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Encodage des consommations est le premier module du domaine Encodage des consommations. Il sert à encoder les articles consommés par les élèves (après consommation) en vue de leur facturation. Les articles de différents catalogues (« signés » en cas d’activation des portails des parents via le mode choix parent) y sont tous repris et peuvent dès lors être encodés via le tableau d’encodage des consommations. Vous pouvez y encoder les consommations de différentes manières : par article (un ou plusieurs articles à la fois), par catalogue par année d’étude, par classe ou même par élève. Quel que soit l’angle choisi, l’encodage s’effectue via un tableau qui vous permet de cocher ou décocher les élèves et, si nécessaire, de corriger le prix, la quantité ou autres détails sur les articles avant de sauver les consommations encodées.
Sommaire
1. Accéder au module Encodage des consommations
Vous êtes connecté·e à ProEco5. Dans le menu principal, vous appuyez sur le bouton <Frais-Comptabilité> pour entrer dans l’application Frais-Comptabilité. C’est le module Définition des catalogues qui s’ouvre automatiquement. Vous cliquez sur l’onglet <Encodage des consommations> dans le menu principal pour ouvrir le domaine, puis sur le bouton <Encodage des consommations> pour entrer dans le module.
Vous êtes dans le module Encodage des consommations.
2. La liste des articles susceptibles d’être consommés
Lorsque vous ouvrez le module Encodage des consommations, vous voyez la liste des articles susceptibles d’être consommés par les élèves. Qu’ils aient été signés ou non par les parents, les articles potentiellement consommables par les élèves sont les articles qui ont été mis dans les catalogues par année d’étude. Par défaut, ils sont présentés dans l’ordre des articles, c’est-à-dire suivant l’ordre prédéfini dans le catalogue Infodidac :
Comme dans les autres modules, l’affichage-liste est équipé d’un sélecteur qui donne notamment la possibilité de modifier le regroupement, le tri ou d’effectuer une sélection multiple. Dans ce module-ci, les fonctionnalités du sélecteur jouent un rôle particulièrement important car elles n’influent pas seulement sur l’affichage, mais aussi sur l’encodage : les articles que vous choisissez d’afficher sont aussi ceux que vous sélectionnez en vue de leur encodage en tableau.
3. Le tableau d’encodage des consommations
Le menu d’actions de l’affichage-liste est pourvu d’un bouton <Encoder consommations>. En appuyant sur ce bouton, vous ouvrez le tableau d’encodage des consommations :
3.1. Le chapeau
En haut de chaque tableau, il y a un chapeau qui fait office à la fois de résumé et d’outil d’encodage. Il reprend les données associées à l’article sélectionné ; elles proviennent de son catalogue par année d’étude.
La majorité de ces données peuvent être modifiées et appliquées aux consommations des élèves listées plus bas. Par exemple, vous pouvez modifier la quantité pré-encodée et la reporter à l’ensemble des consommations. Vous pouvez faire de même avec le prix s’il a évolué depuis la préparation du catalogue par année d’étude. Certaines données sont non modifiables car calculées par ProEco5 : les totaux (nombre de lignes, quantité totale, montant total).
Voici les données qui sont reprises dans le chapeau :
- Date de la consommation
Par défaut, ProEco5 met la date du jour. Vous pouvez la modifier si l’article a été consommé à une autre date. Cela vous permet de faire des encodages ultérieurs à la consommation.
- Article
Dans ce champ, vous trouvez le code de l’article, son libellé ainsi que le catalogue dont il relève. Ces données, qui proviennent du catalogue de l’année d’étude, sont non modifiables en mode normal.
Code
Chaque article est doté d’un code, qui contribue à son identification et à son classement dans ProEco5. Ce code vient de la nomenclature Infodidac :
-
La lettre (A, B, C) correspondant au type de frais :
- A : Frais scolaires obligatoires
- B : Frais scolaires facultatifs
- C : Services
-
Le numéro de la catégorie :
- 1 : Piscine
- 2 : Activités culturelles et sportives liées aux projets de l’établissement
- 3 : Séjours pédagogiques avec nuitées liés aux projets de l’établissement
- etc.
- Le numéro de l’article
La structure du catalogue Infodidac est expliquée en détail sur la page consacrée aux Articles Infodidac.
Libellé
Le libellé est le nom de l’article : il permet d’identifier facilement l’article.
Catalogue
Les parenthèses contiennent une année d’étude. Il s’agit de l’année d’étude du catalogue dont l’article provient.
- Prix estimé
Ce champ n’est pas encore géré dans ProEco5.
- Explications
Ce champ vous donne la possibilité de donner des explications sur l’article consommé que vous encodez. Vous pouvez fournir un descriptif de l’article ou ajouter des informations contextuelles (lieu, date). Ces explications ont pour objet d’aider les parents à mieux cerner les frais qui leur sont facturés étant donné qu’il est reporté sur leur décompte-facture.
Ce champ peut être vide, mais il peut aussi contenir d’éventuelles suggestions ou orientations pour vous aider à le compléter, par exemple « Objet et date à préciser », « Lieu et date à préciser ». Il est aussi possible qu’il ait été complété au niveau du catalogue par année d’étude. Rien ne vous empêche de le remodifier à ce stade, et ce, dans la perspective d’être lu par les parents.
Si vous estimez que cette explication doit s’appliquer non seulement à la consommation que vous encodez, mais aussi à l’article équivalent dans le catalogue de l’année d’étude ainsi que sur le portail des parents, vous appuyez sur le bouton <Sauver l’article>. Sinon, l’explication ne s’appliquera qu’à la consommation encodée dans la mesure où vous appuyez sur <Appliquer aux consos>.
- Prix appliqué
Soit ce champ est vide, soit il reprend le prix qui a été encodé au niveau du catalogue de l’année d’étude. Il doit impérativement être complété avant d’encoder la consommation. Il doit correspondre au prix réel à payer pour l’article consommé.
Si vous estimez que ce prix doit être appliqué non seulement à la consommation que vous encodez, mais aussi à l’article équivalent dans le catalogue de l’année d’étude ainsi que sur le portail des parents, vous appuyez sur le bouton <Sauver l’article>. Sinon, le prix ne s’appliquera qu’à la consommation encodée dans la mesure où vous appuyez sur <Appliquer aux consos>.
- Quantité
C’est quantité générale d’articles consommés. Par défaut, la quantité est à 1. Vous la modifiez si l’article a été consommé plusieurs fois : par exemple, 4 x piscine si vous faites l’encodage de la piscine hebdomadaire à la fin du mois. Il s’agit de la quantité collective ; vous pouvez encore modifier la quantité individuelle dans la grille. Pour appliquer la quantité à l’ensemble des consommations listées dans la grille, vous appuyez sur <Appliquer aux consos>.
- Remarque
Vous pouvez ajouter une remarque en plus de l’explication.
Certaines données du chapeau sont calculées par ProEco5 :
- Nombre de lignes
C’est le nombre de lignes cochées que comporte le tableau d’encodage des consommations.
- Quantité totale
La quantité totale est calculée sur la base du nombre de lignes cochées et de la quantité appliquée à chaque consommation. Il s’agit donc du nombre de consommations que vous êtes en train d’encoder.
- Montant total
Le montant total est calculé sur la base des quantités et des prix encodés. Il s’agit du montant total pour l’ensemble des consommations encodées.
Par ailleurs, le chapeau comporte deux boutons :
- <Sauver l’article>
En appuyant sur ce bouton, vous sauvez les données modifiées dans le chapeau non seulement au niveau des consommations encodées, mais aussi dans les articles choisis et le catalogue par année d’étude concerné. Les modifications sont dès lors reportées en amont dans les domaines qui précèdent l’encodage des consommations : Articles choisis et Préparation des articles.
- <Appliquer aux consos>
En cliquant sur ce bouton, vous appliquez les données modifiées dans le chapeau (prix, explication, quantité, remarque) à l’ensemble des consommations listées dans la grille en-dessous. C’est un moyen de faire des modifications générales, avant de les ajuster individuellement dans la grille si nécessaire.
3.2. La grille
La partie inférieure du tableau d’encodage des consommations est une grille.
Vous pouvez modifier certains éléments directement dans la grille de manière à adapter l’encodage des consommations aux situations individuelles. Par exemple, vous pouvez décocher un élève qui n’est pas concerné par une consommation ou adapter la quantité à sa consommation personnelle. Les données modifiables dans la grille sont les suivantes :
- Prix
Un prix général est appliqué aux consommations dans le catalogue par année d’étude ou via le chapeau. Vous pouvez néanmoins ajuster le prix d’un article consommé en cliquant sur la case correspondante dans la grille.
- Coche
Par défaut, toutes les cases sont cochées. Tous les élèves inscrits à un article sont susceptibles de l’avoir consommé et vous êtes dès lors à même d’encoder la consommation pour tous les élèves concernés. Vous pouvez néanmoins décocher une ou plusieurs cases si une ou plusieurs consommations ne doivent pas être encodées. Même s’il a été inscrit à un article, un élève peut ne pas le consommer et il ne faut donc pas l’encoder.
- Quantité
La quantité encodée à partir du chapeau est générale et collective. La case éditable de la quantité dans la grille vous permet de spécifier les quantités individuelles. L’ensemble des élèves peut avoir assisté à deux ateliers, mais il est possible que certains élèves n’ait été présents qu’à un seul des deux, voire aucun des deux.
Lorsque vous modifiez une quantité dans la grille, il faut ensuite cliquer sur une autre case de la grille (n’importe laquelle) pour que la quantité s’appliquer réellement et que le montant total de l’article consommé soit calculé par ProEco5.
La grille modifiable est équipée des mêmes menus contextuels que les affichages-listes, ce qui vous permet notamment d’ajuster l’affichage des colonnes.
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