Télécharger cet article au format PDF ici;

Lorsque vous avez terminé de préparer le catalogue de votre établissement et d’éditer les articles qui le composent, vous pouvez passer à la définition des catalogues par année d’étude. Cette tâche s’effectue via le module Définition des catalogues. Il s’agit de constituer les catalogues propres à chaque année d’étude sur la base du catalogue d’articles de votre établissement. Les catalogues par année d’étude réunissent les articles susceptibles d’être consommés par les élèves de toutes les classes de l’année d’étude en question. Vous sélectionnez les articles dont vous avez besoin via un tableau de choix d’articles. Ce tableau vous invite à faire votre choix parmi les articles de l’établissement. Les articles qui sont mis dans les catalogues par année d’étude sont assignés aux élèves pour choix et/ou consommation. Vous pouvez encore éditer les articles sélectionnés de manière à les adapter à l’utilisation qui en sera faite dans l’année d’étude concernée.

Sommaire

1. Que sont les catalogues par année d’étude ?

Les catalogues par année d’étude sont les catalogues que vous trouvez en-dessous du catalogue de l’établissement dans le module Définition des catalogues :

1.1. Un catalogue par année d’étude

Qu’il s’agisse de maternelle ou de primaire, chaque année d’étude a son propre catalogue. En maternelle, il y a les catalogues de M1, M2 et M3. En primaire, il y a les catalogues de P1, P2, P3, P4, P5 et P6. Toutes les classes qui sont rattachées à une année d’étude (ex. P1 A et P1 B) partagent dès lors le même catalogue.

1.2. Des catalogues basés sur le catalogue de l’établissement

La définition des catalogues par année d’étude s’effectue sur la base du catalogue de l’établissement. Consultables et modifiables via le module Articles établissement, ces articles communs à toutes les années d’étude vous sont proposés dans les tableaux de choix qui servent à définir les catalogues par année d’étude via le module Définition des catalogues. En cochant les articles qui vous intéressent et en les sauvant, vous en faites des articles de l’année d’étude sélectionnée. Vous pouvez les éditer par la suite et ainsi les adapter aux besoins spécifiques des différentes années d’étude. 

1.3. Des catalogues ciblés

Contrairement au catalogue de l’établissement, qui reste général et synthétique de manière à englober toutes les années d’étude, les catalogues par année d’étude sont des catalogues ciblés. Leur contenu est précisément adapté aux besoins des élèves qui sont inscrits dans chaque année d’étude. Autrement dit, un catalogue par année d’étude ne contient que les articles pertinents pour les élèves de l’année d’étude sélectionnée : un catalogue de P6 ne comprend d’article de M2. Cela n’empêche pas plusieurs catalogues de partager certains articles : par exemple, le repas chaud de primaire va se retrouver dans tous les catalogues de primaire.

1.4. Des catalogues d’articles à choisir, consommer et facturer

Les catalogues par année d’étude servent de base à toutes les étapes ultérieures de la gestion des frais dans ProEco₅. Ce sont effectivement ces articles-là qui sont transférés dans le portail des parents pour leur éventuel choix ou commande. Ils sont aussi reportés dans les tableaux d’encodage des consommations. Si vous ne les modifier pas en cours de route (ex. lors de l’édition des articles, voire de l’encodage des consommations), les articles figurent tels quels dans les décomptes-factures. Les articles des catalogues par année d’étude jouent ces différents rôles parce qu’ils sont assignés aux élèves dès l’application des catalogues.

2. Comment définir les catalogues par année d’étude ?

Vous constituez les catalogues d’articles par année d’étude sur la base des articles de l’établissement. Dans le module Définition des catalogues, vous sélectionnez un premier catalogue par année d’étude (ex. M1). Il contient la liste des articles de votre établissement. Dans la liste, vous cochez les articles que vous souhaitez voir figurer dans le catalogue de l’année d’étude sélectionnée et vous les sauvez. Vous suivez les mêmes modalités pour les catalogues des autres années d’étude.

2.1. Vérifier le catalogue de l’établissement

Avant de définir les catalogues par année d’étude, il faut s’assurer que le catalogue de l’établissement est prêt. Vous pouvez faire cette vérification via le module Articles établissement ou encore Définition des catalogues.

Si le catalogue de l’établissement est prêt à l’emploi, vous pouvez commencer à travailler sur les catalogues par année d’étude. Si ce n’est pas le cas, peut-être faudra-t-il d’abord reprendre la définition du catalogue de l’établissement et/ou l’édition de ses articles.

2.2. Sélectionner le catalogue d’une année d’étude

Si le catalogue de l’établissement est prêt, vous pouvez retourner à la liste des catalogues dans Définition des catalogues. Dans la liste des catalogues qui apparaissent dans la fenêtre centrale, vous sélectionnez celui de l’année d’étude qui vous intéresse, par exemple P2 :

Soit vous double-cliquez sur sa ligne, soit vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.

2.3. Passer en revue le tableau de choix d’articles

Vous accédez à un tableau de choix d’articles :

Le tableau contient les articles de l’établissement, que vous pouvez également consulter via le module Articles établissement. Il est bon de les passer en revue avant de procéder à la sélection des articles à proprement parler.

2.4. Cocher les articles

Chaque article du tableau est équipé d’une case à cocher du côté gauche :

Vous cochez les articles que vous souhaitez voir figurer dans le catalogue de l’année d’étude concernée. Vous pouvez en cochez plusieurs à la fois. Vous pouvez aussi décocher les articles inutiles.  

2.5. Sauver/appliquer

Dès que vous cochez un article dans le tableau, le bouton <Sauver> s’active dans le menu d’actions :

Lorsque vous avez terminé votre sélection (complète ou partielle) d’articles, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. Vous êtes automatiquement redirigé·e vers la liste des catalogues. Le catalogue de l’établissement y apparaît comme « appliqué » avec une date et une heure d’application.

La sauvegarde des articles cochés équivaut à une application du catalogue de l’année d’étude. Cela signifie que les articles sont automatiquement assignés aux élèves de l’année d’étude sélectionnée et disséminés dans les domaines Articles choisis ainsi qu’Encodage des consommations.

Lorsque vous avez défini le catalogue d’une année d’étude, vous pouvez soit en éditer les articles via le module Articles des catalogues, soit passer à la définition d’un autre catalogue par année d’étude.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : Les catalogues par année d'étude