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Dans ProEco₅, la gestion des frais scolaires commence par la constitution d’un catalogue d’articles propres à votre établissement. Il s’agit d’un catalogue général pour toutes les années d’étude. Cette tâche s’effectue via le module Définition des catalogues : il met à votre disposition les articles Infodidac, parmi lesquels vous sélectionnez les articles qui répondent aux besoins de votre communauté éducative. Ensuite, vous les adaptez aux pratiques de votre établissement. C’est en cela que consiste l’édition des articles de l’établissement. Elle ne concerne bien évidemment que des articles généraux, communs aux différentes années d’études (piscine, repas, garderie, etc.). Ce n’est qu’après que vous ajouterez des précisions pertinentes pour chaque année d’étude. En effet, les articles de l’établissement serviront ensuite à préparer les catalogues d’articles par année d’étude. L’édition des articles de l’établissement s’effectue prioritairement via le module Articles établissement, mais elle peut également se faire dans le tableau de choix mis à votre disposition dans le module Définition des catalogues.

Sommaire

1. Les articles de l’établissement

Les articles de l’établissement sont les articles que vous avez mis dans le catalogue de votre établissement lors de sa définition via le module Définition des catalogues. Ce sont des articles qui concernent les élèves de tout l’établissement, c’est-à-dire de toutes les années d’étude. À chaque article sont associées les données suivantes :

Code

Libellé ("Article")

Type de frais

Catégorie

Article Infodidac associé

Catalogue

Prix réel

Explications

2. Les données éditables

En mode normal, seules deux données sont éditables dans les articles de l’établissement : le prix réel et les explications.

2.1. Prix réel

En principe, ce champ est vide. Vous pouvez le compléter lors de l’édition des articles de l’établissement, si vous connaissez le prix réel d’articles valables pour toutes les années d’étude (ou au moins plusieurs). C’est sans doute le cas d’articles tels que la piscine et la garderie.

2.2. Explications

Ce champ vous donne la possibilité de donner des explications à chaque article de l’établissement. Vous pouvez fournir un descriptif complet de l’article ou ajouter des informations contextuelles. Ces explications ont pour objet d’aider les parents à mieux cerner les frais qui leur sont proposés dans le portail parents ou facturés via le décompte-facture.

          Ce champ peut être vide, mais il peut aussi contenir d’éventuelles suggestions ou orientations pour vous aider à le compléter, par exemple « Objet et date à préciser », « Lieu et date à préciser ». Dans ce cas, vous effacez ces mentions et les remplacez par les informations adéquates.

           Il n’est toutefois pas nécessaire d’introduire des détails au niveau des articles de l’établissement ; il est préférable de se limiter à des informations générales, communes à toutes années d’étude, voire laisser cette case vide et la compléter ultérieurement, au niveau des catalogues par année d’étude.

3. Deux moyens d’éditer

Les données éditables des articles de l’établissement peuvent être modifiées de deux manières différentes :

3.1. Via le module Articles de l’établissement

Après avoir défini le catalogue de votre établissement via le module Définition des catalogues, vous entrez dans le module Articles de l’établissement. Vous y retrouvez la liste des articles de votre établissement. Vous double-cliquez sur la ligne de l’article que vous souhaitez éditer ou vous cliquez sur la feuille qui lui correspond dans l’arbre du sélecteur. Vous accédez ainsi à sa fiche :

Vous pouvez modifier les données qui doivent l’être directement dans la fiche et vous appuyez sur <Sauver> dans le menu d’actions lorsque vous avez terminé. Vous pouvez alors passer à l’article suivant.

3.2. Via le module Définition des catalogues

Au moment où vous définissez le catalogue de votre établissement via le module Définition des catalogues, vous pouvez éditer le prix réel et les explications. Ces deux champs sont directement modifiables dans le tableau de choix des articles de l’établissement. Il suffit de placer votre curseur sur la case que vous souhaitez éditer, cliquer dessus et insérer les caractères que vous souhaitez :

Attention ! Si vous éditer un article directement dans la grille, assurez-vous qu’il est bien coché (et fait donc partie intégrante du catalogue de l’établissement). Si l’article n’est pas coché, son prix réel et/ou ses explications ne seront pas conservées.

Vous pouvez éventuellement éditer plusieurs articles à la fois, dans la mesure où ils ont été cochés. Lorsque vous avez terminé, vous appuyez sur <Sauver> dans le menu d’actions.

4. Les stratégies d’édition

L’édition des articles de l’établissement est une possibilité, pas une nécessité. Vous pouvez, si vous le souhaitez, éditer les articles que vous avez mis dans le catalogue de votre établissement, mais rien ne vous y oblige. L’édition des articles de l’établissement est la première occasion de personnaliser les articles scolaires, mais pas la dernière. Contrairement aux autres qui lui succèdent, cette étape d’édition a un impact sur tous les catalogues par année d’étude. C’est pourquoi il convient d’être quelque peu stratégique.

Stratégie 1 : éditer les articles collectifs

Les articles de l’établissement servent à préparer les catalogues par année d’étude : ils sont automatiquement transférés dans les tableaux de choix des articles des catalogues. Les articles de l’établissement doivent être édités en fonction de leur diffusion dans ces différents catalogues par année d’étude. Il est dès lors préférable de n’éditer que les articles qui sont communs aux différentes années d’étude : la piscine, le transport à la piscine, la garderie, l’étude, la surveillance du midi, les copies de documents, les repas, etc. Le fait d’éditer ces articles « collectifs » vous permettra d’économiser du temps par la suite puisque vous ne devrez pas, par exemple, encoder le prix de la piscine dans chaque catalogue par année d’étude.

Stratégie 2 : ne pas éditer les articles particuliers

Au niveau du catalogue de l’établissement, il ne sert à rien d’éditer les articles particuliers, qui ne sont consommés que dans une ou deux années d’étude spécifiques. Vous éditerez ces articles particuliers ultérieurement au niveau des catalogues par année d’étude.  

            Prenons l’exemple des périodiques, qui sont des articles adaptés à chaque tranche d’âge. Dans le catalogue de l’établissement, vous gardez des intitulés généraux et vous ne les détaillez par le biais des explications que dans les catalogues par année d’étude (Dopido en M1 et M2, Bonjour en P1 et P2). Les articles de transport aux activités culturelles et sportives ne recevront, quant à eux, un prix qu’au moment de leur consommation.

Stratégie 3 : éditer partiellement

Certains articles de l’établissement peuvent être édités de façon partielle : seul le prix, seules les explications ou juste une partie des explications. Les éléments que vous indiquez doivent être des éléments stables et relativement communs. Par exemple, vous pouvez indiquez l’endroit où ont lieu vos classes de ferme, sans préciser la date ni le prix.

5. De l’établissement aux années d’études

Lorsque vous éditez un article de l’établissement, les éventuels ajouts ou modifications sont automatiquement répercutés dans les catalogues par année d’étude. Ce que vous éditez va s’afficher dans le catalogue général de l’établissement, et est donc repris dans les articles qui sont proposés dans les tableaux de choix des articles des catalogues par année d’étude. C’est la raison pour laquelle il est important d’éditer les articles de l’établissement avant de définir les catalogues par année d’étude.

            Si d’aventure vous éditez un article de l’établissement après avoir défini le·s catalogue·s par année d’étude, deux cas de figure sont possibles :

1. La modification porte sur un article qui n’a pas été coché dans le catalogue par année d’étude : la modification est reprise.
2. La modification porte sur un article qui a été coché dans le catalogue par année d’étude : la modification n’est pas reprise car l’article a déjà été assigné aux élèves de l’année d’étude en question. Vous pouvez toujours éditer l’article au niveau du catalogue de l’année d’étude.

Lorsque vous avez terminé l’édition des articles de votre établissement, vous pouvez passer à la définition des catalogues par année d’étude.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : La préparation du catalogue de l'établissement