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  • L’encodage des consommations par import Excel


    Katia
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    Outre l’encodage des consommations en tableau, vous avez la possibilité d’effectuer un import Excel de certaines consommations via le module Encodage consommations. L’encodage dans un fichier Excel et son import dans ProEco5 ne concerne que des articles de catégories spécifiques : A1 – Piscine, C1 – Repas et boissons et C2 – Accueil extrascolaire. Ce sont effectivement les articles qui sont consommés de manière régulière (et non ponctuelle) par les élèves qui peuvent faire l’objet d’un import Excel : la piscine, les repas et la garderie. Concrètement, vous exportez d’abord les fichier Excel à partir de ProEco5 (il y a un fichier par classe), vous les complétez et vous les importez dans le logiciel. À l’issue de l’import, les consommations du fichier Excel sont encodées au même titre que les consommations encodées en tableau directement dans ProEco5.

     

     

    Sommaire


    1. Accéder au module Encodage des consommations

    L’export des fichiers Excel et leur import dans ProEco5 se font via le module Encodage consommations. Pour ouvrir le module Encodage des consommations, vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité, vous cliquez sur l’onglet Encodage consommations et vous appuyez sur le bouton Encodage consommations dans le menu principal :

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    C’est via ce module que vous pouvez encoder les consommations en tableau. Mais vous pouvez aussi en extraire les articles réguliers dans des fichiers Excel et les importer complétés dans ProEco5.

     

     

    2. Générer les fichiers Excel

    Pour exporter les consommations de ProEco5 au format Excel, il faut tout simplement appuyer sur le bouton <Exporter> dans le menu d’actions du module Encodage consommations :

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    Une fenêtre modale vous demande de confirmer que vous souhaitez générer les fichiers Excel pour l’encodage des consommations :

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    Vous confirmez en cliquant sur <Oui>. ProEco5 lance alors l’export et vous informe lorsque celui-ci est terminé.

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    Vous appuyez sur <Ok>. Les fichiers Excel se trouvent dans votre répertoire de téléchargement sous la forme d’un dossier compressé (zip).

     

     

     

    3. Enregistrer les fichiers Excel

    Lorsque vous ouvrez le zip, vous voyez les différents fichiers Excel générés par ProEco5 :

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    Il y a un fichier Excel par classe. Leur intitulé commence par « Exportation_Consommations », suivi de l’année d’étude et de la classe. Vous pouvez conservez les intitulés tels quels, mais il faudra veiller à les modifier lors de l’encodage des consommations dans ces fichiers en vue de leur import de manière à bien les différencier.

              Vous enregistrez chacun de ces fichiers Excel dans le répertoire de votre choix, par exemple dans vos Documents et dans votre OneDrive.

     

     

    4. Les fichiers Excel

    Chaque fichier Excel généré à partir de ProEco5 reprend la liste des élèves de la classe et les article des catégories A1, C1 et C2 qui leur sont assignés en vertu de leur catalogue par année d’étude.

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    Dans la première colonne, vous avez les matricules des élèves. Ensuite, il y a leur année d’étude, puis leurs noms et prénoms. Les colonnes suivantes correspondent aux articles de piscine (A1), de repas (C1) et de garderie (C2) qui figurent dans le catalogue de leur année d’étude.

              Vous pouvez ainsi indiquer les nombres d’articles consommés en face des noms des élèves. Ce sont les nombres de consommations encodés dans ces colonnes qui seront importés dans ProEco5. L’emplacement de ces colonnes et leurs intitulés restent fixes : ils ne peuvent être modifiés.

     

     

    5. Personnaliser les fichiers Excel

    Même si l’emplacement des colonnes d’articles et leurs intitulés ne peuvent en aucun cas être modifiés, vous pouvez personnaliser les fichiers Excel. Les colonnes qui suivent les colonnes d’articles sont effectivement libres : vous pouvez dès lors les utiliser pour détailler les jours ou périodes de consommation des articles en fonction de votre réalité scolaire, et ajouter des formules d’addition de cellules. Voici un exemple :

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    Dans ce cas, vous encodez les totaux dans les colonnes d’articles (générées à partir de ProEco5) : les nombres de consommations qui y figurent sont la somme des cellules associées plus loin dans le fichier. Pour donner un exemple, le nombre de piscines encodées dans la colonne D est la somme des piscines encodées dans les colonnes N et O.

                Tant que vous ne déplacez ni ne renommez les colonnes générées à partir de ProEco5, vous pouvez adapter les fichier Excel à vos besoins.

      6. Encoder les consommations dans les fichiers Excel

    Avant de commencer à encoder les consommations des élèves dans un fichier Excel, il faut veiller à enregistrer le fichier sous un libellé spécifique. Idéalement, le libellé reprend la période de consommation (par exemple « Janvier 2021 ») et la classe concernée (par exemple « M2 A »). La clarté du libellé permettra d’éviter toute confusion entre les fichiers à importer. Il est d’autant plus important que ProEco5 vous signale si le même fichier est importé à deux reprises pour éviter une éventuelle confusion : pour ce faire, il vérifie le libellé du fichier.

                Dans le fichier Excel, vous encodez les consommations des élèves en indiquant le nombre d’articles consommés dans les cellules adéquates.

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    Lorsque vous avez fini d’encoder et sauvé les consommations des élèves dans les fichiers Excel, vous pouvez procéder à leur import.

               

     

    7. A faire avant d’importer les fichiers Excel

    Avant d’importer les fichiers Excel, il faut veiller à ce que les articles concernés aient bien des prix dans les catalogues par année d’étude dont ils sont issus. Pour ce faire, vous allez dans le module Articles des catalogues du domaine Préparation des articles. Dans ce module, vous vérifiez tous les articles dont les codes commencent par A1, C1 et C2. Et vous vous assurez qu’ils ont bien un prix. Si ce n’est pas le cas, vous ajoutez les prix manquants.

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    8. Importer les fichiers Excel dans ProEco5

    L’import des fichiers Excel s’effectue via le module Encodage consommations. Dans le menu d’actions, vous appuyez sur le bouton <Importer> :

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    Une fenêtre apparaît à l’écran :

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    Vous appuyez sur le bouton <Parcourir> et vous recherchez dans vos fichiers le fichier Excel que vous souhaitez importer. Les fichiers Excel s’importent un par un dans ProEco5. Vous sélectionnez le fichier Excel et vous appuyez sur <Ouvrir>.

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    Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Charger> :

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    ProEco5 vous demande de confirmer l’import du fichier sélectionné ; vous appuyez sur <Oui> pour lancer l’import. Lorsqu’il est terminé, vous recevez un message de confirmation. Vous appuyez sur <Ok> et vous voyez les informations d’import en bas de l’écran :

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    Les consommations sont importées ; vous pouvez les consulter dans le module Consommations. Si tout est correct, vous pouvez charger les fichiers Excel suivants.  

     

     

    9. Ajouter un nouvel élève dans un fichier Excel

    Si des nouveaux élèves sont entrés dans votre école récemment et que vous souhaitez leur encoder des consommations, le plus simple est d’effectuer un nouvel export des fichiers Excel de ProEco5. Les fichiers nouvellement exportés seront à jour ; les nouveaux élèves y seront ajoutés automatiquement par ProEco5.

                Dans le cas où vous avez fortement personnalisé les fichiers Excel et nous souhaitez dès lors pas les refaire, vous pouvez ajouter les nouveaux élèves directement dans les fichiers Excel. Vous leur créez des lignes aux bons endroits suivant l’ordre alphabétique et vous complétez les données identificatoires : le matricule informatique (champ <Matricule P4> dans la fiche signalétique de l’élève), l’année d’étude ainsi que les noms et prénoms des élèves. Si les informations ne sont pas complètes, les élèves ne seront pas pris en compte lors de l’import.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

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