Si vous le souhaitez, vous pouvez préparer et générer à partir de ProEco₅ l’estimation annuelle des frais, qui doit être communiquée aux parents de vos élèves en début d’année scolaire.

             Le document à proprement parler se trouve dans les documents frais, que l’on peut générer via le module Situation élèves dans le domaine Comptabilité de l’application Frais-Comptabilité. L’estimation peut ensuite être imprimée ou envoyée par mail.

             Avant de générer le document, il faut le préparer via le module Articles des catalogues dans le domaine préparation des articles. Les fiches des articles permettent de spécifier leur prix estimé, la quantité et/ou la fréquence estimées, indiquer une explication et cocher si l’article doit figurer sur l’estimation des frais. Seuls les articles cochés seront repris sur l’estimation des frais avec les informations encodées.

Sommaire

1. Le document d’estimation des frais

L’estimation des frais est composée de trois page.

Page 1

La page 1 est le cœur de l’estimation des frais :

Dans la partie centrale, il y a les articles qui seront le plus probablement facturés aux parents dans le courant de l’année scolaire, avec leurs prix unitaires ainsi que leur quantité ou fréquence. Les articles sont ordonnés suivant leurs catégories : frais scolaires obligatoires, frais scolaires facultatifs et éventuellement les services. Les services extrascolaires peuvent mais ne doivent pas nécessairement figurer sur l’estimation des frais.

            Les codes et les libellés des articles sont ceux des articles qui ont été mis dans le catalogue de l’année d’étude de l’élève. Seuls les articles cochés pour figurer sur l’estimation des frais sont repris dans le document (voir les explications plus bas).

La partie inférieure du document explique le mode d’émission des décomptes-factures : leur périodicité et le mode de paiement avec le numéro de compte de l’école.

          Le solde de l’élève est repris automatiquement. Le texte s’adapte suivant qu’il est positif, négatif ou nul. Si le solde est positif, la phrase spécifie qu’il y a des décomptes-factures impayés. Si le solde est négatif, il précise que ce solde sera déduit du prochain décompte-facture (il faudra alors paramétrer le montant à payer du décompte-facture de manière à ce qu’il inclue le solde de l’élève : « montant des frais + solde de l’élève »). Si le solde est nul, il est écrit que le solde de l’élève s’élève à 0 €.

Enfin, il y a également les coordonnées de la personne de contact frais.

Page 2

La page 2 contient les articles 1.7.2-1 à 1.7.2-3 du Code de l’enseignement fondamental et secondaire, qui doivent obligatoirement être annexés à l’estimation des frais.

Page 3

La page 3 devra être signée par les parents pour approbation de l’estimation des frais, et remise avant l’échéance que vous aurez déterminée dans l’option du document (voir explication plus bas) :

2. À faire avant de préparer l’estimation des frais

Avant de préparer votre estimation annuelle des frais scolaires, il convient de vérifier vos paramètres de gestion des frais, initialiser les frais pour la nouvelle année scolaire et préparer tous vos catalogues d’articles pour l’année scolaire à venir.

2.1. Responsable frais et numéro de compte

Dans le module Ecole de l’application Organisation école :

• Avez-vous encodé un responsable frais sous l’onglet Direction/Mandataire ?
• Avez-vous encodé le numéro de compte de votre école sous l’onglet Infos financières ?

2.2. Initialisation des frais

Vous pouvez vous référer à la page consacrée à l’initialisation des frais au début de l’année scolaire pour faire l’initialisation en question. Si vous gériez déjà les frais l’année précédente, vous pouvez récupérer vos catalogues : celui de l’établissement, voire ceux par année d’étude.

         Sans cette initialisation, il n’est pas possible de commencer à préparer l’estimation des frais.

2.3. Catalogues d’articles

Lorsque vos frais ont été initialisés pour la nouvelle année scolaire, vous pouvez préparer vos catalogues. Si vous avez récupéré vos catalogues de l’année précédente, il s’agit juste de les passer en revue et éventuellement les mettre à jour. Si vous démarrez la gestion des frais ou repartez de zéro dans vos catalogues, il vous tous les préparer.

         Dans le domaine Préparation des articles, il faut préparer le catalogue de l’établissement pour l’année scolaire à venir et l’ensemble de vos années d’étude. Pour les articles transversaux (du type piscine, repas, garderie, etc. c’est-à-dire les articles qui ne sont pas propres à une année particulière), il est intéressant d’éditer leurs fiches via le module Articles établissement (ex. si le tarif des repas est commun à toutes les années d’études).

            Ensuite, vous préparez vos catalogues par année d’étude en répartissant les articles de l’établissement dans les différents catalogues via le module Définition des catalogues. Vous ne cochez que les articles pertinents pour chaque année d’étude et pour l’ensemble de l’année scolaire. Vous pouvez éditer leurs fiches via le module Articles des catalogues. C’est par ce biais-là que vous préparez également le contenu de vos estimations de frais.

3. Préparer le contenu de l’estimation

Le contenu de l’estimation (c’est-à-dire les articles qui doivent y figurer) se prépare via le module Articles des catalogues.

3.1. Frais obligatoires et facultatifs

Chaque fiche d’article comporte des champs qui importent pour la configuration du document :

• Prix estimé : prix unitaire estimé de l’article.
• Remarque estimation : quantité et/ou fréquence de consommation (par extension facturation) de l’article. Par exemple, « 1 x par semaine », « 2 x par mois », « 1 x par an », etc.
• Article doit apparaître sur estimation : Seuls les articles cochés seront repris sur l’estimation des frais. Si vous ne cochez pas cette case, l’article ne sera pas repris.
• Explications : Les éléments écrits dans ce champ seront repris sur l’estimation des frais. Vous pouvez, mais ne devez pas nécessairement indiquer une explication.

Il faut compléter ces champs pour tous les articles obligatoires et facultatifs devant figurer sur les estimations des frais. Les données encodées dans ces champs figureront comme suit sur l’estimation des frais :

3.2. Services

La fiche des articles de la catégorie des services extrascolaires diffère légèrement des frais scolaires obligatoires et facultatifs :

Les services peuvent mais ne doivent pas nécessairement figurer sur l’estimation des frais. Si vous souhaitez les y reprendre, il faut cocher < Article doit apparaître sur estimation>. Le prix des services est le prix réel (et non pas estimé). Il est possible d’ajouter une explication. Dans l’option du document (voir plus bas), il faudra spécifier que les services doivent figurer sur l’estimation des frais.

4. Générer les estimations des frais

Vous générez vos estimations de frais via le module Situation élèves du domaine Comptabilité. Il est conseillé de les générer classe par classe. Vous avez le choix entre les imprimer et les envoyer par mail.

4.1. Sélectionner une classe

Dans le sélecteur, vous sélectionnez une classe et vous appuyez sur le bouton <Impression documents frais> :

4.2. Configurer l’estimation des frais

Vous configurez le document à l’aide des options :

Il est important de choisir d’inclure ou de ne pas inclure les tarifs des services. Il faut aussi sélectionner la périodicité d’émission des décomptes-factures ainsi que l’échéance à laquelle les parents devront remettre le document signé.

            Vous pouvez aussi ajouter la signature électronique de la direction ainsi que le logo de l’école.

4.3. Imprimer ou envoyer par mail

Si vous souhaitez imprimer les estimations (ou générer le PDF), vous appuyez sur le bouton <Imprimer>. Si vous souhaitez les envoyer par mail, vous utilisez le bouton <Envoi par mail>.