L’encodage des consommations par import Excel est également possible pour les articles choisis. Tous les articles choisis peuvent faire l’objet d’un import Excel. L’export des fichiers servant à les encoder les articles choisis consommés s’effectue via le module Articles choisis, qui est équipé d’un bouton <Exporter>. Les fichiers exportés ne peuvent contenir qu’un seul type d’article à la fois, par exemple les repas chauds. En revanche, l’article peut provenir de plusieurs catalogues : les repas chauds de M1, M2 et M3. Il y a un fichier par code d’article. L’import du fichier Excel complété se fait dans le module Encodage consommations, comme pour les autres types d’articles (non choisis).

Sommaire

1. Fichiers par quantité ou par montant

Les fichiers d’encodage sont au format Excel. Ils se basent sur les articles des catalogues par année d’étude et listent les élèves en fonction des articles choisis. Par défaut, ils sont prévus pour encoder des quantités : les nombres d’articles choisis consommés. Il est néanmoins possible de les paramétrer de manière à pouvoir encoder des montants à la place des quantités.

          Pour ce faire, il faut aller dans le module Paramètres frais-compta et cocher la case "Export/import Excel par montant" :

2. Générer les fichiers d’encodage

Les fichiers Excel servant à encoder les articles choisis consommés peuvent être exportés à partir du module Articles choisis.

2.1. Sélectionner dans l’arbre

Avant d’effectuer l’export en tant que tel, il faut sélectionner l’article dans l’arbre. Soit un article d’un catalogue, soit un même article issu de plusieurs catalogues.

Si vous cliquez sur la ligne ETAB, vous sélectionnez l’article dans tous les catalogues où il figure (dans la mesure où il a été choisi). Pour ne sélectionner que des catalogues spécifiques, vous pouvez vous aider du mode multi-sélection, en veillant à ne sélectionner qu’un type d’article.   

2.2. Bouton Exporter

Après avoir effectué votre sélection, vous appuyez sur le bouton <Exporter> dans le menu d’actions :

Vous confirmez que vous souhaitez générer le fichier d’encodage des consommations. ProEco₅ lance alors l’export et vous informe lorsque celui-ci est terminé. Vous appuyez sur <Ok>.

Attention ! Si vous avez sélectionné différents types d’articles, vous recevez un message d’erreur car le fichier d’encodage ne peut contenir qu’un type d’article à la fois. Il faudra générer des fichiers différents.

2.3. Fichier généré

Le fichier Excel se trouve dans votre répertoire de téléchargement sous la forme d’un dossier compressé (zip).

Vous le dézippez (clic droit et "Extraire tout") et vous l’enregistrez dans le répertoire de votre choix.

2.4. Enregistrer le fichier

Il faut veiller à enregistrer le fichier sous un libellé spécifique. Vous pouvez conserver le libellé tel quel. Sinon, idéalement, le libellé reprend la période de consommation (par exemple « Mars 2023 »), le nom de l’article ainsi que les années d’étude concernées. La clarté du libellé permettra d’éviter toute confusion entre les fichiers à importer. Il est d’autant plus important que ProEco₅ vous signale si le même fichier est importé à deux reprises pour éviter une éventuelle confusion : pour ce faire, il vérifie le libellé du fichier.

3. Le fichier d’encodage

Le fichier Excel généré reprend la liste des élèves qui ont choisis l’article dans la sélection opérée.

Dans la première colonne, vous avez les matricules des élèves. Ensuite, il y a leur année d’étude, puis leurs noms et prénoms. La colonne suivante correspond à l’article sélectionné.  

           Vous pouvez ainsi indiquer les nombres d’articles consommés (ou les montants si vous avez modifié le paramétrage) en face des noms des élèves. Ce sont les nombres de consommations ou les montants encodés dans ces colonnes qui seront importés dans ProEco₅. L’emplacement de ces colonnes et leurs intitulés restent fixes : ils ne peuvent être modifiés. Les suivantes peuvent être personnalisées.

4. A faire avant d’importer un fichier par quantité

Avant d’importer les fichiers par quantité dans ProEco₅, il faut s’assurer que les articles concernés aient bien des prix dans les catalogues par année d’étude dont ils sont issus. Pour ce faire, vous allez dans le module Articles des catalogues du domaine Préparation des articles. Dans ce module, vous vérifiez la ou les fiches des articles. Si besoin, vous ajoutez les prix manquants.

5. Importer les fichiers Excel dans ProEco₅

L’import des fichiers Excel s’effectue via le module Encodage consommations. Dans le menu d’actions, vous appuyez sur le bouton <Importer> :

Une fenêtre apparaît à l’écran :

Vous appuyez sur le bouton <Parcourir> et vous recherchez dans vos fichiers le fichier Excel que vous souhaitez importer. Les fichiers Excel s’importent un par un dans ProEco₅. Vous sélectionnez le fichier Excel et vous appuyez sur <Ouvrir>.

Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Charger> :

ProEco₅ vous demande de confirmer l’import du fichier sélectionné ; vous appuyez sur <Oui> pour lancer l’import. Lorsqu’il est terminé, vous recevez un message de confirmation. Vous appuyez sur <Ok> et vous voyez les informations d’import en bas de l’écran :

Les consommations sont importées ; vous pouvez les consulter dans le module Consommations. Si tout est correct, vous pouvez importer les fichiers suivants.