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La page du mode d’emploi intitulée Encoder des consommations décrit la marche à suivre générale pour encoder des consommations via le module Encodage consommations. Les explications que vous trouverez ici se rapportent à un exemple particulier : l’encodage d’un seul type d’article (ex. la piscine) qui a été consommé par plusieurs élèves d’une même année d’étude (ex. P1). C’est pratique si tous (ou presque tous) les élèves d’une même année d’étude (toutes classes confondues) ont consommé le même article, par exemple s’ils sont tous allés voir une même exposition, un même spectacle ou s’ils ont tous fait le même séjour pédagogique avec nuitées. Autrement dit, il s’agit d’encoder un ensemble d’articles identiques (ex. l’ensemble des piscines) relevant du même catalogue par année d’étude (ex. le catalogue de P1). Cet ensemble correspond à une sous-branche dans l’arbre du sélecteur, vous la sélectionnez et vous procédez à l’encodage des articles qui ont été consommés par les élèves.

Sommaire

1. Entrer dans le module Encodage des consommations

La première chose à faire est d’accéder au module Encodage des consommations. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module met à votre disposition les articles susceptibles d’être consommés par les élèves et dès lors encodés par le gestionnaire de frais de votre école. Il vous donne également accès au tableau d’encodage des consommations.

2. Rechercher l’ensemble des articles consommés (1)

Dans l’arbre, vous recherchez l’ensemble des articles consommés que vous souhaitez encoder. Dans ce cas-ci, vous recherchez un ensemble composé d’un seul et même article (ex. garderie du matin) rattaché au catalogue d’une année d’étude particulière (ex. P3).

          Le regroupement et le tri étant par défaut par article, vous pouvez tout simplement passer en revue les branches de l’arbre et voir si vous repérez votre article. Imaginons que vous voulez encoder la garderie du matin des élèves de P3. Vous descendez dans l’arbre avec l’aide de l’ascenseur et vous repérez la branche "B3.02 (Abonnement à une revue éducative ETAB)" :

Cette branche correspond à l’ensemble des articles " Abonnement à une revue éducative" du catalogue de l’établissement (ETAB). Il est composé des ensembles d’articles " Abonnement à une revue éducative" des catalogues par année d’étude. Pour les visualiser, vous déployez les sous-branches de la branche en appuyant sur le <+> qui se trouve devant le code de l’article. Vous voyez "B3.02 (Abonnement à une revue éducative P3)" : c’est l’ensemble d’articles que vous recherchez.

3. Rechercher l’ensemble des articles consommés (2)

Plutôt que de passer en revue tous les articles figurant dans l’arbre, vous pouvez aussi modifier le regroupement pour faire une recherche par catalogue par année d’étude. Pour ce faire, vous optez pour "catalogue et article" dans la zone de regroupement :

Dans l’arbre, les catalogues par année d’étude se situent au niveau des branches. Les sous-branches correspondent aux différents ensembles d’articles qu’ils comprennent. Pour reprendre l’exemple ci-dessus, vous allez dans le catalogue de P3 et vous y identifiez l’ensemble de abonnements à une revue éducative des P3, c’est-à-dire la sous-branche "B3.02 (Abonnement à une revue éducative P3)".

4. Rechercher l’ensemble des articles consommés (3)

Au lieu de passer en revue l’arbre du sélecteur pour retrouver votre article, vous pouvez aussi le rechercher à l’aide de la zone de recherche de ce même sélecteur. Vous insérez les premiers caractères de son libellé et vous le verrez apparaître dans l’arbre.

Il faut veiller à trouver la sous-branche "B3.02 (Abonnement à une revue éducative P3)", c’est-à-dire l’ensemble des garderies du matin des élèves de P3.

5. Sélectionner la sous-branche adéquate dans l’arbre

Quel que soit le mode de recherche choisi, vous devez sélectionner la sous-branche adéquate dans l’arbre, c’est-à-dire la sous-branche correspondant à l’ensemble d’articles consommés (ex. abonnement à une revue éducative) du catalogue concerné (ex. P3). Il est important de veiller à choisir le bon article et surtout le bon catalogue. Dans notre exemple, il s’agit de "B3.02 (Abonnement à une revue éducative P3)" :

Lorsque vous l’avez repérée, vous cliquez dessus dans l’arbre de manière à afficher les articles qu’il contient avec les élèves inscrits dans la fenêtre centrale.

Attention ! Il ne faut pas se tromper de niveau dans l’arbre. Pour encoder un type d’article consommé par tous les élèves d’une même année d’étude, vous avez besoin de la sous-branche de l’article du catalogue de la bonne année d’étude. Si vous prenez le niveau supérieur (branche) ou inférieur (feuille), vous n’aurez pas les articles que vous souhaitez encoder dans la fenêtre centrale, et il vous sera plus difficile d’y parvenir.

6. Ouvrir le tableau d’encodage

Lorsque vous avez fait votre sélection d’articles, vous pouvez passer à leur encodage. Cet encodage s’effectue via un tableau. Pour l’ouvrir, rien de plus simple : vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> dans le menu d’actions en haut de l’affichage-liste. Vous êtes immédiatement redirigé·e vers le tableau d’encodage des consommations :

Les articles repris dans ce tableau correspondent aux articles que vous avez sélectionnés juste avant : les abonnements à une revue éducative de P3 dans notre exemple.

7. Encoder les consommations via le chapeau

Le haut du tableau est constitué d’un chapeau qui sert à la fois d’outil d’encodage général et de résumé de cet encodage.

Cette partie vous permet de procéder à un encodage collectif : ce que vous y insérez peut être appliqué à l’ensemble des consommations sélectionnées.

          Trois données sont particulièrement concernées par cet encodage collectif : l’explication, le prix et la quantité. Vous éditez ce qui doit l’être : par exemple, vous pouvez ajouter « Dauphin » dans l’explication. Vous appliquez en appuyant sur <Appliquer aux consos>. Si vous n’appliquez pas, les changements introduits dans le chapeau de ne seront pas reportés dans la grille.

8. Ajuster l’encodage dans la grille

Après avoir procédé à un encodage collectif via le chapeau, vous pouvez affinez les encodages individuels de consommations dans la grille :

Vous pouvez modifier ainsi certains éléments de manière à adapter l’encodage des consommations aux situations individuelles. Par exemple, vous pouvez décocher un élève qui n’est pas concerné par une consommation ou adapter la quantité, voire le prix, à sa consommation personnelle.

9. Sauver les consommations encodées

Lorsque vous avez terminé d’encoder les consommations via le chapeau et/ou directement dans la grille, vous veillez à bien vérifier l’ensemble des consommations du tableau. Si vous êtes satisfait·e, vous pouvez les sauver en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. Un message apparaît à l’écran : il vous demande de confirmer la sauvegarde des consommations encodées. Le nombre qui y figure correspond bien au nombre de consommations que vous avez encodées ? Si tout est bon, vous confirmez. Vos consommations sont bien encodées, vous pouvez quitter le tableau.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des consommations