateur. Un définitif nommé récemment n’atteint pas 360 jours C’est normal : la première année de nomination définitive, le membre du personnel comptabilise moins de jours que l’année précédente. L’année de nomination est une année de transition. Le membre du personnel combine les statuts de temporaire (jusqu’à sa nomination) et de définitif (à partir de sa nomination). Ses jours de prestations en tant que temporaires sont multipliés par 1,2 : du 30 avril de l’année dernière à la fin de l’année scolaire, et du début de l’année scolaire à la nomination (en fonction des dates de son activité de service). Ses jours de prestations en tant que définitif sont multipliés par 1 : à partir de la nomination jusqu’au 30 avril de l’année en cours. En raison de cette hybridité de statuts, le calcul d’ancienneté n’inclut pas les vacances d’été, qui ne sont valorisées que par les définitifs. La nomination survient après les vacances d’été, qui ne sont dès lors pas valorisées. Les vacances d’été seront prises en compte qu’à partir de l’année suivante puisque le membre du personnel est désormais définitif. Leurs jours seront multipliés par 1 et l’enseignant atteindra bien 360 jours par la suite. Ces principes n’avantagent pas pour autant les temporaires par rapport aux définitifs puisque ces derniers passent avant les temporaires dans l’ordre de dévolution des emplois en vertu de l’extension de nomination. L’ancienneté d’un membre du personnel dépasse le plafond de 360 jours Il ne faut pas confondre le nombre de jours par année scolaire et le nombre de jours par année civile. Conformément au décret du 1er février 1993 (article 29bis, §3), le plafond des 360 jours est par année scolaire, et non par année civile. Ce plafond est bien pris en compte dans les calculs d’ancienneté de ProEco5. Pour le voir, vous pouvez imprimer un calcul en appuyant sur <Calculer Année 20..> : Le plafond est visible dans le total par année scolaire Le calcul qui est fait au 30 avril est à cheval sur deux années scolaires : il va du 1er mai de l’année passée au 30 avril de l’année en cours. Ce nombre de jours peut être plus (ou moins) élevé en fonction du nombre de jours réels, plafonnés à 360 dans l’année scolaire précédente. En raison de la réforme des rythmes scolaires, le nombre de jours calculé au 30 avril est désormais supérieur à 360. En 2022-2023, la rentrée scolaire a commencé le 29 août. Il y a donc 3 jours de plus que l’année précédente : 3 x 1,2 = 3,6, qui sont arrondis à 4. Les temporaires sont dès lors nombreux à comptabiliser 364 jours au 30 avril 2023. Deux temporaires à temps plein ont des nombres de jours différents Même si les carrières de deux temporaires sont similaires cette année, il faut prendre en compte leur carrière de l’année passée pour comprendre d’où proviennent les différences de jours. Le calcul au 30 avril Le calcul qui est fait au 30 avril est à cheval sur deux années scolaires : il va du 30 avril de l’année passée au 30 avril de l’année en cours, avec une interruption pendant les vacances d’été. Le nombre de jours du 30 avril de l’année passée à la fin de l’année passée (A) est multiplié par 1,2, et éventuellement réduit afin de respecter le plafond de 360 jours par année scolaire. Ce nombre de jours obtenus à la fin de l’année scolaire précédente est additionné au nombre de jours allant du début de l’année scolaire en cours au 30 avril (B), qui est multiplié par 1,2. Si les deux membres du personnel ont presté le même nombre de jours dans l’année scolaire en cours, la différence vient de l’année scolaire précédente, en particulier du nombre de jours entre le 30 avril et la fin de l’année scolaire (A). Ce nombre de jours est susceptible d’être plafonné en fonction des jours prestés avant le 30 avril de l’année passée. Pour connaître ce nombre de jours (A), il faut comparer les calculs d’ancienneté de l’année en cours et les calculs de l’année précédente. Générer les calculs Afin d’effectuer des comparaisons, il faut générer les calculs à partir de ProEco5. Pour générer les calculs de l’année en cours, vous êtes sur l’année scolaire courante, vous vous positionnez sous l’onglet <Anciennetés> du membre du personnel et vous appuyez sur le bouton <Calculer Année 20…> : Ensuite, vous changez l’année scolaire (via le filtre ou le menu contextuel), vous vous repositionnez sous l’onglet <Anciennetés> et vous appuyez sur le bouton <Calculer Année 20…> pour générer les calculs de l’année précédent. Vous pouvez faire les mêmes opérations pour le deuxième enseignant. Comparer les calculs Dans le calcul d’ancienneté de cette année (par ex. 2023), vous regardez le résumé par année scolaire : En 2022-2023, l’enseignant a acquis 294 jours d’ancienneté : cela correspond aux jours obtenus entre le début de l’année scolaire (29 août 2022) et le 30 avril 2023. En 2021-2022, cette personne a acquis 360 jours d’ancienneté : cela correspond au total des jours obtenus entre le 1er septembre 2021 et le 30 juin 2022. Maintenant, voyons le résumé par année scolaire dans le calcul de l’année précédente (ici, 2022) : Le résumé par année scolaire indique que l’enseignant a obtenu 290 jours en 2021-2022. Étant donné que ce calcul date du 30 avril 2022, il s’agit du nombre de jours d’ancienneté obtenu entre le 1er septembre 2021 et le 30 avril 2022. Or, grâce au calcul de l’année suivante/en cours (2023), on sait que le membre du personnel finira par avoir 360 jours à la fin de l’année scolaire 2021-2022 (= plafond). Si on soustrait 290 jours (au 30 avril 2022) aux 360 jours (au 30 juin 2022), cela donne 70 jours. Cela veut dire que la personne a acquis 70 jours d’ancienneté entre le 1er mai 2022 et le 30 juin 2022. Ces 70 jours vont compter dans le calcul d’ancienneté au 30 avril 2023. Pour rappel, le calcul de 2023 indique 294 jours d’ancienneté en 2022-2023. Il faut additionner ces 294 jours (du 29 août 2022 au 30 avril 2023) et les 70 jours de l’année scolaire précédente (du 1er mai 2022 au 30 juin 2022) pour déterminer le total de jours obtenus le 30 avril 2023 : 364 jours dans ce cas-ci. Cette même comparaison de calculs doit être faite chez le deuxième membre du personnel à la carrière similaire. Celle-ci permettra de comprendre les différences entre les deux enseignants. Bien que tous les deux valorisent 294 jours en 2022-2023 (B), l'un valorise 70 jours à la fin de l'année 2021-2022 (A) et l'autre valorise peut-être 73 jours (A). Ceci explique que l'un ait 364 jours (294 + 70) et l'autre 367 jours (294 + 73) au 30 avril 2023. Le classement Des définitifs à temps plein apparaissent dans le classement Si des définitifs à temps plein figurent dans le classement alors qu’ils ne le doivent (pas de candidature), il faut les supprimer à l’aide du bouton <Déf. non classé> dans le module Anciennetés. Sous l’onglet <Anciennetés> dans le dossier du membre du personnel, il y a aussi une case à cocher <Définitif non classé> qui remplit la même fonction : Cette case se coche automatiquement lorsqu’on appuie sur le bouton <Déf. non classé> dans le module Anciennetés, mais elle peut aussi être cochée manuellement. Un membre du personnel ne figure pas dans le classement, alors qu’il y était l’année passée Pour figurer dans le classement, un·e enseignant·e doit avoir au moins 360 jours d’ancienneté sur 2 ans durant les 6 dernières années. Une de ces conditions peut ne pas être remplie par un·e enseignant·e qui ne preste plus dans la fonction dans votre établissement depuis quelques années. Les 360 jours ne sont peut-être plus atteints dans les 6 dernières années (alors qu’ils l’étaient encore l’année passée parce que des jours étaient prestés dans la 6e année, qui est désormais la 7e et donc plus prise en compte). Le membre du personnel peut aussi comptabiliser 360 jours, mais seulement sur une année et pas 2 ans ; dans ce cas, il est aussi exclu du classement. Pour vous aider à comprendre, vous pouvez imprimer le calcul en appuyant sur <Calculer Année 20...> sous l’onglet <Anciennetés> dans le dossier du membre du personnel : Un membre du personnel n’apparaît pas dans le classement, alors qu’il remplit toutes les conditions pour y figurer Il est possible qu’il ait été catégorisé comme un définitif non classé du fait d’une simple erreur de manipulation. Pour le vérifier, vous vous positionnez sur l’onglet <Anciennetés> dans son dossier et vous vérifiez si la case <Définitif non classé> est cochée. Si elle l’est, vous la décochez : Et vous lancez le calcul d’ancienneté en appuyant sur le bouton <Calculer Année 20..> : Désormais, l’enseignant devrait réapparaître dans le classement, si vous le réimprimez. Le directeur et les secrétaires ne sont pas repris dans le classement Le classement des prioritaires ne concerne que les fonctions de recrutement. Les fonctions de sélection et le personnel administratif ne sont pas concernés. Il est donc normal que le directeur et les secrétaires ne figurent pas dans le classement.

Conformément à la circulaire 6686 sur la statutarisation des emplois ACS/APE dans la fonction de maître de psychomotricité, ProEco5 vous permet de valoriser les prestations ACS/APE d’un maître de psychomotricité en temporaire. Avec cette valorisation, les jours de prestations ACS/APE (auxquels on applique un coefficient 0,3 pendant les 1200 premiers jours) sont multipliés par 1,2, comme pour les autres membres du personnel temporaires. Pour appliquer cette valorisation dans ProEco5, il faut simplement cocher la case <Psychomot revalorisée> et relancer le calcul d’ancienneté. Sommaire 1. Cocher Psychomot revalorisée 2. Relancer le calcul d’ancienneté 1. Cocher Psychomot revalorisée Dans la fiche d’Anciennetés du maître de psychomotricité, vous cochez la case <Psychomot revalorisée> : 2. Relancer le calcul d’ancienneté Lorsque la case <Psychomot revalorisée> est cochée, vous appuyez sur <Calculer année 20..> : Le nombre de jours d’ancienneté est alors adapté conformément à la revalorisation des prestations ACS/APE, auxquelles est désormais appliqué un coefficient multiplicateur de 1,2.

Parmi les documents collectifs des élèves, vous trouvez un fichier intitulé "Export Statistiques Élèves". Celui-ci vous permet d’extraire des informations statistiques générales sur les élèves : la répartition des filles et des garçons par classe, des nationalités ou encore des années de naissance par classe. Sommaire 1. Sélection et Documents collectifs 2. Export Élèves Statistiques 3. Le fichier de statistiques élèves 1. Sélection et Documents collectifs Si vous ne faites pas de sélection, le logiciel sélectionne par défaut tous les élèves inscrits de l’école. Si vous souhaitez limiter le fichier à des classes ou groupes particuliers, il faut effectuer une sélection à l’aide du sélecteur : adapter le regroupement, le tri, éventuellement activer le mode multi-sélection et cocher ce qui doit l’être, ou cliquer sur la branche de l’arbre qui vous intéresse. Lorsque votre sélection est faite, vous appuyez sur le bouton <Documents collectifs>. 2. Export Élèves Statistiques Parmi les documents collectifs des élèves, vous trouvez un fichier intitulé "Export Statistiques Élèves". Vous le sélectionnez et vous appuyez sur le bouton <Imprimer> : ProEco5 génère un fichier Excel et le met dans vos téléchargements : 3. Le fichier de statistiques élèves Le fichier de statistiques est composé de plusieurs feuilles. La première feuille présente les données exploitées dans les différentes feuilles : Les feuilles suivantes sont des tableaux croisés dynamiques, qui apparaissent vides : Afin que la feuille se complète, il faut cocher les classes qui vous intéressent via le filtre d’"Étiquette de ligne" et cocher les champs du tableau croisé dynamique. Cela peut donner ceci pour le nombre de filles et de garçons par classe de maternelles :

Si vous utilisez les codes analytiques dans ComptEco, vous pouvez les encoder au niveau des articles dans ProEco5. Il faut avant tout spécifier que l’export comptable s’effectue vers ComptEco sous l’onglet <Exportation> dans les Paramètres frais-compta. Ce paramétrage active le champ "Code analytique ComptEco" dans les fiches des articles (de l’établissement et par année d’étude). Ces codes doivent être complétés avant l’export des factures dans ComptEco afin qu’ils soient bien repris dans le fichier LFac.DBF. Sommaire 1. Export vers ComptEco 2. Encoder les codes analytiques 1. Export vers ComptEco Avant toutes choses, il faut paramétrer l’export et spécifier qu’il s’effectue vers ComptEco. Pour ce faire, il aller dans le module Paramètres frais-compta et se positionner sur l’onglet <Exportation> : Dans la liste déroulante d’"Exportation vers…", vous sélectionnez "ComptEco" et vous sauvegardez. Le champ "Code analytique ComptEco" est désormais visible dans les fiches des articles. 2. Encoder les codes analytiques Les codes analytiques s’encodent dans le champ "Code analytique ComptEco", qui se trouve dans les fiches des articles de l’établissement et par année d’étude : Le plus important est de les encoder dans les fiches des articles par année d’étude. Mais si un code est manquant au niveau d’un catalogue par année d’étude, le logiciel vérifie si l’article a un code analytique dans le catalogue de l’établissement. Lors de l’export des factures vers ComptEco, les codes analytiques des articles encodés dans ProEco5 sont repris dans la colonne COST_REP du fichier LFac.DBF.

L’encodage des consommations par import Excel est également possible pour les articles choisis. Tous les articles choisis peuvent faire l’objet d’un import Excel. L’export des fichiers servant à les encoder les articles choisis consommés s’effectue via le module Articles choisis, qui est équipé d’un bouton <Exporter>. Les fichiers exportés ne peuvent contenir qu’un seul type d’article à la fois, par exemple les repas chauds. En revanche, l’article peut provenir de plusieurs catalogues : les repas chauds de M1, M2 et M3. Il y a un fichier par code d’article. L’import du fichier Excel complété se fait dans le module Encodage consommations, comme pour les autres types d’articles (non choisis). Sommaire 1. Fichiers par quantité ou par montant 2. Générer les fichiers d’encodage 2.1. Sélectionner dans l’arbre 2.2. Bouton Exporter 2.3. Fichier généré 3. Le fichier d’encodage 4. A faire avant d’importer un fichier par quantité 5. Importer les fichiers Excel dans ProEco5 1. Fichiers par quantité ou par montant Les fichiers d’encodage sont au format Excel. Ils se basent sur les articles des catalogues par année d’étude et listent les élèves en fonction des articles choisis. Par défaut, ils sont prévus pour encoder des quantités : les nombres d’articles choisis consommés. Il est néanmoins possible de les paramétrer de manière à pouvoir encoder des montants à la place des quantités. Pour ce faire, il faut aller dans le module Paramètres frais-compta et cocher la case "Export/import Excel par montant" : 2. Générer les fichiers d’encodage Les fichiers Excel servant à encoder les articles choisis consommés peuvent être exportés à partir du module Articles choisis. 2.1. Sélectionner dans l’arbre Avant d’effectuer l’export en tant que tel, il faut sélectionner l’article dans l’arbre. Soit un article d’un catalogue, soit un même article issu de plusieurs catalogues. Si vous cliquez sur la ligne ETAB, vous sélectionnez l’article dans tous les catalogues où il figure (dans la mesure où il a été choisi). Pour ne sélectionner que des catalogues spécifiques, vous pouvez vous aider du mode multi-sélection, en veillant à ne sélectionner qu’un type d’article. 2.2. Bouton Exporter Après avoir effectué votre sélection, vous appuyez sur le bouton <Exporter> dans le menu d’actions : Vous confirmez que vous souhaitez générer le fichier d’encodage des consommations. ProEco5 lance alors l’export et vous informe lorsque celui-ci est terminé. Vous appuyez sur <Ok>. Attention ! Si vous avez sélectionné différents types d’articles, vous recevez un message d’erreur car le fichier d’encodage ne peut contenir qu’un type d’article à la fois. Il faudra générer des fichiers différents. 2.3. Fichier généré Le fichier Excel se trouve dans votre répertoire de téléchargement sous la forme d’un dossier compressé (zip). Vous le dézippez (clic droit et "Extraire tout") et vous l’enregistrez dans le répertoire de votre choix. 2.4. Enregistrer le fichier Il faut veiller à enregistrer le fichier sous un libellé spécifique. Vous pouvez conserver le libellé tel quel. Sinon, idéalement, le libellé reprend la période de consommation (par exemple « Mars 2023 »), le nom de l’article ainsi que les années d’étude concernées. La clarté du libellé permettra d’éviter toute confusion entre les fichiers à importer. Il est d’autant plus important que ProEco5 vous signale si le même fichier est importé à deux reprises pour éviter une éventuelle confusion : pour ce faire, il vérifie le libellé du fichier. 3. Le fichier d’encodage Le fichier Excel généré reprend la liste des élèves qui ont choisis l’article dans la sélection opérée. Dans la première colonne, vous avez les matricules des élèves. Ensuite, il y a leur année d’étude, puis leurs noms et prénoms. La colonne suivante correspond à l’article sélectionné. Vous pouvez ainsi indiquer les nombres d’articles consommés (ou les montants si vous avez modifié le paramétrage) en face des noms des élèves. Ce sont les nombres de consommations ou les montants encodés dans ces colonnes qui seront importés dans ProEco5. L’emplacement de ces colonnes et leurs intitulés restent fixes : ils ne peuvent être modifiés. Les suivantes peuvent être personnalisées. 4. A faire avant d’importer un fichier par quantité Avant d’importer les fichiers par quantité dans ProEco5, il faut s’assurer que les articles concernés aient bien des prix dans les catalogues par année d’étude dont ils sont issus. Pour ce faire, vous allez dans le module Articles des catalogues du domaine Préparation des articles. Dans ce module, vous vérifiez la ou les fiches des articles. Si besoin, vous ajoutez les prix manquants. 5. Importer les fichiers Excel dans ProEco5 L’import des fichiers Excel s’effectue via le module Encodage consommations. Dans le menu d’actions, vous appuyez sur le bouton <Importer> : Une fenêtre apparaît à l’écran : Vous appuyez sur le bouton <Parcourir> et vous recherchez dans vos fichiers le fichier Excel que vous souhaitez importer. Les fichiers Excel s’importent un par un dans ProEco5. Vous sélectionnez le fichier Excel et vous appuyez sur <Ouvrir>. Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Charger> : ProEco5 vous demande de confirmer l’import du fichier sélectionné ; vous appuyez sur <Oui> pour lancer l’import. Lorsqu’il est terminé, vous recevez un message de confirmation. Vous appuyez sur <Ok> et vous voyez les informations d’import en bas de l’écran : Les consommations sont importées ; vous pouvez les consulter dans le module Consommations. Si tout est correct, vous pouvez importer les fichiers suivants.

Vous avez activé le mode Articles choisis, vous avez inscrit des élèves aux articles qu’ils ont choisis, vous avez encodé leurs choix individuels, et ils ont consommé un ou plusieurs de ces articles : ils ont mangé des repas, ont fréquenté la garderie, se sont abonnés à des revues, etc. Vous souhaitez donc encoder ces articles choisis qu’ils ont consommés afin de préparer la facturation. Cet encodage s’effectue via le tableau d’encodage des consommations suivant la même méthode que les autres consommations (non choisies). Sommaire 1. Articles choisis dans le tableau d’encodage des consommations 2. Comment encoder les articles choisis consommés ? 3. Encoder des articles non choisis 1. Articles choisis dans le tableau d’encodage des consommations Lorsque vous êtes en mode Articles choisis, vous appliquez un filtre à la sélection des articles susceptibles d’être encodés. Par conséquent, le module Encodage des consommations ne reprend par défaut que les articles encodés comme choisis chez les élèves (que ce soit collectivement ou individuellement). Autrement dit, par défaut, vous ne voyez pas tous les articles de tous les catalogues pour tous les élèves, mais bien seulement les articles choisis des élèves. Dans le sélecteur, une mention « articles choisis » vous signale que ce filtre a été active : L’avantage de ce filtre article choisis est que les listes d’élèves sont adaptées à leurs choix. Un élève qui n’a pas choisi le repas chaud ne sera pas repris dans la liste par défaut. Astuce : Avant d’encoder les consommations, il est conseillé de vérifier la liste des articles choisis dans le module Articles choisis. En effet, les articles qui figurent dans le tableau d’encodage des consommations sont exactement les mêmes que ceux qui sont dans le module Articles choisis. 2. Comment encoder les articles choisis consommés ? L’encodage des articles choisis consommés par les élèves se déroule exactement de la même façon que l’encodage des consommations générales sans le filtre des articles choisis. Dans le module Encodage des consommations, vous adaptez le regroupement et le tri à ce que vous voulez encoder : par exemple, un regroupement par classe et article, un tri par article pour encoder les repas chauds des P3A. Vous cliquez sur la branche dans l’arbre et vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> pour effectuer l’encodage dans le tableau : Dans le tableau d’encodage, vous pouvez encore ajuster la quantité, le prix et l’explication via le chapeau (et <Appliquer aux consos>) ou directement dans la grille. Vous sauvegardez, vous confirmez et vous quittez. Les articles choisis encodés sont repris dans le module Consommations et pourront être facturés par après. Pour plus de précisions, vous pouvez vous référer aux pages sur l’encodage des consommations. 3. Encoder des articles non choisis L’utilisation du mode Articles choisis ne vous empêche pas d’encoder des articles non choisis. Par exemple, un élève qui ne mange habituellement pas le repas chaud et n’y est donc pas inscrit via les articles choisis peut tout de même consommer un repas chaud épisodiquement. Si vous êtes face à de telles situations, il faut simplement cocher <Articles choisis et non choisis> dans le filtre du sélecteur du module Encodage des consommations. Dans le module Encodage des consommations, vous appuyez sur le bouton Filtre dans le sélecteur, vous cochez <Articles choisis et non choisis> et vous appuyez sur <Appliquer> : Le filtre des articles choisis est maintenu, mais les articles non choisis figurent également dans les listes d’articles associés aux élèves. Si l’on reprend les repas chauds des élèves de P3A, les élèves qui ont choisi le repas chaud sont cochés (articles choisis) et ceux qui ne l’ont pas choisi sont décochés (articles non choisis) : Les uns peuvent être décochés, les autres cochés. Autrement dit, vous pouvez ainsi encoder un repas à un élève qui ne l’a initialement pas choisi.

Les deux modules dont vous disposez dans le domaine Articles choisis vous permettent de visualiser les articles choisis des élèves, c’est-à-dire ceux auxquels ils ont été inscrits (par encodage collectif ou individuel) et qui seront dès lors transférés dans le tableau d’encodage des consommations. Les articles choisis sont les articles que les élèves sont supposés consommer. Dans le module Choix des articles élèves, vous avez un résumé des articles choisis par catégorie (A, B, C, D). Dans le module Articles choisis, tous les articles choisis figurent dans l’affichage-liste. Sommaire 1. Résumé des articles choisis 2. Liste des articles choisis 1. Résumé des articles choisis Dans l’application Frais-Comptabilité, vous pouvez visualiser le résumé des articles choisis pour chaque élève dans le module Choix des articles élèves, qui fait partie du domaine Articles choisis. Dans l’application Frais-Comptabilité, vous cliquez sur l’onglet <Articles choisis> et vous appuyez sur le bouton <Choix des articles élèves> : Ce module présente la liste complète des élèves avec un résumé de leurs articles choisis : les nombres d’articles obligatoires, facultatifs et des services « choisis », c’est-à-dire encodés sous l’onglet <Articles choisis> dans les dossiers des élèves. Cette vue globale vous permet de vérifier vos encodages et éventuellement les rectifier. Si besoin, vous pouvez sélectionner une ligne et appuyer sur le bouton <Editer> pour ouvrir le tableau de choix des articles de l’élève et encoder les articles qui doivent l’être. 2. Liste des articles choisis Si vous souhaitez extraire une liste d’élèves inscrits à un article, il faut aller dans le module Articles choisis. Tous les articles qui ont été choisis par des élèves y sont listés. Les articles obligatoires (A) sont considérés comme choisis par défaut. En ce qui concerne les autres articles (B, C, D), seuls les articles qui ont expressément été encodés comme choisis chez les élèves (collectivement ou individuellement) y sont repris : En vous aidant des regroupements et des tris du sélecteur, vous pouvez facilement extraire une liste des élèves inscrits à un article particulière, par exemple les élèves de la classe de P3A qui prennent le repas chaud : Vous cliquez sur la branche adéquate dans l’arbre pour faire la sélection et vous appuyez sur le bouton <Excel>.

Après avoir préparé vos catalogues d’articles et activé le mode articles choisis dans les paramètres frais-compta, vous pouvez commencer à encoder les choix des élèves. Par choix des élèves, on entend les articles que les parents ont choisis pour leur enfant : les activités ou produits auxquels ils souhaitent souscrire. Cet encodage peut se faire individuellement pour chaque élève sous l’onglet <Articles choisis> (dans le dossier de l’élève) ou via le module Choix des articles élèves (dans l’application Frais-comptabilité). Mais vous pouvez aussi les encoder collectivement et donc inscrire plusieurs élèves à la fois à un même article d’un catalogue. Ceci s’effectue via le module Articles des catalogues, sous l’onglet <Élèves inscrits à l’article>. Les articles obligatoires (A) y sont pré-cochés car les choix portent exclusivement sur les articles facultatifs (B), les services (C) et les éventuels divers (D). Sommaire 1. Avant d’encoder les choix des élèves 2. Module Articles des catalogues : Élèves inscrits à l’articles 3. Inscrire des élèves à un article choisi 1. Avant d’encoder les choix des élèves Il y a deux prérequis à l’encodage des choix des élèves : Préparer les catalogues par année d’étude pour l’année scolaire. Activer le mode Articles choisis. 2. Module Articles des catalogues : Élèves inscrits à l’articles Le module Articles choisis contient tous les articles qui ont été mis dans vos catalogues (par année d’étude et éventuellement par implantation). Chaque article y a sa propre fiche "Signalétique", qui est éditable : Mais, si vous avez activé le mode Articles choisis, il y a également un onglet <Élèves inscrits à l’article> : Sous cet onglet, vous avez la liste de tous les élèves qui sont susceptibles d’être inscrits à cet article parce qu’ils l’auraient choisi. Par ailleurs, vous pouvez les y inscrire sous cet onglet. 3. Inscrire des élèves à un article choisi L’onglet <Élèves inscrits à l’article> met à votre disposition des outils d’encodage : Un bouton <Tout sélectionner> : pour cocher tous les élèves. Un bouton <Tout dé-sélectionner> : pour décocher tous les élèves. Des cases à cocher (ou à décocher) dans la grille. À titre d’exemple, vous pouvez d’abord appuyer sur <Tout sélectionner>, puis décocher les élèves qui n’ont pas choisi l’article. Pour terminer l’encodage, il faut appuyer sur le bouton <Sauver>. Les articles choisis encodés ici sont aussi enregistrés dans le module Choix des articles et Articles choisis (domaine Articles choisis) ainsi que sous l’onglet <Articles choisis> dans le dossier de l’élève.

Les données de frais de garde doivent être envoyées au SPF Finances via Belcotax On Web. Il faut y charge le fichier électronique contenant ces données : le fichier BOW (".bow") résultant de la conversion de votre XML par le module de validation. En cas de difficulté à télécharger et à installer ce module de validation, il est aussi possible de transmettre le fichier XML compressé (".zip"), idéalement après l’avoir vérifier via BOWConvert. Dans tous les cas, l’envoi s’effectue via Belcotax avec les accès du PO de l’école, qui est l’expéditeur de ces données. Sommaire 1. Quel fichier faut-il envoyer ? 1.1. Fichier ".bow" 1.2. Fichier ".xml" compressé 2. Se connecter à Belcotax 3. Charger et envoyer le fichier sur Belcotax 1. Quel fichier faut-il envoyer ? La transmission des données de frais de garde au SPF Finances s’effectue via le fichier ".bow", généré à partir du module de validation. En cas de difficulté à télécharger ce module de validation, il est possible de transmettre un ".xml" compressé, mais cette méthode n’est pas recommandée. 1.1. Fichier ".bow" En principe, il faut envoyer au SPF Finances le fichier BOW (au format ".bow") des attestations de garderie. Il s’agit du fichier XML converti en fichier BOW via le module de validation. Cette conversion en BOW n’est possible que quand le fichier XML ne contient plus d’erreur bloquante ; cela permet d’envoyer le fichier le plus propre, le plus complet et le plus correct possible, et donc d’éviter des problèmes ultérieurs. Il est vivement recommandé de transmettre le fichier au format ".bow" au SPF Finances. 1.2. Fichier ".xml" compressé Si vous ne parvenez vraiment pas à télécharger Java et le module de validation, vous n’êtes pas en mesure de faire la conversion de votre XML en BOW. Dans ce cas, vous pouvez transmettre votre fichier ".xml" compressé. Si vous êtes dans cette situation, il est conseillé d’introduire le XML de ProEco dans BOWConvert afin d’en vérifier le contenu avant de l’envoyer. Vous aurez le choix entre corriger les éventuelles erreurs dans ProEco et y regénérer le XML, ou les corriger dans BOWConvert et y créer un nouvel XML. L’objectif est d’obtenir un fichier XML le plus correct possible. Pour compresser votre fichier XLM, il faut sélectionner le fichier dans vos Documents (1 clic gauche). Puis, vous faites un clic droit dessus, vous glissez le curseur sur <Envoyer vers> et vous cliquez sur <Dossier compressé>. Un dossier compressé ".zip" est alors créé dans le même répertoire : 2. Se connecter à Belcotax Vous trouvez le lien vers Belcotax On Web sur cette page : Documentation technique - BOW | SPF Finances (belgium.be) À droite de l’écran, vous cliquez sur BOW Revenus de l’année fiscale que vous déclarez (= l’année précédant l’année en cours : par ex., les revenus 2022 en 2023, les revenus 2023 en 2024). Vous devez ensuite vous connecter à l’administration en ligne : Attention ! Pour les écoles, il s’agit des accès du PO car c’est le pouvoir organisateur qui est l’expéditeur des données au SPF Finances. 3. Charger et envoyer le fichier sur Belcotax Lorsque vous êtes connecté·e à Belcotax, vous pouvez charger votre fichier (".bow" ou ".xml" compressé) et l’envoyer. Pour ce faire : Vous cliquez sur <Envoi par fichier> à gauche de l’écran. Vous appuyez sur <Choisir un fichier> et vous recherchez le fichier ".bow" (ou ".xml" compressé) dans vos Documents. Votre fichier a été chargé sur Belcotax, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur <Envoyer>. Après l’envoi, vous recevez une référence qui doit être conservée : Par ailleurs, vous recevrez dans votre boîte mail un accusé de réception ainsi qu’un feedback d’envoi (servant à le valider).

Le SPF Finances a conçu une application BOWConvert pour l’encodage des frais de garde. Cette application offre notamment la possibilité de charger un fichier XML, de visualiser ce que contient un fichier XML et d’éventuellement y apporter des modifications. C’est donc BOWConvert qui vous permet d’opter pour un mode d’encodage hybride. C’est toutefois une option à utiliser avec une extrême précaution car les modifications apportées au fichier XML via BOWConvert ne sont pas répercutées dans ProEco. Autrement dit, si vous avez imprimé les documents des fiches fiscales de garderie à partir de ProEco, ceux-ci ne correspondront plus à votre XML ; or, les documents doivent strictement correspondre aux données envoyées électroniquement au SPF Finances. Les fiches modifiées via BOWConvert devront être complétées manuellement dans des documents d’attestations vides. BOWConvert peut aussi n’être utilisé que comme un moyen de visualiser le contenu de votre fichier XML et de mieux comprendre les erreurs renvoyées par le module de validation. Sommaire 1. Télécharger BOWConvert 2. Ouvrir BOWConvert 3. Charger un XML dans BOWConvert 4. Vérifier et valider le contenu du XML 4.1. Expéditeur 4.2. Organisme de garde 4.3. Certificateur 4.4. Fiche(s) 5. Corriger les erreurs du XML 5.1. Corriger dans ProEco 5.2. Corriger dans BOWConvert 1. Télécharger BOWConvert Sur la page Documentation technique - BOW | SPF Finances (belgium.be), vous cliquez sur BOWConvert, qui est un fichier exécutable ".exe" : Dans vos téléchargements, vous retrouvez un ".zip" : Vous faites un clic droit dessus et vous optez pour "Extraire tout". Une fenêtre modale apparaît à l’écran et vous appuyez sur <Extraire>. Vous avez dézippé BOWConvert : Vous pouvez éventuellement copier le fichier exécutable ".exe" pour le mettre dans le répertoire de votre choix dans votre ordinateur. 2. Ouvrir BOWConvert Pour ouvrir BOWConvert, il faut double-cliquer sur le fichier exécutable ".exe", que vous avez téléchargé et dézippé. Il est possible que votre ordinateur bloque son démarrage, par exemple si vous avez Windows : Dans ce cas, vous cliquez sur <Informations complémentaires>, puis vous choisissez d’<Exécuter quand même> : BOWConvert s’ouvre. Vous choisissez votre langue de travail dans l’application : 3. Charger un XML dans BOWConvert Pour aller dans l’écran de chargement de fichier XML, vous appuyez sur l’onglet <XML> à droite des autres onglets : Vous appuyez sur <Charger un fichier XML existant> : Vous recherchez dans vos fichiers, le fichier XML que vous avez généré à partir de ProEco et vous appuyez sur <Ouvrir> : Le fichier XML se charge. Aucun message de confirmation ne vous l’indique, mais le fichier XML a été chargé. Vous pouvez en visualiser et valider le contenu en cliquant sur les différents onglets. 4. Vérifier et valider le contenu du XML Les différents onglets de BOWConvert vous permettent d’accéder à différents types de données contenues dans le XML. Nous vous conseillons de les passer en revue et de les valider de gauche à droite, en commençant par l’onglet <Expéditeur>. 4.1. Expéditeur L’expéditeur est celui qui est habilité à transmettre les informations au SPF Finances : le pouvoir organisateur dans le cas d’une école. Il faut vérifier si les informations du PO sont correctes (surtout son n° BCE). Si besoin, vous pouvez encoder une autre personne de contact. Lorsque tout est bon, vous appuyez sur <Valider>. 4.2. Organisme de garde Vous pouvez passer à l’organisme de garde, qui correspond à l’école. Vous vérifiez si tout est correct, vous ajoutez les éventuelles informations manquantes. Le n° de division sert simplement à distinguer les écoles au sein d’un même PO. Vous validez si tout vous semble bon dans l’organisme de garde. 4.3. Certificateur Sous l’onglet <Certificateur>, vous constaterez que tous les champs sont vides : c’est normal car une école est par définition certifiée et ne doit être en outre certifiée par un « certificateur » (c’est la même raison pour laquelle le cadre II ne doit pas être complété dans le document d’attestation de garderie). Bien que ces champs doivent rester vides, il faut appuyer sur le bouton <Valider>. 4.4. Fiche(s) Sous l’onglet <Fiche(s)>, vous pouvez visualiser toutes les fiches fiscales de frais de garde qui sont contenues dans votre fichier XML : Chaque ligne correspond à une fiche. Les colonnes correspondent aux informations de la fiche : numéro national de l’enfant, nom de l’enfant, prénom de l’enfant, date de naissance, adresse, numéro national du débiteur de frais, son nom, son prénom, etc. Si tout vous semble bon, vous validez. À ce moment-là, BOWConvert peut vous renvoyer des messages d’erreur : Avec les numéros de lignes, vous pouvez repérer les fiches concernées et les cases des données erronés se colorient également en rouge. 5. Corriger les erreurs du XML Il y a deux solutions pour corriger les erreurs présentes dans votre fichier XML et nous préconisons la première : 5.1. Corriger dans ProEco Dans BOWConvert, vous pouvez facilement visualiser les erreurs que contient votre fichier XML, et ce, sous tous les onglets (Expéditeur, Organisme de garde, Fiche(s)). Sur la base des erreurs visibles dans BOWConvert, vous pouvez facilement effectuer les corrections dans ProEco. Il est vivement conseillé de faire toutes les corrections qui s’imposent dans ProEco et, à l’issue de vos corrections, vous générez un nouvel XML dans ProEco et vous le refaites passer dans le module de validation pour le convertir en BOW. 5.2. Corriger dans BOWConvert Vous pouvez tout corriger dans BOWConvert et valider tous les écrans. Lorsque vous avez terminé vos validations, vous retournez sous l’onglet <XML> et vous appuyez sur <Créer le XML> : L’’écran se présente alors comme suit : En-dessous de "Exporter vers fichier XML", vous voyez où le nouvel XML a été placé. En principe, il se trouve dans le même répertoire que le XML que vous avez chargé au tout début. Ensuite, vous introduisez ce nouvel XML dans le module de validation de manière à la convertir en BOW. C’est ce BOW que vous charger sur le site de Belcotax-on-web. Attention ! Si vous faites des changements dans BOWConvert uniquement, ceux-ci ne sont pas répercutés dans ProEco. Il risque dès lors d’y avoir des disparités entre vos documents d’attestations de garderie et les données envoyées électroniquement, ce qui est problématique.

Avant d’effectuer l’envoi électronique des attestations de garderie, il faut générer les documents en mode brouillon via le module Élèves. Après cette génération, il convient de bien vérifier le contenu des attestations de garderie via le module Attestations fiscales. Pour ce faire, il faut lancer la vérification automatique, puis effectuer des vérifications manuelles. Si besoin, le module Attestations fiscales permet d’ajuster les montants et les nombres de jours à déclarer. Lorsque toutes les données des attestations de garderie semblent correctes, elles doivent être générées en versions officielles. Lorsque toutes les attestations officielles ont été imprimées, il est possible de générer le fichier XML contenant toutes les données des attestations de garderie de l’année fiscale. ProEco5 détecte les éventuelles erreurs susceptibles de bloquer lors de l’envoi électronique ; il faut tout corriger dans le logiciel jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’erreur bloquante et regénérer le fichier XML. Quand tout semble bon, le fichier XML peut être introduit dans le module de validation du SPF Finances. sommaire 1. Générer les attestations via le module Élèves 2. Vérifier automatiquement via le module Attestation fiscales 3. Vérifier manuellement les attestations 4. Modifier le nombre de jours et le montant 4.1. Le nombre de jours de garde 4.2. Le montant 4.3. Mettre en officielle 5. Générer les attestations restantes en officielles 6. Mettre des attestations en attente 7. Générer le fichier XML 1. Générer les attestations via le module Élèves Avant toutes choses, il est important de générer ses attestations fiscales en mode brouillon via le module Élèves. L’attestation fiscale figure parmi les documents individuels des élèves : Lors de l’impression en série, il est déconseillé d’effectuer cette génération pour toute l’école en une fois ; il est préférable de la faire par classe ou par année d’étude. 2. Vérifier automatiquement via le module Attestation fiscales Lorsque vous avez généré toutes les attestations de garderie en mode brouillon, vous pouvez lancer la vérification automatique via le module Attestations fiscales. Pour accéder à celui-ci, vous entrez dans l’application Élèves, vous cliquez sur l’onglet <Gestion des frais> et vous appuyez sur le bouton <Attestations fiscales> : Le menu d’actions de ce module Attestations fiscales comporte un bouton <Vérifier attestations> : Vous appuyez dessus et vous confirmez. La vérification automatique prend du temps, c’est normal : il faut patienter. En effet, la vérification permet de passer en revue le contenu des attestations brouillon déjà générées, d’éventuellement les mettre à jour en fonction de vos derniers encodages et de générer les attestations manquantes en mode brouillon. Les attestations manquantes sont détectées sur la base de la facturation de frais donnant droit à une déduction fiscale, tant pour les élèves inscrits que sortis. À l’issue de la vérification automatique, la fenêtre centrale se complète avec les données vérifiées, éventuellement des informations complétées dans les attestations déjà générées et l’ajout des attestations manquantes en brouillon pour la période ANNEE : Les attestations manquantes sont générées pour la période ANNEE, mais rien ne vous empêche de retourner dans le module Élèves pour générer un brouillon pour une autre période. Attention ! Quand on change de période d’attestation, il est important de rester en brouillon, par exemple passer d’un brouillon ANNEE à un brouillon SEPT, avant de passer à l’officielle SEPT. 3. Vérifier manuellement les attestations Le module Attestations fiscales donne une visibilité globale sur le contenu des attestations de garderie. Il permet de voir si les données les plus importantes ont bien été complétées puisque vous pouvez y afficher (ou masquer) des colonnes avec l’option "Colonne". Ainsi, vous pouvez notamment afficher les numéros de registre national des enfants et des débiteurs de frais : Les vérifications des attestations brouillons sont extrêmement importantes car le passage à la version officielle du document est définitif et ne permet pas de retour en arrière. Ce sont les données des attestations officielles qui seront fournies aux parents via le document et au SPF Finances via l’envoi électronique. Il est dès lors important de bien tout bien vérifier, en particulier : Le débiteur de frais : est-ce qu’il est encodé ? est-ce que c’est le bon ? Le numéro de registre national du débiteur de frais : obligatoire à partir de 2024 (pour les attestations 2023). Le numéro de registre national de l’élève : absolument obligatoire dès 2023 (pour les attestations 2022). Si des modifications doivent être apportées, elles doivent l’être via le module Élèves. Par exemple, s’il manque un débiteur de frais, il faut l’ajouter dans les autorisations attachées à l’élève. Quand vous avez terminé vos corrections dans le module Élèves, vous pouvez relancer la vérification automatique en appuyant sur le bouton <Vérifier attestations> dans le module Attestations fiscales. Astuce : En cas de doute sur une attestation, il est préférable d’interroger les parents. Vous pouvez éventuellement leur transmettre les attestations brouillons avant de faire passer les attestations en officielles. 4. Modifier le nombre de jours et le montant L’ensemble des données figurant sur les attestations de garderie se complètent via le module Élèves, à l’exception de deux d’entre elles : le montant de l’attestation et le nombre de jours. Ces deux données peuvent être modifiées via le module Attestations fiscales. En effet, chaque attestation qui y figure est éditable. Vous cliquez sur une attestation dans l’affichage-liste et vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour ouvrir la fiche correspondante : 4.1. Le nombre de jours de garde Le nombre de jours de garde calculé par ProEco5 est le nombre de jours ouvrables dans la période sélectionnée, en fonction de la date d’entrée (ou de sortie) de l’élève. Si le nombre de jours affiché ne correspond pas au nombre de jours de garde effective, vous pouvez le modifier. La brochure de SPF Finances indique ce qui suit sur le nombre de jours de garde : 4.2. Le montant Le champ "Montant" peut également être modifié. Les montants figurants sur les attestations de garderie sont calculés sur la base des frais de garde facturés, et non des frais payés. Si les frais de garde n’ont pas été payés, l’attestation peut ne pas être délivrée ou avec un montant diminué en fonction des paiements effectués. Le module Attestations fiscales peut vous aider à faire cette vérification car il affiche les soldes des élèves : Si des paiements ont récemment été encodés, vous pouvez éventuellement lancer le recalcul des soldes dans le module Situation élèves pour que toutes les données soient bien à jour. 4.3. Mettre en officielle Si vous modifiez le montant et/ou le nombre de jour, vous pouvez faire directement passer l’attestation en officielle en cochant la case "Officielle". Lorsque vous appuierez <Sauver>, le logiciel vous proposera de générer le PDF du document officiel. Attention ! Si vous modifiez des montants et/ou des nombres de jours de garde sans faire passer les attestations en officielles, il faut absolument éviter de lancer une vérification automatique avec le bouton <Vérifier attestations> parce que cette fonctionnalité écrase ces données dans les attestations brouillons. 5. Générer les attestations restantes en officielles Si toutes les données vous semblent correctes dans l’ensemble des attestations de garderie, vous pouvez générer les versions officielles. Étant donné que le module Attestations fiscales ne permet pas de faire des impressions ou envois en série, il est conseillé de le faire à partir du module Élèves, idéalement classe par classe : 6. Mettre des attestations en attente Si vous souhaitez ne pas envoyer certaines attestations au SPF Finances par voie électronique, vous pouvez les mettre en attente. Dans le module Attestations fiscales, les fiches des attestations sont équipées d’une case <En attente> : Cette fonctionnalité permet de ne pas inclure une attestation de garderie dans le fichier XML. 7. Générer le fichier XML Lorsque toutes les attestations officielles ont été imprimées ou envoyées, vous pouvez retourner dans le module Attestations fiscales et générer le fichier XML qui va servir à l’envoi électronique des données de frais de garde au SPF Finances. Pour ce faire, il suffit d’appuyer sur le bouton <Générer XML> : S’il reste des brouillons à faire passer en documents officiels, vous recevez le message suivant : Sinon, ProEco5 génère le fichier XML. Il est possible que vous receviez un message d’avertissement et que vous deviez indiquer que vous souhaitez conserver le fichier XML : Le fichier XML se place dans vos téléchargements : En bas de l’écran, ProEco5 vous renvoie des messages de quatre types : Erreur (en rose) : à corriger car cela va bloquer dans l’envoi électronique. Avertissement (en jaune) : avertissement vous conseillant éventuellement d’effectuer un encodage, mais non bloquant pour l’envoi électronique. Information (en bleu foncé) : information n’exigeant aucune action de votre part. OK (en bleu clair) : tout est bon pour cette attestation et son envoi électronique devrait se faire sans problème. Si vous faites un clic droit, une petite fenêtre s’ouvre et vous permet d’appuyer sur "Créer un rapport" pour extraire cette liste de messages au format Excel afin que vous puissiez les traiter plus facilement. Il est possible que vous deviez ajuster certains encodages dans ProEco5 et relancer ultérieurement la génération du XML jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’erreur bloquante.

À partir de 2023, le SPF Finances exige l’envoi électronique des attestations fiscales de garderie, aussi appelées fiches 286.81. Plusieurs méthodes d’envoi sont possibles : 1) TOUT MANUEL : Par encodage manuel via l’application BOW : Concrètement, il s’agit d’encoder manuellement et individuellement toutes les informations de chaque fiche fiscale de garderie. Vous trouverez des instructions sur la marche à suivre sur cette page : Comment utiliser Belcotax-on-web ? | SPF Finances (belgium.be) Il faut se référer à « l’introduction par encodage ». A la fin de vos encodages, il faut générer un fichier XML et le convertir en BOW, puis l’envoyer au SPF Finances via Belcotax-on-web. 2) TOUT ELECTRONIQUE : Par envoi du fichier XML généré à partir de ProEco : Vous préparez vos attestations de garderie dans ProEco pour toute l’année fiscale. Vous générez le fichier XML, qui va contenir toutes les informations des frais de garde (= pas besoin d’encodage manuel). Vous le convertissez via le module de validation du SPF Finances. Vous l’envoyez au SPF Finances via Belcotax-on-web. 3) HYBRIDE : Par introduction du fichier XML dans l’application BOWConvert et éventuel encodage manuel complémentaire. Ceci est une méthode intermédiaire entre l’encodage manuel et l’envoi totalement électronique car vous générez l’essentiel des données de frais de garde à partir de ProEco, qui vous fournit un XML. Vous pouvez ensuite modifier les informations contenues dans ce XML via l’application BOWConvert . Vous préparez vos attestations de garderie dans ProEco pour toute l’année fiscale. Vous générez le fichier XML, qui va contenir toutes les informations des frais de garde (= pas besoin d’encodage manuel). Vous chargez le XML dans l’application BOWConvert et vous apportez des éventuelles modifications. Vous générez un nouvel XML à partir de BOWConvert . Vous convertissez ce nouvel XML via le module de validation du SPF Finances. Vous l’envoyez au SPF Finances via Belcotax-on-web. Vous trouverez plus d’informations, vous pouvez vous référer à la page de documentation technique du SPF Finances (Documentation technique - BOW | SPF Finances (belgium.be))

Dans le dossier de l’élève, la fiche d’autorisations permet notamment d’encoder les personnes de l’entourage de l’enfant qui peuvent être contactées en cas d’urgence ; celles-ci sont sélectionnées parmi les membres de la famille encodés sous l’onglet <Famille>. En encodant ces contacts en cas d’urgence dans les dossiers des différents élèves, on peut par lui suite extraire des listes Excel de toutes ces personnes de contact via le module Autorisations. Sommaire 1. Encoder une autorisation URGENCE 2. Liste des contact d'urgence 1. Encoder une autorisation URGENCE L’encodage d’une personne de contact d’urgence s’effectue via la fiche d’autorisations de l’élève. Sous l’onglet <Autorisations>, il faut appuyer sur le bouton <Ajouter> : Vous confirmez l’ajout d’une autorisation. Dans la fiche, vous sélectionnez une autorisation "URGENCE". Ensuite, vous sélectionnez le membre de la famille pouvant être contacté en cas d’urgence. Après avoir sélectionné une personne, un champ intitulé <N° d’ordre contact> fait son apparition : vous pouvez y insérer des chiffres pour définir un ordre de priorité dans la prise de contact avec ces personnes (1 = à contacter en premier, 2 = en second, etc.) Enfin, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Vous pouvez ajouter d’autres contacts d’urgence, pour autant que la personne a été encodée au préalable sous l’onglet <Famille>. 2. Liste des contact d'urgence Le module Autorisations regroupe toutes les autorisations encodées dans les dossiers des élèves. Il y est possible de passer en revue toutes les personnes susceptibles d’être contactées en cas d’urgence. Il est aussi possible d’exporter en Excel la liste de ces personnes autorisées, éventuellement en affichant la colonne "N° d’ordre contact" à l’aide du menu contextuel. Vous cliquez sur la branche URGENCE : Pour exporter la liste en Excel, il faut appuyer sur le bouton <Excel>.

Dans le dossier de l’élève, la fiche d’autorisations permet notamment d’encoder les personnes qui sont autorisées à venir chercher l’enfant à l’école ; celles-ci peuvent être sélectionnées parmi les membres de la famille encodés sous l’onglet <Famille>. En encodant ces personnes autorisées dans les dossiers des différents élèves, on peut par lui suite extraire des listes Excel de toutes ces personnes via le module Autorisations. Sommaire 1. Encoder une autorisation RETRAIT 2. Liste des personnes autorisées 1. Encoder une autorisation RETRAIT L’encodage d’une personne autorisée à venir chercher l’enfant à l’école s'effectue dans la fiche d’autorisations de l’élève. Sous l’onglet <Autorisations>, il faut appuyer sur le bouton <Ajouter> : Vous confirmez l’ajout d’une autorisation. Dans la fiche, vous sélectionnez une autorisation "RETRAIT". Ensuite, vous sélectionnez le membre de la famille qui est autorisé à venir chercher l'enfant à l'école. Enfin, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Vous pouvez en ajouter d’autres, pour autant que la personne a été encodée au préalable sous l’onglet <Famille>. 2. Liste des personnes autorisées Le module Autorisations regroupe toutes les autorisations encodées dans les dossiers des élèves. Il y est possible de passer en revue toutes les personnes autorisées à venir chercher les enfants à l’école. Il est aussi possible d’exporter en Excel la liste de ces personnes autorisées. Pour ce faire, il faut d’abord cliquer sur la branche RETRAIT : Pour exporter la liste en Excel, il faut appuyer sur le bouton <Excel>.

Le débiteur de frais de garde est la personne à laquelle sera attribuée l’attestation de fiscale de garderie générée à partir de ProEco5. Il s’encode désormais comme une autorisation sous l’onglet <Autorisations>, et donc de manière distincte du responsable qui est indiqué dans la fiche de lien de parenté. À ce stade, seul un débiteur de frais peut être encodé dans ProEco5. Sommaire 1. Encoder un débiteur de frais 1.1. Ajouter un nouveau débiteur de frais 1.2. Changer un débiteur de frais 2. Le numéro de registre national 2.1. L’encodage du numéro national 2.2. Vérifier les encodages (module Autorisations) 1. Encoder un débiteur de frais Qu’il s’agisse d’un nouveau débiteur de frais à ajouter ou d’un changement de débiteur de frais, l’encodage s’effectue dans la fiche d’autorisations de l’élève : 1.1. Ajouter un nouveau débiteur de frais Si aucun débiteur de frais de garde n’a été encodé dans les autorisations de l’élève, vous pouvez en ajouter un. Sous l’onglet <Autorisations>, il faut appuyer sur le bouton <Ajouter> : Dans la fiche, vous sélectionnez une autorisation "DEBFRAIS". Ensuite, vous sélectionnez le membre de la famille qui est le débiteur des frais de garde. Enfin, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. 1.2. Changer un débiteur de frais Si un débiteur de frais a été encodé, mais que vous souhaitez le changer, il faut d’abord supprimer le débiteur de frais existant. Sous l’onglet <Autorisations>, vous sélectionnez la ligne du débiteur de frais et vous appuyez sur le bouton <Supprimer>. Ensuite, vous ajoutez un nouveau débiteur de frais suivant la procédure décrite ci-dessus au point 1.1. 2. Le numéro de registre national Depuis l’année 2022, il est demandé d’indiquer le numéro de registre national du débiteur de frais dans l’attestation fiscale de garderie. Il faut l’encoder dans sa fiche de lien de parenté sous l’onglet <Famille> de l’élève. 2.1. L’encodage du numéro national Pour encoder le numéro de registre national du débiteur de frais, il faut se positionner sur l’onglet <Famille> de l’élève et ouvrir la fiche de lien de parenté du membre de la famille qui est le débiteur de frais : 2.2. Vérifier les encodages (module Autorisations) Le module Autorisations peut vous aider à vérifier les encodages de numéros nationaux des débiteurs de frais de garde. Pour ce faire, il suffit d’ajouter la colonne "N° national" à l’aide du menu contextuel : L’ajout de cette colonne permet de visualiser les encodages de numéros nationaux de manière globale et d’identifier ainsi les fiches dans lesquelles il faut encore les encoder :

Dans ProEco5, les autorisations recouvrent plusieurs situations : l’autorisation à recevoir l’attestation fiscale de garderie (DEBFRAIS), à venir chercher un enfant à l’école (RETRAIT) et à être contacté en cas d’urgence (URGENCE). Ces autorisations s’encodent au niveau individuel, sous l’onglet <Autorisations> du dossier de l’élève. Les autorisations encodées chez tous les élèves peuvent être gérées collectivement dans le module Autorisations : il est possible de visualiser l’ensemble des personnes autorisées et d’exporter des listes en Excel. Sommaire 1. La fiche Autorisations (module Élèves) 1.1. Liste des autorisations 1.2. Fiche d’autorisation 1.3. Ajouter une autorisation 2. Le module Autorisations 1. La fiche Autorisations (module Élèves) Entre les onglets <Famille> et <Infos étranger et soutien>, vous avez un nouvel onglet <Autorisations>. 1.1. Liste des autorisations Si vous vous positionnez dessus, vous avez la liste des autorisations propres à l’élève : DEBFRAIS : Son débiteur de frais, si vous facturez les garderies à partir de ProEco5. RETRAIT : Les personnes autorisées à venir chercher l’enfant à l’école. URGENCE : Les personnes de l’entourage de l’élève à contacter en cas d’urgence. 1.2. Fiche d’autorisation Chaque autorisation est associée à une fiche. Les données qui figurent dans la partie inférieure de la fiche sont reprises de la fiche de lien de parenté : Elles ne sont toutefois pas modifiables sous l'onglet <Autorisations>. 1.3. Ajouter une autorisation L’ajout d’une autorisation se fait à partir de la liste des autorisations de l’élèves, sous l’onglet <Autorisations>. Vous appuyez sur le bouton <Ajouter> : Vous sélectionnez une autorisation dans la liste déroulante. Ensuite, vous sélectionnez la personne correspondant à cette autorisation. La fiche se complète avec les données figurant dans la fiche de lien de parenté, préalablement complétée sous l’onglet <Famille>. Attention ! Si une personne peut bénéficier d’une autorisation, elle doit d’abord être encodée dans la fiche de Famille de l’élève. 2. Le module Autorisations Toutes les autorisations encodées au niveau individuel dans les dossiers des élèves sont reprises dans le module Autorisations : Par défaut, elles sont regroupées par autorisation et élève, mais d’autres regroupements sont possibles en fonction des besoins d’utilisation : Il est ensuite possible d’exporter en Excel la liste des autorisations, par exemple la liste des personnes autorisées à venir chercher les enfants à l’école : Il faut cliquer sur la branche correspondante dans l’arbre et appuyer sur le bouton <Excel>.

encoder le choix des élèves.pdf Après avoir préparé vos catalogues d’articles et activé le mode articles choisis dans les paramètres frais-compta, vous pouvez commencer à encoder les choix des élèves. Par choix des élèves, on entend les articles que les parents ont choisis pour leur enfant : les activités ou produits auxquels ils souhaitent souscrire. Cet encodage peut se faire individuellement pour chaque élève : vous pouvez aller sous l’onglet <Articles choisis> dans le dossier de l’élève, où vous avez un tableau dédié à l’encodage de ces choix. Ce même tableau est également accessible via le module Choix des articles élèves dans l’application Frais-comptabilité. Les articles obligatoires (A) y sont pré-cochés car les choix portent exclusivement sur les articles facultatifs (B), les services (C) et les éventuels divers (D). Attention ! Avant d’encoder les choix des élèves (par ex. de P3A), il faut impérativement que le catalogue de leur année d’étude (par ex. de P3) ait été préparé par vos soins pour l’année scolaire. Sans articles dans le catalogue, pas de choix possible. Sommaire 1. Avant d’encoder les choix des élèves 2. Conseil : travailler par année d’étude 3. Dossier de l’élève, onglet Articles choisis 3.1. Onglet Articles choisis 3.2. Choisir 3.3. Élèves suivants 4. Frais-comptabilité, module Choix des articles élèves 1. Avant d’encoder les choix des élèves Il y a deux prérequis à l’encodage des choix des élèves : Préparer les catalogues par année d’étude pour l’année scolaire. Activer le mode Articles choisis. 2. Conseil : travailler par année d’étude Il est conseillé de travailler par année d’étude. Vous préparez, vérifiez le catalogue d’article d’une année d’étude, par exemple la P3. Vous éditez les articles de cette même année d’étude. Ensuite, vous encodez les articles choisis des élèves de cette année d’étude-là, c’est-à-dire des élèves des classes de P3. 3. Dossier de l’élève, onglet Articles choisis L’encodage des choix des élèves s’effectue sous l’onglet <Articles choisis> dans le dossier de l'élève. 3.1. Onglet Articles choisis Dans l’application Élèves, vous ouvrez le dossier d’un élève et vous vous positionnez sur l’onglet <Articles choisis> : Sous cet onglet, sont repris les articles du catalogue de l’année d’étude de l’élève : si l’élève est en P3, il y a les articles du catalogue de P3 avec les informations qui les concernent (explication, prix). Les articles obligatoires (A) sont cochés par défaut car ils ne font pas l’objet de choix. Les articles facultatifs (B) et les services (C) ne sont pas cochés, mais ils peuvent l’être. 3.2. Choisir Pour cocher les articles facultatifs et services choisis par l’élève, il faut appuyer sur le bouton <Choisir>, ce qui vous reporte dans un tableau d’encodage des articles choisis : Vous cochez les articles choisis pour l’élève. Cela revient à l’inscrire à des articles qu’il est supposé consommer (garderie, abonnement, repas, etc.). Après avoir coché les articles, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Les articles choisis de l’élèves sont encodés. 3.3. Élèves suivants Vous pouvez passer à l’élève suivant en appuyant sur la flèche du sélecteur et encoder ses choix de la même manière. Et ainsi de suite pour tous les élèves de l’année d’étude. 4. Frais-comptabilité, module Choix des articles élèves Dans l’application Frais-Comptabilité, il est intéressant de se pencher sur le module Choix des articles élèves, qui fait partie du domaine Articles choisis. Dans l’application Frais-Comptabilité, vous cliquez sur l’onglet <Articles choisis> et vous appuyez sur le bouton <Choix des articles élèves> : Ce module présente la liste complète des élèves avec un résumé de leurs articles choisis : les nombres d’articles obligatoires, facultatifs et des services « choisis », c’est-à-dire encodés sous l’onglet <Articles choisis> dans les dossiers des élèves. Cette vue globale vous permet de vérifier vos encodages et éventuellement les rectifier. Si besoin, vous pouvez sélectionner une ligne et appuyer sur le bouton <Editer> pour ouvrir le tableau de choix des articles de l’élève et cocher les articles qui doivent l’être :

Les articles choisis sont les articles choisis par les (parents des) élèves. Chaque élève peut choisir de consommer des articles facultatifs (abonnement à une revue, achats de fournitures scolaires, d’équipement d’éducation physique, etc.) et des services (repas, garderie, etc.) qui sont proposés par l’école. Les articles choisis de ProEco5 servent à gérer ces choix : Assigner des articles à des élèves, autrement dit les inscrire à la garderie, au repas chaud, au potage, etc. Cette inscription à des articles peut se faire : par encodage collectif par encodage individuel Générer les listes des élèves inscrits à ces activités ou produits. Filtrer les listes d’encodage de consommations en fonction de ces choix. Avant de gérer les articles choisis dans ProEco5, il faut avoir préparé les catalogues d’articles (de l’établissement et par année d’étude ou implantation). Il faut spécifiquement cocher le mode Articles choisis dans les Paramètres frais-compta pour activer les articles choisis. Tuto_ArticlesChoisis.mp4

Si vous le souhaitez, vous pouvez préparer et générer à partir de ProEco5 l’estimation annuelle des frais, qui doit être communiquée aux parents de vos élèves en début d’année scolaire. Le document à proprement parler se trouve dans les documents frais, que l’on peut générer via le module Situation élèves dans le domaine Comptabilité de l’application Frais-Comptabilité. L’estimation peut ensuite être imprimée ou envoyée par mail. Avant de générer le document, il faut le préparer via le module Articles des catalogues dans le domaine préparation des articles. Les fiches des articles permettent de spécifier leur prix estimé, la quantité et/ou la fréquence estimées, indiquer une explication et cocher si l’article doit figurer sur l’estimation des frais. Seuls les articles cochés seront repris sur l’estimation des frais avec les informations encodées. Sommaire 1. Le document d’estimation des frais Page 1 Page 2 Page 3 2. À faire avant de préparer l’estimation des frais 2.1. Responsable frais et numéro de compte 2.2. Initialisation des frais 2.3. Catalogues d’articles 3. Préparer le contenu de l’estimation 3.1. Frais obligatoires et facultatifs 3.2. Services 4. Générer les estimations des frais 4.2. Configurer l’estimation des frais 4.3. Imprimer ou envoyer par mail 1. Le document d’estimation des frais L’estimation des frais est composée de trois page. Page 1 La page 1 est le cœur de l’estimation des frais : Dans la partie centrale, il y a les articles qui seront le plus probablement facturés aux parents dans le courant de l’année scolaire, avec leurs prix unitaires ainsi que leur quantité ou fréquence. Les articles sont ordonnés suivant leurs catégories : frais scolaires obligatoires, frais scolaires facultatifs et éventuellement les services. Les services extrascolaires peuvent mais ne doivent pas nécessairement figurer sur l’estimation des frais. Les codes et les libellés des articles sont ceux des articles qui ont été mis dans le catalogue de l’année d’étude de l’élève. Seuls les articles cochés pour figurer sur l’estimation des frais sont repris dans le document (voir les explications plus bas). La partie inférieure du document explique le mode d’émission des décomptes-factures : leur périodicité et le mode de paiement avec le numéro de compte de l’école. Le solde de l’élève est repris automatiquement. Le texte s’adapte suivant qu’il est positif, négatif ou nul. Si le solde est positif, la phrase spécifie qu’il y a des décomptes-factures impayés. Si le solde est négatif, il précise que ce solde sera déduit du prochain décompte-facture (il faudra alors paramétrer le montant à payer du décompte-facture de manière à ce qu’il inclue le solde de l’élève : « montant des frais + solde de l’élève »). Si le solde est nul, il est écrit que le solde de l’élève s’élève à 0 €. Enfin, il y a également les coordonnées de la personne de contact frais. Page 2 La page 2 contient les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Code de l’enseignement fondamental et secondaire, qui doivent obligatoirement être annexés à l’estimation des frais. Page 3 La page 3 devra être signée par les parents pour approbation de l’estimation des frais, et remise avant l’échéance que vous aurez déterminée dans l’option du document (voir explication plus bas) : 2. À faire avant de préparer l’estimation des frais Avant de préparer votre estimation annuelle des frais scolaires, il convient de vérifier vos paramètres de gestion des frais, initialiser les frais pour la nouvelle année scolaire et préparer tous vos catalogues d’articles pour l’année scolaire à venir. 2.1. Responsable frais et numéro de compte Dans le module Ecole de l’application Organisation école : Avez-vous encodé un responsable frais sous l’onglet Direction/Mandataire ? Avez-vous encodé le numéro de compte de votre école sous l’onglet Infos financières ? 2.2. Initialisation des frais Vous pouvez vous référer à la page consacrée à l’initialisation des frais au début de l’année scolaire pour faire l’initialisation en question. Si vous gériez déjà les frais l’année précédente, vous pouvez récupérer vos catalogues : celui de l’établissement, voire ceux par année d’étude. Sans cette initialisation, il n’est pas possible de commencer à préparer l’estimation des frais. 2.3. Catalogues d’articles Lorsque vos frais ont été initialisés pour la nouvelle année scolaire, vous pouvez préparer vos catalogues. Si vous avez récupéré vos catalogues de l’année précédente, il s’agit juste de les passer en revue et éventuellement les mettre à jour. Si vous démarrez la gestion des frais ou repartez de zéro dans vos catalogues, il vous tous les préparer. Dans le domaine Préparation des articles, il faut préparer le catalogue de l’établissement pour l’année scolaire à venir et l’ensemble de vos années d’étude. Pour les articles transversaux (du type piscine, repas, garderie, etc. c’est-à-dire les articles qui ne sont pas propres à une année particulière), il est intéressant d’éditer leurs fiches via le module Articles établissement (ex. si le tarif des repas est commun à toutes les années d’études). Ensuite, vous préparez vos catalogues par année d’étude en répartissant les articles de l’établissement dans les différents catalogues via le module Définition des catalogues. Vous ne cochez que les articles pertinents pour chaque année d’étude et pour l’ensemble de l’année scolaire. Vous pouvez éditer leurs fiches via le module Articles des catalogues. C’est par ce biais-là que vous préparez également le contenu de vos estimations de frais. 3. Préparer le contenu de l’estimation Le contenu de l’estimation (c’est-à-dire les articles qui doivent y figurer) se prépare via le module Articles des catalogues. 3.1. Frais obligatoires et facultatifs Chaque fiche d’article comporte des champs qui importent pour la configuration du document : Prix estimé : prix unitaire estimé de l’article. Remarque estimation : quantité et/ou fréquence de consommation (par extension facturation) de l’article. Par exemple, « 1 x par semaine », « 2 x par mois », « 1 x par an », etc. Article doit apparaître sur estimation : Seuls les articles cochés seront repris sur l’estimation des frais. Si vous ne cochez pas cette case, l’article ne sera pas repris. Explications : Les éléments écrits dans ce champ seront repris sur l’estimation des frais. Vous pouvez, mais ne devez pas nécessairement indiquer une explication. Il faut compléter ces champs pour tous les articles obligatoires et facultatifs devant figurer sur les estimations des frais. Les données encodées dans ces champs figureront comme suit sur l’estimation des frais : 3.2. Services La fiche des articles de la catégorie des services extrascolaires diffère légèrement des frais scolaires obligatoires et facultatifs : Les services peuvent mais ne doivent pas nécessairement figurer sur l’estimation des frais. Si vous souhaitez les y reprendre, il faut cocher < Article doit apparaître sur estimation>. Le prix des services est le prix réel (et non pas estimé). Il est possible d’ajouter une explication. Dans l’option du document (voir plus bas), il faudra spécifier que les services doivent figurer sur l’estimation des frais. 4. Générer les estimations des frais Vous générez vos estimations de frais via le module Situation élèves du domaine Comptabilité. Il est conseillé de les générer classe par classe. Vous avez le choix entre les imprimer et les envoyer par mail. 4.1. Sélectionner une classe Dans le sélecteur, vous sélectionnez une classe et vous appuyez sur le bouton <Impression documents frais> : 4.2. Configurer l’estimation des frais Vous configurez le document à l’aide des options : Il est important de choisir d’inclure ou de ne pas inclure les tarifs des services. Il faut aussi sélectionner la périodicité d’émission des décomptes-factures ainsi que l’échéance à laquelle les parents devront remettre le document signé. Vous pouvez aussi ajouter la signature électronique de la direction ainsi que le logo de l’école. 4.3. Imprimer ou envoyer par mail Si vous souhaitez imprimer les estimations (ou générer le PDF), vous appuyez sur le bouton <Imprimer>. Si vous souhaitez les envoyer par mail, vous utilisez le bouton <Envoi par mail>.

02 Le transfert Extranet SeGEC.pdf ExtranetSeGEC.mp4 Le transfert extranet SeGEC s’effectue à partir du module Situation école. En haut de la liste des situations écoles des membres du personnel, il y a un bouton <Extranet SeGEC>. Il sert à envoyer les données des membres du personnel qui ont une situation dans l’école : leurs adresses mails et leur rôle extranet SeGEC afin qu’ils reçoivent des accès adaptés. Avant d’effectuer ce transfert, il faut vérifier les adresses e-mails et les situations école des membres du personnel. Pour plus de détails sur ces vérifications, vous pouvez cliquer ici. Sommaire 1. Passer en revue les situations école 2. Faire le transfert extranet SeGEC 3. Messages d’information 1. Passer en revue les situations école Avant d’effectuer le transfert extranet SeGEC, vous pouvez rapidement passer en revue l’ensemble des situations école des membres du personnel. Vous cliquez sur une flèche située en haut des colonnes pour ouvrir le menu contextuel et vous glisser le curseur sur <Colonne>. Ensuite, vous sélectionnez la colonne <Rôle extranet> : Vous voyez la colonne "Rôle extranet" s’ajouter dans l’affichage-liste. Cela vous permet de voir si chaque membre du personnel a bien un rôle extranet encodé dans sa fiche de situation école. 2. Faire le transfert extranet SeGEC Si toutes les situations écoles sont correctes, vous pouvez effectuer le transfert extranet SeGEC. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Extranet SeGEC> dans le menu d’actions : Le transfert est fait. Attention ! Les accès à l'extranet SeGEC ne sont pas immédiats. Il faut attendre une nuit avant d'avoir accès au portail. 3. Messages d’information Dans la partie inférieure de la page, vous voyez apparaître des messages d’information sur votre transfert SeGEC : Le rôle du membre du personnel a été complété : « Information : Complété Rôle Extranet "Enseignant"/"Directeur" chez Jean Dupont » Le rôle du membre du personnel a été modifié : « Information : Modifié Rôle Jean Dupont – Enseignant » Le rôle du membre du personnel a été créé : « Avertissement : Créé Rôle Jean Dupont – Enseignant » Le rôle du membre du personnel a été désactivé : « Avertissement : Désactivé Rôle Jean Dupont – Enseignant »

eleve FLA.pdf Pour être FLA, un enfant doit être âgé d’au moins 5 ans (au plus tard le 31 décembre de l’année scolaire en cours), être entre la 3e maternelle et la 2e primaire, ne pas être en immersion linguistique et avoir échoué au test de langue française. S’il entre dans ces conditions, il faut encoder les informations liées à la passation du test dans son dossier : la date et le résultat (C très faible). Tout comme pour les élèves assimilés aux primo-arrivants, ces informations s’encodent dans la fiche d'infos étranger et soutien, en y précisant qu’il peut bénéficier d’un soutien de type FLA. Un bon encodage permet au logiciel de faire les calculs adaptés, et d’envoyer les bonnes données dans SIEL lors du comptage. Sommaire 1. Avant d’encoder les infos étranger et soutien 2. Encoder les infos étranger et soutien 3. Le comptage 3.1. FLA en maternelle 3.2. FLA en primaire 1. Avant d’encoder les infos étranger et soutien Avant d’encoder les données propres au statut de FLA, il convient de vérifier si les autres fiches du dossier de l’élève ont bien été complétées : La fiche signalétique, en particulier le nom, le prénom, la date de naissance et la langue maternelle. La fiche de famille : L’élève doit avoir un responsable. La fiche de dossier école : Le statut de l’élève doit être "O (Inscrit)" et sa date d’entrée dans l’école doit être exacte. La fiche de situation actuelle, en particulier la classe, le cours philosophique et la deuxième langue. 2. Encoder les infos étranger et soutien Sous l’onglet Infos étranger et soutien, vous pouvez encoder les données nécessaires à la reconnaissance du statut FLA et à l’attribution des périodes d’encadrement complémentaire. Avant toutes choses, vous sélectionnez "F (Français langue d’apprentissage FLA) " dans <Type primo-arrivant ou soutien> : Ensuite, vous complétez les champs pertinent pour un élève FLA : Test de français effectué le : La date de passation de l’évaluation de la maîtrise de la langue d’enseignement doit être encodée pour les élèves FLA. La date de passation du test est aussi la date à laquelle démarre la période de 12 mois pendant laquelle les élèves FLA bénéficient des périodes complémentaires 0,3. Un élève ne peut passer ce test qu’une seule fois dans sa scolarité. Résultat : Dans la liste déroulante, vous sélectionnez le résultat obtenu par l’élève à l’évaluation de la maîtrise de la langue. A (maîtrise de la langue) : La réussite du test ne donne pas droit à un encadrement complémentaire. B (faible maîtrise de la langue) : Ce résultat ne donne pas droit à un encadrement complémentaire. C (très faible maîtrise de la langue) : Ce résultat peut donner lieu à la reconnaissance des statuts FLA, si toutes les autres conditions sont remplies. Soutien possible : Ce champ est calculé par ProEco5 sur la base des informations complétées ci-dessus. Le soutien possible pour les élèves FLA est « complément 0,3 (FLA) ». 3. Le comptage Des périodes spécifiques sont applicables aux élèves FLA. Il est possible de les prévisualiser dans le module Comptage (avant les envois SIEL). Vous générez les comptages en appuyant sur le bouton <Générer> dans le menu d’actions : Si les informations ont été correctement encodées dans les dossiers des élèves, les FLA se voient attribuer les coefficients suivants : 3.1. FLA en maternelle Il peut y avoir des élèves FLA en 3e maternelles puisqu’ils doivent être âgés de 5 ans. Pour les FLA, le coefficient maternel reste à 1. En revanche, ils se voient attribuer 0,3 période d’encadrement complémentaire (pendant 12 mois à partir de la date du test). 3.2. FLA en primaire Il peut y avoir des élèves FLA en 1ère et 2e primaire. Ils se voient attribuer 0,3 période d’encadrement complémentaire (pendant 12 mois à partir de la date du test).

Télécharger cet article au format PDF ici; Si vous avez besoin de générer des attestations fiscales de garderie sans montant, par exemple si vous ne gérez pas les frais scolaires dans ProEco5 ou vous facturez les frais de garde en dehors de l’application Frais-Comptabilité, vous pouvez sélectionner le type de document "VIDE" lors de l’impression de l’attestation de garderie : La plupart des données figurant dans le document sont néanmoins complétées : les coordonnées de l’école, du débiteur de frais et de l’enfant. Seuls les montants ne sont pas complétés.