Les données de frais de garde doivent être envoyées au SPF Finances via Belcotax On Web. Il faut y charge le fichier électronique contenant ces données : le fichier BOW (".bow") résultant de la conversion de votre XML par le module de validation. En cas de difficulté à télécharger et à installer ce module de validation, il est aussi possible de transmettre le fichier XML compressé (".zip"), idéalement après l’avoir vérifier via BOWConvert. Dans tous les cas, l’envoi s’effectue via Belcotax avec les accès du PO de l’école, qui est l’expéditeur de ces données.   

Sommaire

1. Quel fichier faut-il envoyer ?

La transmission des données de frais de garde au SPF Finances s’effectue via le fichier ".bow", généré à partir du module de validation. En cas de difficulté à télécharger ce module de validation, il est possible de transmettre un ".xml" compressé, mais cette méthode n’est pas recommandée.   

1.1. Fichier ".bow"

En principe, il faut envoyer au SPF Finances le fichier BOW (au format ".bow") des attestations de garderie. Il s’agit du fichier XML converti en fichier BOW via le module de validation. Cette conversion en BOW n’est possible que quand le fichier XML ne contient plus d’erreur bloquante ; cela permet d’envoyer le fichier le plus propre, le plus complet et le plus correct possible, et donc d’éviter des problèmes ultérieurs. Il est vivement recommandé de transmettre le fichier au format ".bow" au SPF Finances.

1.2. Fichier ".xml" compressé

Si vous ne parvenez vraiment pas à télécharger Java et le module de validation, vous n’êtes pas en mesure de faire la conversion de votre XML en BOW. Dans ce cas, vous pouvez transmettre votre fichier ".xml" compressé. Si vous êtes dans cette situation, il est conseillé d’introduire le XML de ProEco dans BOWConvert afin d’en vérifier le contenu avant de l’envoyer. Vous aurez le choix entre corriger les éventuelles erreurs dans ProEco et y regénérer le XML, ou les corriger dans BOWConvert et y créer un nouvel XML. L’objectif est d’obtenir un fichier XML le plus correct possible.

            Pour compresser votre fichier XLM, il faut sélectionner le fichier dans vos Documents (1 clic gauche). Puis, vous faites un clic droit dessus, vous glissez le curseur sur <Envoyer vers> et vous cliquez sur <Dossier compressé>. Un dossier compressé ".zip" est alors créé dans le même répertoire :

2. Se connecter à Belcotax

Vous trouvez le lien vers Belcotax On Web sur cette page : Documentation technique - BOW | SPF Finances (belgium.be) À droite de l’écran, vous cliquez sur BOW Revenus de l’année fiscale que vous déclarez (= l’année précédant l’année en cours : par ex., les revenus 2022 en 2023, les revenus 2023 en 2024).

Vous devez ensuite vous connecter à l’administration en ligne :

Attention ! Pour les écoles, il s’agit des accès du PO car c’est le pouvoir organisateur qui est l’expéditeur des données au SPF Finances.

3. Charger et envoyer le fichier sur Belcotax

Lorsque vous êtes connecté·e à Belcotax, vous pouvez charger votre fichier (".bow" ou ".xml" compressé) et l’envoyer. Pour ce faire :

1. Vous cliquez sur <Envoi par fichier> à gauche de l’écran.
2. Vous appuyez sur <Choisir un fichier> et vous recherchez le fichier ".bow" (ou ".xml" compressé) dans vos Documents.
3. Votre fichier a été chargé sur Belcotax, il ne vous reste plus qu’à appuyer sur <Envoyer>.

Après l’envoi, vous recevez une référence qui doit être conservée :

Par ailleurs, vous recevrez dans votre boîte mail un accusé de réception ainsi qu’un feedback d’envoi (servant à le valider).