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Avant d’entamer la gestion des frais à proprement parler, il faut initialiser les tables de frais de ProEco₅ (les catalogues, les responsables des élèves, etc.). L’initialisation des frais est nécessaire pour créer les catalogues d’articles scolaires par année d’étude dans l’application Frais-Comptabilité. C’est le logiciel qui exécute cette tâche, mais il faut appuyer sur le bouton <Initialisation frais> pour l’activer.

            Avant d’initialiser les frais, vous pouvez néanmoins encoder certains paramètres. Le mode de gestion des catalogues doit impérativement être encodé avant l'initialisation des frais, car il ne sera pas possible de la modifier a posteriori. L'initialisation à proprement s'effectue sous l'onglet <Configuration des catalogues> dans le module des Paramètres Frais-Compta. 

Sommaire

1. Frais à initialiser

Les frais doivent être initialisés lors du démarrage des frais dans ProEco5.  Lorsque vous demandez à Infodidac l'activation de la gestion des frais dans ProEco5, le bouton Frais-comptabilité apparaît dans le menu principal dans la mesure où on vous a donné rôle de gestion des frais, mais les frais doivent encore être initialisés pour pouvoir entamer la gestion des frais. Un message apparaît à l'écran lorsqu'on appuie sur le bouton <Frais-Comptabilité> : 

Le message vous indique qu'il faut vérifier et/ou encoder les paramètres et configurer les catalogues d'article. Ce message apparaît également à chaque début d'année. En effet, il faut initialiser les frais à chaque début d'année. Chaque année, après l'ouverture de la nouvelle année scolaire,  il faut procéder à l'initialisation des frais pour la nouvelle année scolaire. 

           Vous appuyez sur le bouton <Valider> et vous serez redirigés dans les Paramètres frais-comptabilité. 

2. A faire avant l'initialisation des frais

Avant d'initialiser les frais, il faut paramétrer vos frais et configurer vos catalogues. Vous pouvez vous référer à la page du mode d'emploi sur le paramétrage des frais avant l'initialisation. 

           Si c'est la première année où vous gérez les frais dans ProEco5, il est impératif de sélectionner le mode de gestion des catalogues d'articles que vous souhaitez. Si ce n'est pas la première année, il faut aussi sélectionner le mode de gestion des catalogues, mais également choisir l'option d'initialisation qui vous convient.  Vous pouvez changer de mode de gestion d'une année à l'autre (dans ce cas, vous ne ne pourrez récupérer que le catalogue de l'établissement de l'année précédente). Après avoir fait vos choix sous l'onglet <Configuration des catalogues>, vous appuyez sur le bouton <Sauver>. 

3. Initialisation des frais

Lorsque vous avez terminé votre paramétrage et vous avez sauvegardé votre configuration des catalogues (mode de gestion et option d'initialisation), vous pouvez passer à l'initialisation des frais à proprement parler.

3.1. Lancer l'initialisation des frais

Dans le module Paramètres frais-compta, vous vous positionnez sur l'onglet <Configuration des catalogues>. 

1. Vous cochez les articles personnalisés que vous souhaitez supprimer. Autrement dit, vous cochez ceux que vous avez créés l'année passée et dont vous ne souhaitez plus vous servir cette année. 
2. Vous appuyez sur le bouton <Initialisation des frais>. 
3. Vous passez en revue le résumé de votre paramétrage et vous appuyez sur <Ok> pour lancer l'initialisation des frais. Si vous constatez une erreur, vous pouvez appuyer sur le bouton <Annuler>. 

Le seul fait d’appuyer sur <Initialisation frais> lance l’initialisation des tables de frais.

3.2. L'initialisation des frais

Après avoir été lancée, l'initialisation des frais peut prendre quelques minutes. Vous pouvez suivre son avancement dans la barre de progression en bas de l'écran : 

Lorsque l’initialisation des frais est terminée, un message apparaît à l’écran pour vous en informer.

Vous appuyez sur <Ok>. Les frais sont initialisés. Vous pouvez appuyer sur le bouton <Quitter> : 

4. Frais initialisés, catalogues créés

Lorsque les frais ont été initialisés, les catalogues par année d’étude sont créés dans l’application Frais-Comptabilité. Vous appuyez sur le bouton <Frais-Comptabilité> dans le menu principal : 

Ainsi, vous entrez dans le module Définition des catalogues :

Vous pouvez entamer votre gestion des frais à proprement parler, en veillant à compléter vos paramètres si cela n’a pas encore été fait.

L'initialisation des frais concerne l'année scolaire en cours. A chaque début d'année scolaire, il faut procéder à une nouvelle initialisation des frais. Pour le détail de la marche à suivre au début de l'année, vous cliquez ici. 

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'initialisation des frais dans ProEco5