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  • Encoder des consommations


    Katia
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    L’encodage des consommations s’effectue sur la base des articles choisis qui ont été générés après l’application des catalogues par année d’étude, et éventuellement signés par les parents sur leur portail. Les articles choisis se trouvent listés dans le module Encodage de consommations. Vous sélectionnez le ou les articles consommés par des élèves que vous souhaitez encoder. Ensuite, vous ouvrez le tableau d’encodage des consommations. Vous y encodez les articles consommés en en précisant la quantité, le prix, etc. ; vous procédez d’abord de manière générale et collective via le chapeau, puis vous affinez les consommations au cas par cas.  Lorsque vous avez terminé votre encodage, vous le sauvez. Les consommations encodées sont ensuite consultables dans le module Consommations.

     

    Sommaire

     

    1. Entrer dans le module Encodage des consommations

    La première chose à faire lorsque vous souhaitez encoder des consommations est d’accéder au module Encodage des consommations. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

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    Ce module met à votre disposition les articles susceptibles d’être consommés par les élèves et dès lors encodés par le gestionnaire de frais de votre école. Il vous donne également accès au tableau d’encodage des consommations.

     

     

    2. Sélectionner les consommations à encoder

    Lorsque vous êtes dans le module Encodage des consommations, votre première tâche est de sélectionner les articles qui ont été consommés par des élèves et que vous voulez dès lors encoder. Cette étape de sélection est absolument cruciale et doit être exécutée avec le plus grand soin car tout votre encodage repose sur cette sélection.   

     

    2.1. Adapter le regroupement et/ou le tri

    Par défaut, les articles listés dans Encodage des consommations se présentent dans l’ordre de la codification Infodidac. Cela vous permet de trouver facilement la consommation que vous souhaiteriez encoder, d’autant qu’il y a une distinction claire entre les différents catalogues. Un même article peut se retrouver dans plusieurs catalogues par année d’étude, ce qui est clairement visible dans l’arbre :

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    Vous pouvez néanmoins modifier cet affichage en optant pour une autre tri ou regroupement. Il est important de le faire en fonction de ce que vous souhaitez sélectionner et donc encoder.   

     

    2.2. Sélectionner dans l’arbre

    La sélection des consommations à encoder s’effectue via l’arbre du sélecteur. Vous cliquez sur la branche ou la feuille correspondant aux éléments que vous voulez encoder. Si vous voulez encoder les piscines de toutes les années d’études, vous cliquez sur la branche générale "A1.01 (Piscine ETAB)" :

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    Si vous préférez vous contenter des piscines des P3, vous cliquez sur la feuille "A1.01 (Piscine P3)" :

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               Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs branches et/ou feuilles à l’aide du mode multi-sélection. Par exemple, vous pouvez ainsi encoder les piscines des P3 et des P4.

                 Quelle qu’elle soit, la sélection dans l’arbre est impérative, autrement tous vos articles choisis seront reportés dans le tableau d’encodage des consommations et vous aurez du mal à gérer un encodage aussi volumineux.  

     

    Conseil : Même si vous pouvez encoder plusieurs articles différents à la fois, il est préférable de ne sélectionner qu’un type d’article à la fois.

     

     

     

    3. Ouvrir le tableau d’encodage

    Lorsque vous avez fait votre sélection d’articles consommés, vous pouvez passer à leur encodage. Cet encodage s’effectue via un tableau. Pour l’ouvrir, rien de plus simple : vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> dans le menu d’actions en haut de l’affichage-liste.

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    Vous êtes immédiatement redirigé·e vers le tableau d’encodage des consommations :

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    Les articles repris dans ce tableau correspondent aux articles que vous avez sélectionnés juste avant. Vous veillez à vérifier qu’il s’agit bien des articles que vous souhaitez encoder avant de les encoder à proprement parler.

     

     

     

    4. Encoder les consommations via le chapeau

    Le haut du tableau est constitué d’un chapeau qui sert à la fois d’outil d’encodage général et de résumé de cet encodage.

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    Cette partie vous permet de procéder à un encodage collectif : ce que vous y insérez peut être appliqué à l’ensemble des consommations sélectionnées. Trois données sont particulièrement concernées par cet encodage collectif : l’explication, le prix et la quantité.

     

    4.1. Éditer l’explication

    Ce champ vous donne la possibilité de donner des explications sur l’article consommé que vous encodez. Vous pouvez fournir un descriptif de l’article ou ajouter des informations contextuelles (lieu, date). Ces explications ont pour objet d’aider les parents à mieux cerner les frais qui leur sont facturés étant donné qu’il est reporté sur leur décompte-facture.

               Ce champ peut être vide, mais il peut aussi contenir d’éventuelles suggestions ou orientations pour vous aider à le compléter, par exemple « Objet et date à préciser », « Lieu et date à préciser ». Il est aussi possible qu’il ait été complété au niveau du catalogue par année d’étude. Rien ne vous empêche de le remodifier à ce stade, et ce, dans la perspective d’être lu par les parents.

     

    4.2. Éditer le prix à appliquer

    Soit ce champ est vide, soit il reprend le prix qui a été encodé au niveau du catalogue de l’année d’étude. Il doit impérativement être complété avant d’encoder la consommation. Il doit correspondre au prix réel à payer pour l’article consommé. Ce prix sera repris sur le décompte-facture.

     

    4.3. Éditer la quantité

    C’est quantité générale d’articles consommés par l’ensemble des élèves inscrits. Par défaut, la quantité est à 1. Vous la modifiez si l’article a été consommé plusieurs fois : par exemple, 4 x piscine si vous faites l’encodage de la piscine hebdomadaire à la fin du mois. Il s’agit de la quantité collective ; vous pouvez encore modifier la quantité individuelle dans la grille.

     

    4.4. Appliquer aux consommations

    Pour appliquer l’explication, le prix et la quantité à l’ensemble des consommations listées dans la grille, vous appuyez sur <Appliquer aux consos>. Si vous n’appliquez pas, les changements introduits dans le chapeau de ne seront pas reportés dans la grille.

     

    4.5. Sauver dans le catalogue 

    Si vous souhaitez encoder le prix et l’explication  dans le catalogue de l'année d'étude, et faire ainsi remonter ces informations dans les modules précédents, vous pouvez appuyer sur <Sauver dans le catalogue>. Une fenêtre modale vous demande de confirmer la sauvegarde ; vous confirmer et les informations sont sauvées dans le catalogue de l'année d'étude. 

     

     

     

    5. Ajuster l’encodage dans la grille

    Après avoir procédé à un encodage collectif via le chapeau, vous pouvez affiner les encodages individuels de consommations dans la grille :

     

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    Vous pouvez modifier ainsi certains éléments de manière à adapter l’encodage des consommations aux situations individuelles. Par exemple, vous pouvez décocher un élève qui n’est pas concerné par une consommation ou adapter la quantité à sa consommation personnelle. Les données modifiables dans la grille sont les suivantes :

     

    5.1. Explication

    Vous pouvez modifier l'explication au niveau d'une consommation individuelle. C'est intéressant si vous pratiquez des réductions particulières sur  certains articles et que vous souhaitez en informer les parents des élèves spécifiquement concernés. 

     

    5.2. Prix

    Un prix général est appliqué aux consommations dans le catalogue par année d’étude ou via le chapeau. Vous pouvez néanmoins ajuster le prix d’un article consommé en cliquant sur la case correspondante dans la grille. 

     

    5.3. Coche

    Par défaut, toutes les cases sont cochées. Tous les élèves inscrits à un article sont susceptibles de l’avoir consommé et vous êtes dès lors à même d’encoder la consommation pour tous les élèves concernés. Vous pouvez néanmoins décocher une ou plusieurs cases si une ou plusieurs consommations ne doivent pas être encodées. Même s’il a été inscrit à un article, un élève peut ne pas l’avoir consommé et il ne faut donc pas l’encoder.  

     

    5.4. Quantité

    La quantité encodée à partir du chapeau est générale et collective. La case éditable de la quantité dans la grille vous permet de spécifier les quantités individuelles. L’ensemble des élèves peut avoir assisté à deux ateliers, mais il est possible que certains élèves n’aient été présents qu’à un seul des deux, voire aucun des deux.

                Lorsque vous modifiez une quantité dans la grille, il faut ensuite cliquer sur une autre case de la grille (n’importe laquelle) pour que la quantité s’appliquer réellement et que le montant total de l’article consommé soit calculé par ProEco5.

     

     

     

    6. Sauver les consommations encodées

    Lorsque vous avez terminé d’encoder les consommations via le chapeau et/ou directement dans la grille, vous veillez à bien vérifier l’ensemble des consommations du tableau. Si vous êtes satisfait·e, vous pouvez les sauver en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. Un message apparaît à l’écran :

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    Il vous demande de confirmer la sauvegarde des consommations encodées. Le nombre qui y figure correspond bien au nombre de consommations que vous avez encodées ? Si tout est bon, vous confirmez. Vos consommations sont bien encodées, vous pouvez quitter le tableau.

    Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des consommations

     

     

     

     

     

     

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