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Le module Définition des catalogues est le module qui s’ouvre par défaut lorsque vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité. Il relève du domaine Préparation des articles. Il sert à définir les différents catalogues de l’école, c’est-à-dire le catalogue de l’établissement et les catalogues de chaque année d’étude. Chaque catalogue est équipé d’un tableau qui permet de le remplir d’articles. Pour le catalogue de l’établissement, vous sélectionnez les articles parmi les articles Infodidac. Pour les catalogues par année d’étude, vous sélectionnez les articles parmi les articles de l’établissement. Cette sélection s’effectue tout simplement en cochant les articles parmi ceux qui sont mis à votre disposition. La définition des catalogue est donc la définition de leur contenu par simple sélection d’articles à cocher.

Sommaire

1. Accéder au module Définition des catalogues

Vous êtes connecté·e à ProEco₅. Dans le menu principal, vous appuyez sur le bouton <Frais-Comptabilité> pour entrer dans l’application Frais-Comptabilité. C’est le module Définition des catalogues qui s’ouvre automatiquement. Si ce n’est pas le cas, vous cliquez sur le bouton <Définition des catalogues> dans le menu principal.

Vous êtes dans le module Définition des catalogues.

2. La liste des catalogues

Si vos frais ont bien été initialisés, vous voyez la liste des catalogues de votre école dans la fenêtre centrale :

La première ligne correspond au catalogue de l’établissement. Celui-ci est suivi par les catalogues par année d’étude. Chaque catalogue a un code (ETAB, M1, M2, etc.) et un libellé (établissement, 1^ère maternelle, 2^e maternelle, etc.).

2.1. L’application des catalogues

Vous pouvez également voir si un catalogue a été appliqué, c’est-à-dire que ses articles ont été transférés au niveau suivant : les articles de l’établissement sont envoyés dans les catalogues par année d’étude et les articles des catalogues par année d’étude sont assignés aux élèves des années d’études correspondantes. La date et l’heure d’application sont indiqués, de même que le nombre d’articles appliqués.

            L’application d’un catalogue s’effectue automatiquement lorsque vous sauvez les articles cochés dans le tableau de choix des articles. Les articles sauvés sont immédiatement appliqués. La date et l’heure d’application correspondent donc au moment de votre sauvegarde.

2.2. L’extraction de la liste

En mode d'affichage avancé, le menu d’actions de la liste des catalogues vous donne la possibilité de l’extraire de deux manières différentes :

1. PDF (bouton <Imprimer>)
2. Excel (bouton <Excel>)

3. Tableaux de choix d’articles des catalogues

À chaque ligne de l’affichage-liste, c’est-à-dire à chaque catalogue, correspond un tableau de choix d’articles. Vous y accéder en double-cliquant sur la ligne du catalogue qui vous intéresse ou en appuyant sur le bouton <Éditer> :

Les tableaux de choix d’articles servent à définir les catalogues. Ils vous proposent une liste d’articles : vous sélectionnez ceux que vous souhaitez voir figurer dans le catalogue ouvert à l’aide d’une simple coche et vous sauvez.

          Le tableau de choix des articles de l’établissement contient les articles Infodidac ; vous sélectionnez les articles de l’établissement parmi les articles Infodidac. Les tableaux de choix des articles des catalogues par année d’étude contiennent les articles de l’établissement ; vous sélectionnez les articles par année d’étude parmi les articles de l’établissement.

 Bon à savoir! Les tableaux de choix d'articles sont des grilles éditables. En mode normal, vous pouvez modifier les explications ainsi que le prix réel de chaque article directement dans la grille, et ce, à condition que l'article a bien été coché. 

4. La définition du catalogue de l’établissement

La définition du catalogue de l’établissement s’opère via le tableau de choix des articles de l’établissement. Pour y accéder, vous double-cliquez sur la ligne du catalogue de l’établissement ou vous appuyez sur le bouton <Éditer>.

Le tableau vous propose les articles Infodidac, que vous pouvez consulter au préalable via le module Articles Infodidac. Vous cochez ou décochez les articles selon vos besoins, et vous appuyez sur <Sauver>. Les articles du catalogue de l’établissement sont alors sauvés et appliqués aux autres catalogues par année d’étude.

5. La définition des catalogues par année d’étude

La définition des catalogues ne peut commencer qu’après la définition du catalogue de l’établissement. En effet, les tableaux de choix des articles des catalogues vous proposent de sélectionner des articles parmi les articles de l’établissement.

            La procédure de définition des catalogues par année d’étude est la même que la procédure de définition du catalogue de l’établissement. Vous double-cliquez sur la ligne du catalogue de l’année d’étude qui vous intéresse ou vous appuyez sur le bouton <Éditer>.

Le tableau vous propose les articles de l’établissement, que vous avez sélectionnés au préalable via le tableau de choix des articles de l’établissement. Vous cochez ou décochez les articles selon les besoins de l’année d’étude, et vous appuyez sur <Sauver>. Les articles du catalogue de l’année d’étude sont alors sauvés et appliqués aux élèves inscrits dans l’année d’étude en question.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder les capsules vidéo associées : 

La préparation du catalogue de l'établissement

Les catalogues par année d'étude