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Politique de confidentialité

Date dernière mise à jour : 22/06/2020

POURQUOI UNE « PRIVACY POLICY » ?

La politique vie privée de l’ASBL INFODIDAC (« INFODIDAC ») a pour but de vous informer sur les données à caractère personnel que nous récoltons via le site web www.infodidac.be, l’espace membres de ce site et nos autres sites liés http://www.cloudeco.be , https://cloudeco.infodidac.net  (ci-après le « Site ») ou par l’intermédiaire d’autres moyens (par exemple, à partir de formulaires, de bons de commande, d’appels téléphoniques, e-mails et autres communications avec vous), sur l’utilisation que nous en faisons, ainsi que sur vos droits en lien avec l’utilisation de ces données.

Le traitement de vos données est soumis à la réglementation belge sur la protection des données à caractère personnel, en ce compris le « RGPD » - Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.

Les données à caractère personnel sont les informations qui vous identifient ou se rapportent à vous en tant que personne physique.  Par exemple, votre nom, votre adresse privée ou professionnelle, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, etc.

En accédant et en utilisant le Site, en bénéficiant des services en ligne d’INFODIDAC, en vous enregistrant à un événement d’INFODIDAC, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données à INFODIDAC, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente politique vie privée dans sa version la plus récente, ainsi que les traitements de données qui sont effectués conformément à celle-ci.

La législation en la matière est disponible sur le site https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

A QUI S’ADRESSE NOTRE POLITIQUE VIE PRIVÉE ?

Cette politique s’applique toutes les personnes, liées ou non à un établissement client d’INFODIDAC, qui utilisent le Site et/ou entrent en contact avec nous via les différents canaux de communication que nous proposons, y compris hors ligne, par écrit ou verbalement.

 QUI TRAITE VOS DONNÉES ?

Responsable de traitement 

INFODIDAC ASBL, dont le siège social est sis à 1200 Bruxelles, Avenue Emmanuel Mounier 100 et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0446 262 356, ci-après « INFODIDAC », représentée par son directeur, Monsieur Renaud Ziegler.

Coordonnées du délégué à la protection des données

Monsieur Jacques Folon                    dpo@infodidac.be

Contact

Pour toute demande relative aux données à caractère personnel, et notamment pour exercer les droits visés à l’article « QUELS SONT VOS DROITS ? », vous pouvez contacter :

INFODIDAC ASBL

Avenue Emmanuel Mounier 100

1200 Bruxelles

Tél. : 02/256.72.00             Fax : 02/256.72.01

dpo@infodidac.be

QUELS TYPES DE DONNÉES COLLECTONS-NOUS ET POUR QUELS USAGES ?

En règle générale, les données à caractère personnel que nous traitons sont celles que vous nous communiquez (en ligne ou hors ligne).  Elles sont destinées à assurer le suivi de vos demandes, le plus souvent dans le cadre des relations contractuelles client-fournisseur entre votre établissement et INFODIDAC.  Ces données nous permettent de vous fournir les informations et/ou services demandés, de gérer nos dossiers clients/fournisseurs et de tenir nos clients informés de manière pertinente et légitime sur nos services et nos activités.

Visiteurs du site

Pour les simples visiteurs du Site, nous ne collectons pas de données personnelles. Vous pouvez accéder à notre page d’accueil et consulter le Site sans nous communiquer de données personnelles.  Cependant la contribution à la communauté (la participation aux forums et l’édition de pages wiki), ainsi que l’inscription à nos mailings, sont réservées à des utilisateurs identifiés, à des fins de traçabilité et de visibilité des actions.

Inscription dans notre espace membres

Aux personnes qui souhaitent s’inscrire comme « utilisateur », nous demandons les données suivantes :

- Un nom d’utilisateur au choix (ce peut être un pseudonyme)

- Une adresse de courriel (qui n’est pas visible pour les autres utilisateurs)

- Un mot de passe

A la suite de cette demande, un lien vous est envoyé par mail (double opt-in).  Ce lien vous permet de créer votre profil en complétant les données suivantes : nom, prénom, fonction, n° FASE et nom de votre établissement (données obligatoires).

Les finalités de cette collecte de données sont :

- Inscription à notre newsletter (vous pourrez vous désinscrire à tout moment en cliquant sur le lien prévu dans la newsletter)

- Inscription à nos mailings d’information

- Enregistrement dans notre espace membre

- Participation au forum et consultation de celui-ci

- Édition de pages wiki

- Gestion de nos bases de données d’utilisateurs et de clients

- Entrer en contact avec vous dans le cadre de la gestion de nos applications

- Gestion de la communauté d’utilisateurs, des forums et wiki

- Vous permettre de nous contacter

- Vous permettre à tout moment de supprimer votre accès à l’espace membre

- Vous inscrire à une formation ou à un événement

Les données d’activité de la communauté sont accessibles sur le Site, y compris aux non-membres.  En devenant membre et tant que vous le restez, vous acceptez que vos données d’activité soient visibles de tous les visiteurs du Site.

Les données de votre profil sont conservées tant que vous êtes membre et elles sont détruites lorsque vous cessez d’être membre. Votre participation au wiki et au forum seront conservées après votre désinscription et seront anonymisées si vous n’avez pas utilisé de pseudonyme.

Vos données personnelles ne sont pas communiquées à des tiers.

Inscription à une formation ou un événement

Les formations et les événements sont réservés aux utilisateurs des établissements qui recourent à nos services.

Lorsque vous vous inscrivez sur le Site à une formation ou un autre événement tel qu’une journée des utilisateurs, en ce compris si vous vous inscrivez en liste d’attente, vous nous fournissez les informations suivantes :

obligatoirement,

1. vos nom et prénom,

2. le n° de licence ou le n° FASE de votre établissement,

3. votre n° de téléphone fixe ou mobile

4. votre adresse mail ;

de manière facultative,

5.    le nom et le code postal de votre établissement,

6.    votre fonction

Votre demande d’inscription ne sera pas enregistrée si toutes les données obligatoires ne sont pas fournies, ou si vous ne confirmez pas que vous maîtrisez les prérequis ou que vous acceptez les conditions d’inscription à nos formations.

Les finalités de cette collecte de données sont :

- gérer votre inscription,

- constituer la liste de présences,

- facturer nos services à votre établissement,

- vous proposer de compléter anonymement un questionnaire d’évaluation en ligne,

- vous fournir une attestation de présence, le cas échéant. 

Vos données ne sont pas communiquées à des tiers, sauf lorsque et dans la mesure où cette communication est nécessaire en vue du financement de votre inscription ou de la labellisation de votre formation par un organisme de formation externe. 

Demandes via formulaire

Pour les utilisateurs qui utilisent le formulaire « Demande de renseignements » :

Si vous avez besoin d’informations précises sur nos services, vous pouvez remplir le formulaire intitulé « Demande de renseignements » avec les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse mail, n° FASE et nom de votre établissement, fonction (données obligatoires), et, de manière facultative, n° de téléphone.

Ces données sont ensuite conservées et traitées dans la mesure nécessaire pour répondre à votre demande et/ou gérer le dossier client de votre établissement.

Vos données ne sont pas communiquées à des tiers.

Pour les utilisateurs qui souhaitent accéder à notre centre d’assistance et introduire eux-mêmes un ticket :

Il faut compléter un formulaire de « Demande de création de compte au centre d’assistance », avec les données obligatoires suivantes :

- nom,

- prénom,

- adresse mail,

- n° FASE

- nom de votre établissement,

- fonction (données obligatoires),

et, de manière facultative, n° de téléphone. 

Les finalités de ces traitements sont

- créer votre compte

- traiter les tickets que vous introduisez. 

Vous pouvez à tout moment modifier votre profil ou supprimer votre compte.

Les données ne sont pas transmises à des tiers.

Pour les personnes qui utilisent un formulaire de contact :

Le Site contient plusieurs formulaires de contact qui vous permettent de nous poser une question ou de solliciter notre aide.

Les données collectées sont uniquement votre nom et adresse email

La seule finalité de cette collecte de données est de répondre à vos demandes

Les informations que vous nous donnez via ces formulaires sont communiquées aux membres de notre personnel en fonction de l’objet de votre demande.

Pour les utilisateurs qui nous contactent sans passer par le Site :

Lorsque vous prenez contact avec INFODIDAC sans passer par le Site, notamment par téléphone, fax, mail, ou courrier postal, il est fréquent que vous nous communiquiez vos coordonnées telles que nom, prénom, n° de téléphone, adresse mail, n° FASE et nom de votre établissement, fonction.

Ces données sont utilisées pour donner suite à votre demande, en faire si nécessaire un ticket d’assistance et gérer le dossier client de votre établissement.

Ces données ne sont pas transmises à des tiers.

Données de navigation et Cookies

Lors de chaque passage sur le Site, certaines données de navigation sont automatiquement transmises au serveur du Site par votre navigateur.  Il s’agit notamment de : votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, le type de matériel, la taille de l’écran, votre page de départ (« referal »).  Ces informations sont uniquement exploitées à des fins de contrôle des accès et de statistiques, par exemple pour évaluer le nombre de visiteurs du Site ou améliorer l’accessibilité et le contenu de ce dernier.  INFODIDAC ne place ni n’exploite aucune méthode de personnalisation à partir de ces données de navigation.

La plate-forme dont nous nous servons pour gérer le site www.infodidac.be utilise des cookies purement fonctionnels.  Ces cookies servent notamment à vérifier la compatibilité de votre navigateur avec Java Script et à adapter les heures de messages affichées en fonction du fuseau horaire de l’utilisateur.  Il ne s’agit pas de cookies installés par des tiers en vue d’être réutilisés lorsque vous naviguez sur d’autres sites, et nous n’en avons aucune traçabilité.

DOCUMENTS CONTRACTUELS

La commande de biens et de services auprès d’INFODIDAC suppose de compléter et signer divers documents tels qu’un bon de commande ainsi que le cas échéant d’autres documents annexes tels que formulaire d’identification d’utilisateurs, demande de codes d’accès, etc.

Les données à caractère personnel reprises dans ces divers documents (selon le cas, nom, prénom, fonction ou qualité, domicile, adresse mail, n° de téléphone fixe ou mobile) sont utilisées pour traiter la commande, réaliser les prestations pendant toute la durée du contrat, y compris le support, et gérer le dossier du client.

RECRUTEMENT

Lorsque vous répondez à une offre d’emploi d’INFODIDAC via le Site, ou que vous effectuez une candidature spontanée, vous nous transmettez les données à caractère personnel indispensables pour nous permettre de reprendre contact avec vous et traiter votre candidature, telles que nom, prénom, date de naissance, domicile, adresse mail, n° de téléphone fixe ou mobile, et les données qui figurent habituellement dans un C.V. telles que diplômes, expérience professionnelle etc.  Certaines données peuvent aussi nous être communiquées lors d’un entretien d’embauche.

Ces données sont exclusivement utilisées en vue de procéder à la sélection et au recrutement du personnel, et ne sont pas conservées une fois la campagne clôturée, sauf si vous êtes engagé ou avec votre consentement préalable au cas où nous souhaitons constituer une réserve de recrutement.

Ces données ne sont pas transmises à des tiers. Si vous acceptez que nous vous conservions dans notre réserve de recrutement nous conserverons vos données durant 12 mois après l’envoi de votre CV.

QUELS SONT LES FONDEMENTS JURIDIQUES DES TRAITEMENTS QUE NOUS EFFECTUONS ?

La base légale des traitements détaillés ci-dessus peut être :

Votre consentement en tant que personne concernée ;

- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous ou votre établissement êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ;

- Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle INFODIDAC est soumise ;

- Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par INFODIDAC, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel.   

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

La durée de conservation de vos données personnelles varie en fonction de l’objectif pour lequel elles sont traitées et des exigences légales de conservation qui existent dans certains cas.

Les données de contact que vous nous communiquez sont conservées pendant maximum 3 ans après votre demande, ou après le dernier contact émanant de votre part ou à partir de la fin de la relation client de votre établissement avec INFODIDAC.

Les données liées à votre enregistrement dans l’espace membres du Site sont conservées aussi longtemps que vous restez membre.  Lorsque vous cessez d’être membre, vos données d’activité restent accessibles sans que votre identification en tant qu’utilisateur n’apparaisse, et vos données d’inscription sont effacées.

Les données communiquées dans le cadre de la relation contractuelle client-fournisseur entre votre établissement et INFODIDAC sont conservées aussi longtemps que cette relation est maintenue et ensuite, dans la mesure et pendant la durée nécessaires compte tenu des exigences légales en matière de comptabilité et de prescription des actions qui pourraient naître de cette relation contractuelle.

Vos données d’inscription en ligne à nos formations sont conservées pendant l’année scolaire en cours et jusqu’à la rentrée suivante.  Nous archivons à ce moment-là les listes de présences et complétons notre base de données clients avec le nom des personnes ayant suivi des formations pendant l’année écoulée, ainsi que la date et le type de formation(s) suivie(s), afin de nous permettre de délivrer le cas échéant des attestations de présence sur demande. Les autres données non archivées sont effacées.  Les données archivées sont conservées pendant 10 ans pour des raisons comptables.

QUI A ACCÈS A VOS DONNÉES ET A QUI SONT-ELLES COMMUNIQUÉES ?

Nos collaborateurs ont accès à vos données à caractère personnel si et dans la mesure où ils ont à en connaître pour l’exercice de leur fonction.  Ils sont tenus par une obligation de confidentialité et doivent suivre les procédures de sécurité mises en place par INFODIDAC.

Vos données ne sont pas utilisées, ni communiquées à des tiers, à des fins de prospection ou de profilage à des fins de prospection.

Vos données peuvent être communiquées le cas échéant à certains de nos fournisseurs pour les besoins de la prestation de service qu’ils prestent pour INFODIDAC.  Il s’agit en particulier de prestataires informatiques (consultants, éditeurs/distributeurs de logiciels, fournisseurs de matériel et services informatiques).

Ces différents prestataires agissent en tant que sous-traitants d’INFODIDAC, dans le cadre d’un contrat conforme aux exigences du RGPD et avec les garanties de confidentialité et de sécurité nécessaires.

OU CES DONNÉES SONT-ELLES STOCKÉES ET QUELS SONT NOS PRESTATAIRES QUI INTERVIENNENT DANS LES ASPECTS TECHNIQUES DE CES TRAITEMENTS ?

Vos données sont stockées sur nos propres serveurs, soit locaux soit sur des serveurs dédiés que nous louons.  Notre système informatique utilise des services d’hébergement auprès de partenaires spécialisés qui nous garantissent que les données restent stockées sur le territoire de l’Union européenne.

QUELS SONT VOS DROITS ?

La règlementation en matière de protection des données vous octroie des droits :

 - Le droit de solliciter des informations sur le traitement de vos données,

- Le droit de solliciter un accès à vos données (en obtenir une copie),

- Le droit de solliciter la rectification de celles-ci (par exemple, si vous estimez qu’elles sont inexactes ou ne sont plus à jour) ou l’effacement de celles-ci (par exemple, parce que les données ne sont plus pertinentes),

- Le droit de vous opposer à un traitement de vos données dans certains cas, notamment lorsque le traitement implique des communications adressées à des fins de prospection ou un profilage associé à une démarche de prospection.

- Le droit à la portabilité des données, ce qui vous permet d'obtenir vos données à caractère personnel que vous nous avez fournies et de les réutiliser pour d'autres services.

COMMENT NOUS CONTACTER CONCERNANT L’EXERCICE DE CES DROITS ?

Vous pouvez nous contacter concernant l’exercice de ces droits ou pour toute question relative à la protection de vos données en envoyant un courriel à notre Délégué à la Protection des données dpo@infodidac.be.  

Vous pouvez également vous informer auprès de l’autorité qui contrôle le respect de cette réglementation (l’Autorité Nationale de la Protection des données, anciennement Commission de la Protection de la Vie Privée).

Par ailleurs, vous disposez de voies de recours devant les tribunaux et auprès l’Autorité de la Protection des données si vous estimez que l’utilisation de vos données n’est pas conforme à la réglementation ou que vos droits ne sont pas respectés.

MODIFICATION DE NOTRE POLITIQUE VIE PRIVÉE

Notre politique vie privée est susceptible d’être revue à tout moment, et nous réservons le droit d’y apporter des modifications pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales.

Les mises à jour sont disponibles sur le Site.

Infodidac ASBL, Avenue Emmanuel Mounier 100, Woluwe-Saint-Lambert, 1200

Information importante

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