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Intégré au domaine Préparation des articles, le module Articles des catalogues vous permet d’éditer les articles que vous avez mis dans les catalogues par année d’étude. Cette édition des articles intervient après que vous avez défini un ou plusieurs catalogues par année d’étude via le module Définition des catalogues. Contrairement à ce dernier, le module Articles établissement vous donne accès aux fiches des articles des catalogues par année d’étude de sorte que vous pouvez les modifier. En mode normal, les modifications ne concernent que le prix réel et les explications des articles. 

Sommaire

1. Accéder au module Articles des catalogues

Vous êtes connecté·e à ProEco₅. Dans le menu principal, vous appuyez sur le bouton <Frais-Comptabilité> pour entrer dans l’application Frais-Comptabilité. C’est le module Définition des catalogues qui s’ouvre automatiquement. Vous cliquez sur le bouton <Articles des catalogues> dans le menu principal.

Vous êtes dans le module Articles des catalogues.

2. La liste des articles des catalogues

Si vous avez bien défini un ou plusieurs catalogues par année d’étude, vous voyez la liste des articles qui les composent dans la fenêtre centrale :

Chaque ligne de la liste correspond à un article d’un catalogue par année d’étude. À chaque article est d’ailleurs associé un code de catalogue : M1, M2, M3, P1, P2, P3, P4, P5 ou P6. Il s’agit des articles que vous avez sélectionnés lors de la définition des catalogues par année d’étude. Les autres articles (Infodidac ou de l’établissement) ne sont donc pas repris ici.

          Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier l’affichage de la liste à l’aide du sélecteur ou des menus contextuels. Par défaut, les articles sont regroupés par catalogue, mais vous pouvez aussi les regrouper par catégorie (A1 – Piscine, A2 – Activités culturelles et sportives liées aux projets de l’établissement, A3 – Séjours pédagogiques avec nuitées, etc.)

Attention ! Si vous n’avez pas défini le catalogue d’une année d’étude au préalable, la liste d’articles de ce catalogue n’apparaît pas dans l’affichage-liste.

3. Une fiche par article de catalogue

Chaque article de catalogue possède sa propre fiche. Pour y accéder, vous cliquez sur sa feuille dans l’arbre ou sur sa ligne active dans l’affichage-liste.

La fiche réunit toutes les informations qui concernent l’article sélectionné : son code, son libellé, le type de frais dont il relève, etc.  Toutefois, seuls les champs <Prix réel> et <Explications> vous importent à ce stade ; vous pouvez les éditer si vous le souhaitez.

4. Éditer un article d’un catalogue par année d’étude

Le module Articles des catalogues a pour objet de vous donner la possibilité d’éditer les articles des catalogues par année d’étude, c’est-à-dire les articles scolaires que vous avez mis dans le·s catalogue·s par année d’étude lors de leur définition via le module Définition des catalogues.

            L’édition se passe au niveau des fiches des articles. Pour éditer un article, vous ouvres sa fiche en cliquant sur sa feuille dans l’arbre ou sur sa ligne active dans l’affichage-liste. Vous veiller à sélectionner l’article du bon catalogue : un même article peut figurer dans plusieurs catalogues à la fois. Deux champs de la fiche sont éditables :

4.1. Prix réel

Il est possible que ce champ contienne un prix qui aurait été encodé au niveau du catalogue de l’établissement. Vous vérifiez si le prix est valable pour l’année d’étude concernée. Si ce n’est pas le cas, vous l’éditer et vous le sauver.

            Il est probable que de nombreux prix n’aient pas été encodés dans le catalogue de l’établissement. Vous veillez dès lors à les encoder au niveau des catalogues par année d’étude. Il vous sera toujours possible de les ajuster à des étapes ultérieures de la gestion des frais, notamment lors de l’encodage des consommations.  

4.2. Explications

Les explications sont plus souvent éditées au niveau du catalogue par année d’étude car elles contiennent généralement des précisions qui ne sont pas applicables à l’ensemble de l’établissement. C’est pourquoi ce champ est le plus souvent vide. Vous le remplissez lors de l’édition des catalogues par année d’étude.  

          Parfois, le champ <Explications> contient des informations susceptibles de vous aider à le compléter, par exemple « Objet et date à préciser ». Si c’est le cas, vous effacez ces mentions pour ajouter vos propres explications.