encoder le choix des élèves.pdf

Après avoir préparé vos catalogues d’articles et activé le mode articles choisis dans les paramètres frais-compta, vous pouvez commencer à encoder les choix des élèves. Par choix des élèves, on entend les articles que les parents ont choisis pour leur enfant : les activités ou produits auxquels ils souhaitent souscrire. Cet encodage peut se faire individuellement pour chaque élève : vous pouvez aller sous l’onglet <Articles choisis> dans le dossier de l’élève, où vous avez un tableau dédié à l’encodage de ces choix. Ce même tableau est également accessible via le module Choix des articles élèves dans l’application Frais-comptabilité. Les articles obligatoires (A) y sont pré-cochés car les choix portent exclusivement sur les articles facultatifs (B), les services (C) et les éventuels divers (D).

Attention ! Avant d’encoder les choix des élèves (par ex. de P3A), il faut impérativement que le catalogue de leur année d’étude (par ex. de P3) ait été préparé par vos soins pour l’année scolaire. Sans articles dans le catalogue, pas de choix possible.

Sommaire

1. Avant d’encoder les choix des élèves

Il y a deux prérequis à l’encodage des choix des élèves :

1.     Préparer les catalogues par année d’étude pour l’année scolaire.
2.     Activer le mode Articles choisis.

2. Conseil : travailler par année d’étude

Il est conseillé de travailler par année d’étude. Vous préparez, vérifiez le catalogue d’article d’une année d’étude, par exemple la P3. Vous éditez les articles de cette même année d’étude. Ensuite, vous encodez les articles choisis des élèves de cette année d’étude-là, c’est-à-dire des élèves des classes de P3.

3. Dossier de l’élève, onglet Articles choisis

L’encodage des choix des élèves s’effectue sous l’onglet <Articles choisis> dans le dossier de l'élève.

3.1. Onglet Articles choisis

Dans l’application Élèves, vous ouvrez le dossier d’un élève et vous vous positionnez sur l’onglet <Articles choisis> :

Sous cet onglet, sont repris les articles du catalogue de l’année d’étude de l’élève : si l’élève est en P3, il y a les articles du catalogue de P3 avec les informations qui les concernent (explication, prix). Les articles obligatoires (A) sont cochés par défaut car ils ne font pas l’objet de choix. Les articles facultatifs (B) et les services (C) ne sont pas cochés, mais ils peuvent l’être.

3.2. Choisir

Pour cocher les articles facultatifs et services choisis par l’élève, il faut appuyer sur le bouton <Choisir>, ce qui vous reporte dans un tableau d’encodage des articles choisis :

Vous cochez les articles choisis pour l’élève. Cela revient à l’inscrire à des articles qu’il est supposé consommer (garderie, abonnement, repas, etc.). Après avoir coché les articles, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Les articles choisis de l’élèves sont encodés.

3.3. Élèves suivants

Vous pouvez passer à l’élève suivant en appuyant sur la flèche du sélecteur et encoder ses choix de la même manière.

Et ainsi de suite pour tous les élèves de l’année d’étude.

4. Frais-comptabilité, module Choix des articles élèves

Dans l’application Frais-Comptabilité, il est intéressant de se pencher sur le module Choix des articles élèves, qui fait partie du domaine Articles choisis. Dans l’application Frais-Comptabilité, vous cliquez sur l’onglet <Articles choisis> et vous appuyez sur le bouton <Choix des articles élèves> :

Ce module présente la liste complète des élèves avec un résumé de leurs articles choisis : les nombres d’articles obligatoires, facultatifs et des services « choisis », c’est-à-dire encodés sous l’onglet <Articles choisis> dans les dossiers des élèves. Cette vue globale vous permet de vérifier vos encodages et éventuellement les rectifier.

           Si besoin, vous pouvez sélectionner une ligne et appuyer sur le bouton <Editer> pour ouvrir le tableau de choix des articles de l’élève et cocher les articles qui doivent l’être :