Le SPF Finances a conçu une application BOWConvert pour l’encodage des frais de garde. Cette application offre notamment la possibilité de charger un fichier XML, de visualiser ce que contient un fichier XML et d’éventuellement y apporter des modifications. C’est donc BOWConvert qui vous permet d’opter pour un mode d’encodage hybride.

           C’est toutefois une option à utiliser avec une extrême précaution car les modifications apportées au fichier XML via BOWConvert ne sont pas répercutées dans ProEco. Autrement dit, si vous avez imprimé les documents des fiches fiscales de garderie à partir de ProEco, ceux-ci ne correspondront plus à votre XML ; or, les documents doivent strictement correspondre aux données envoyées électroniquement au SPF Finances. Les fiches modifiées via BOWConvert devront être complétées manuellement dans des documents d’attestations vides.

           BOWConvert peut aussi n’être utilisé que comme un moyen de visualiser le contenu de votre fichier XML et de mieux comprendre les erreurs renvoyées par le module de validation.

Sommaire

1. Télécharger BOWConvert

Sur la page Documentation technique - BOW | SPF Finances (belgium.be), vous cliquez sur BOWConvert, qui est un fichier exécutable ".exe" :

Dans vos téléchargements, vous retrouvez un ".zip" :

Vous faites un clic droit dessus et vous optez pour "Extraire tout". Une fenêtre modale apparaît à l’écran et vous appuyez sur <Extraire>. Vous avez dézippé BOWConvert :

 Vous pouvez éventuellement copier le fichier exécutable ".exe" pour le mettre dans le répertoire de votre choix dans votre ordinateur.

2. Ouvrir BOWConvert

Pour ouvrir BOWConvert, il faut double-cliquer sur le fichier exécutable ".exe", que vous avez téléchargé et dézippé. Il est possible que votre ordinateur bloque son démarrage, par exemple si vous avez Windows :

Dans ce cas, vous cliquez sur <Informations complémentaires>, puis vous choisissez d’<Exécuter quand même> :

 BOWConvert s’ouvre. Vous choisissez votre langue de travail dans l’application :

3. Charger un XML dans BOWConvert

Pour aller dans l’écran de chargement de fichier XML, vous appuyez sur l’onglet <XML> à droite des autres onglets :

 Vous appuyez sur <Charger un fichier XML existant> :

 Vous recherchez dans vos fichiers, le fichier XML que vous avez généré à partir de ProEco et vous appuyez sur <Ouvrir> :

 Le fichier XML se charge. Aucun message de confirmation ne vous l’indique, mais le fichier XML a été chargé. Vous pouvez en visualiser et valider le contenu en cliquant sur les différents onglets.

4. Vérifier et valider le contenu du XML

Les différents onglets de BOWConvert vous permettent d’accéder à différents types de données contenues dans le XML. Nous vous conseillons de les passer en revue et de les valider de gauche à droite, en commençant par l’onglet <Expéditeur>.

4.1. Expéditeur

L’expéditeur est celui qui est habilité à transmettre les informations au SPF Finances : le pouvoir organisateur dans le cas d’une école. Il faut vérifier si les informations du PO sont correctes (surtout son n° BCE). Si besoin, vous pouvez encoder une autre personne de contact.

 Lorsque tout est bon, vous appuyez sur <Valider>.

4.2. Organisme de garde

Vous pouvez passer à l’organisme de garde, qui correspond à l’école. Vous vérifiez si tout est correct, vous ajoutez les éventuelles informations manquantes. Le n° de division sert simplement à distinguer les écoles au sein d’un même PO.

 Vous validez si tout vous semble bon dans l’organisme de garde.

4.3. Certificateur

Sous l’onglet <Certificateur>, vous constaterez que tous les champs sont vides : c’est normal car une école est par définition certifiée et ne doit être en outre certifiée par un « certificateur » (c’est la même raison pour laquelle le cadre II ne doit pas être complété dans le document d’attestation de garderie).

 Bien que ces champs doivent rester vides, il faut appuyer sur le bouton <Valider>.

4.4. Fiche(s)

Sous l’onglet <Fiche(s)>, vous pouvez visualiser toutes les fiches fiscales de frais de garde qui sont contenues dans votre fichier XML :

Chaque ligne correspond à une fiche. Les colonnes correspondent aux informations de la fiche : numéro national de l’enfant, nom de l’enfant, prénom de l’enfant, date de naissance, adresse, numéro national du débiteur de frais, son nom, son prénom, etc. Si tout vous semble bon, vous validez. À ce moment-là, BOWConvert peut vous renvoyer des messages d’erreur :

Avec les numéros de lignes, vous pouvez repérer les fiches concernées et les cases des données erronés se colorient également en rouge.  

5. Corriger les erreurs du XML

Il y a deux solutions pour corriger les erreurs présentes dans votre fichier XML et nous préconisons la première :

5.1. Corriger dans ProEco

Dans BOWConvert, vous pouvez facilement visualiser les erreurs que contient votre fichier XML, et ce, sous tous les onglets (Expéditeur, Organisme de garde, Fiche(s)). Sur la base des erreurs visibles dans BOWConvert, vous pouvez facilement effectuer les corrections dans ProEco. Il est vivement conseillé de faire toutes les corrections qui s’imposent dans ProEco et, à l’issue de vos corrections, vous générez un nouvel XML dans ProEco et vous le refaites passer dans le module de validation pour le convertir en BOW. 

5.2. Corriger dans BOWConvert

Vous pouvez tout corriger dans BOWConvert et valider tous les écrans. Lorsque vous avez terminé vos validations, vous retournez sous l’onglet <XML> et vous appuyez sur <Créer le XML> :

 L’’écran se présente alors comme suit :

En-dessous de "Exporter vers fichier XML", vous voyez où le nouvel XML a été placé. En principe, il se trouve dans le même répertoire que le XML que vous avez chargé au tout début.

            Ensuite, vous introduisez ce nouvel XML dans le module de validation de manière à la convertir en BOW. C’est ce BOW que vous charger sur le site de Belcotax-on-web.

Attention ! Si vous faites des changements dans BOWConvert uniquement, ceux-ci ne sont pas répercutés dans ProEco. Il risque dès lors d’y avoir des disparités entre vos documents d’attestations de garderie et les données envoyées électroniquement, ce qui est problématique.