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La page du mode d’emploi intitulée Encoder des consommations décrit la marche à suivre générale pour encoder des consommations via le module Encodage consommations. Les explications que vous trouverez ici se rapportent à un exemple particulier : l’encodage des consommations d’un seul élève. C’est pratique si vous devez régler la facturation d’un élève en particulier. Concrètement, il s’agit d’encoder plusieurs articles différents (ex. piscine, garderie, potage, activité culturelle, etc.) qui ont été consommés par un seul et unique élève. Pour ce faire, vous recherchez l’élève concerné via le sélecteur, et puis vous encodez ses consommations.

Sommaire

1. Entrer dans le module Encodage des consommations

La première chose à faire est d’accéder au module Encodage des consommations. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module met à votre disposition les articles susceptibles d’être consommés par les élèves et dès lors encodés par le gestionnaire de frais de votre école. Il vous donne également accès au tableau d’encodage des consommations.

2. Rechercher l’élève

À l’aide du sélecteur du module Encodage consommations, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez encoder les consommations. Avant de faire la recherche à proprement parler, vous ajustez le regroupement de manière à afficher les consommations par élève (et non plus par article).

2.1. Regroupement par classe et élève

Dans la liste déroulante, vous optez pour un regroupement par "classe et élève" :

Les branches de l’arbre indiquent les années d’étude. Les sous-branches correspondent aux classes. En-dessous des sous-branches, il y a les élèves. Leurs articles se trouvent au niveau des feuilles.  

2.2. Recherche de l’élève

Soit vous recherchez l’élève (ex. Julie Capatras) dans l’arbre en suivant son année d’étude (ex. P4) et sa classe (ex. A), puis vous repérez son nom dans la liste des élèves de la classe ouverte. Soit vous insérez son nom (ex. Capatras) dans la zone de recherche :

L’élève apparaît dans l’arbre.

3. Sélectionner l’élève

Dans l’arbre, vous cliquez sur le nom de l’élève de manière à afficher tous ses articles dans la fenêtre centrale :

Si vous ne cliquez pas sur le nom de l’élève (mais sur sa classe ou sur un article), vous ne pourrez pas sélectionner tous ses articles en vue de leur encodage. Vous veillez donc bien à sélectionner le nom de l’élève dans l’arbre. Dans l’exemple, cela signifie que vous cliquez sur "Capatras Julie"

4. Ouvrir le tableau d’encodage

Lorsque vous avez sélectionné l’élève, vous pouvez passer à l’encodage de ses articles. Cet encodage s’effectue via un tableau. Pour l’ouvrir, rien de plus simple : vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> dans le menu d’actions en haut de l’affichage-liste.

Vous êtes immédiatement redirigé·e vers le tableau d’encodage des consommations. Les articles repris dans ce tableau correspondent aux articles que vous avez sélectionnés juste avant : tous les articles assignés à l’élève.

5. Encoder dans la grille

Dans la grille du tableau d’encodage, vous pouvez tout d’abord décocher les articles ne devant pas être encodés :

Vous décochez les articles qui n’ont pas été consommés par l’élève ou ne doivent pas lui être facturés pour le moment. Dans la grille, vous pouvez également modifier la quantité et/ou le prix des articles là où cela est nécessaire.

6. Sauver les consommations encodées

Lorsque vous avez terminé d’encoder les consommations, vous veillez à bien vérifier l’ensemble des consommations du tableau. Si vous êtes satisfait·e, vous pouvez les sauver en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. Un message apparaît à l’écran : il vous demande de confirmer la sauvegarde des consommations encodées. Le nombre qui y figure correspond bien au nombre de consommations que vous avez encodées ? Si tout est bon, vous confirmez. Vos consommations sont bien encodées, vous pouvez quitter le tableau.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des consommations