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  • Initialiser les frais au début de l'année scolaire


    Katia

    Vous gériez les frais dans ProEco5 l’année scolaire précédente et vous souhaitez les gérer l’année prochaine (ou en cours) ? Dans ce cas, vous devez effectuer une nouvelle initialisation des frais. À chaque début d’année scolaire, il faut initialiser les frais dans ProEco5. Vous trouverez ci-dessous la marche à suivre.

     

    Sommaire


     

    1)     Ouvrir l’année scolaire suivante

    Avant d’initialiser les frais pour la nouvelle année scolaire, il faut ouvrir l’année scolaire suivante. Si l’année scolaire a bien été ouverte, un message apparaît à l’écran lorsque vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité :

    IMAGE_1.png

    Ce message vous informe de la nécessité d’initialiser les frais pour l’année ouverte. Vous appuyez sur le bouton <Ok>. La page des paramètres frais apparaît à l’écran.

     

    2)     Vérifier les paramètres frais-compta

    Les paramètres frais de l’année scolaire précédente ont été copié pour la nouvelle année scolaire. Il est important de vérifier si ceux-ci sont toujours d’actualité pour la nouvelle année scolaire :

    IMAGE_2.png

    Si nécessaire, vous modifiez les paramètres qui doivent l’être et vous les sauvegardez.

     

    3)     Configurer les catalogues

    Lorsque vous avez terminé la vérification des paramètres frais, vous passez au paramétrage des catalogues. Vous vous positionnez sur l'onglet <Configuration des catalogues> :

    IMAGE_3.png

     

    Mode de gestion des catalogues

    Tout d’abord, vous choisissez le mode de gestion des catalogues : par année d’étude ou par implantation (non pertinent pour les écoles qui n’ont qu’une seule implantation).

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    Si vous changez de mode de gestion des catalogues par rapport à l’année précédente, vous ne pourrez récupérer que votre catalogue de l’établissement de l’année passée, et pas les articles des catalogues par année d’étude ou implantation. Si vous conservez le même mode de gestion des catalogues que l’année scolaire précédente, vous pourrez choisir de reprendre (ou pas) les articles par année d’étude, en plus du catalogue de l’établissement de l’année passée.

     

    Option d’initialisation

    Après avoir sélectionné le mode de gestion des catalogues, vous choisissez l’option d’initialisation dans Initialisation.

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    • CEA : Si vous souhaitez reprendre tous les catalogues – tant de l’établissement que des catalogues par année d’étude – et les articles que vous aviez préparés l’année scolaire précédente, et donc les copier dans l’année scolaire suivante, vous optez pour « CEA (Catalogue Etablissement, niveaux-années et leurs articles ».

    • CE : Si vous souhaitez ne reprendre que le catalogue de l’établissement de l’année passée (et donc pas les catalogues par année d’étude), vous optez pour « CE (Catalogue Etablissement avec articles) ».

    • C : Si vous ne souhaitez pas reprendre les catalogues que vous aviez préparés l’année passée, vous optez pour « C (Catalogue) ». Cette option va vous permettre d’initialiser des catalogues vides et vous pourrez tout recommencer.

    Lorsque votre sélection des paramètres des catalogues est correcte, vous appuyez sur le bouton <Sauver>.

              Si nécessaire, il est encore possible de modifier le paramétrage des catalogues. En revanche, il ne sera plus possible de le modifier après l’initialisation des frais : après l’initialisation, le mode de gestion et la copie des catalogues/articles sont définitifs pour la nouvelle année scolaire.

     

    4) Initialiser les frais

    Lorsque votre paramétrage des frais et des catalogues est terminé, vous pouvez passer à l’initialisation des frais. Attention ! L’initialisation des frais va figer votre paramétrage des catalogues. Il est encore temps de vérifier que les paramètres des catalogues sélectionnés sont bien ceux que vous souhaitez activer pour la nouvelle année scolaire.

             Pour initialiser les frais, vous vous positionnez sur l'onglet <Configuration des catalogues>. 

    IMAGE_6.png

    1. Vous cochez les articles personnalisés que vous souhaitez supprimer. Autrement dit, vous cochez ceux que vous avez créés l'année passée et dont vous ne souhaitez plus vous servir cette année. 
    2. Vous appuyez sur le bouton <Initialisation des frais>. 

     

     

    Pour plus de détail, vous cliquez ici

     

     

     

     


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