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La page du mode d’emploi intitulée Encoder des consommations décrit la marche à suivre générale pour encoder des consommations via le module Encodage consommations. Les explications que vous trouverez ici se rapportent à un exemple particulier : l’encodage d’un seul type d’article (ex. un musée) qui a été consommé par plusieurs élèves d’une même classe (ex. P4 A). C’est pratique si tous (ou presque tous) les élèves d’une même classe (sans les élèves des autres classes de la même année) ont consommé le même article, par exemple s’ils sont tous allés voir une même exposition, un même spectacle ou s’ils sont abonnés à la même revue. Autrement dit, il s’agit d’encoder un ensemble d’articles identiques (ex. l’ensemble des musées) relevant du même catalogue par année d’étude (ex. le catalogue de P4), mais consommés par seul un des groupes de cette année d’étude (ex. P4 A). Cet ensemble correspond à une sous-branche dans l’arbre du sélecteur lorsque le regroupement est par classe et article ; vous la sélectionnez et vous procédez à l’encodage des articles qui ont été consommés par les élèves de la classe.

Sommaire

1. Entrer dans le module Encodage des consommations

La première chose à faire est d’accéder au module Encodage des consommations. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module met à votre disposition les articles susceptibles d’être consommés par les élèves et dès lors encodés par le gestionnaire de frais de votre école. Il vous donne également accès au tableau d’encodage des consommations.

2. Rechercher l’ensemble des articles consommés

Dans le sélecteur, vous modifiez le regroupement. Dans la liste déroulante, vous choisissez "classe et article" :

Chaque branche de l’arbre correspond à une classe d’élèves. Les sous-branches correspondent aux différents ensembles d’articles qui leur ont été attribués via le catalogue de leur année d’étude.  

3. Sélectionner la sous-branche adéquate dans l’arbre

Vous devez sélectionner la sous-branche adéquate dans l’arbre, c’est-à-dire la sous-branche correspondant à l’ensemble d’articles consommés (ex. musée) de la classe concernée (ex. P4 A).

          Si vous souhaitez encoder les musées des P4 A, vous sélectionnez la branche de P4 A et vous ouvrez ses sous-branches en cliquant sur le <+> qui précède son nom. Vous voyez les ensembles d’articles susceptibles d’être consommés par les P4 A, notamment l’article Musée.  

Vous appuyez sur la sous-branche "A2.14 (Musée P4)". Les musées des P4 A s’affichent dans la fenêtre principale.

4. Ouvrir le tableau d’encodage

Lorsque vous avez fait votre sélection d’articles, vous pouvez passer à leur encodage. Cet encodage s’effectue via un tableau. Pour l’ouvrir, rien de plus simple : vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> dans le menu d’actions en haut de l’affichage-liste. Vous êtes immédiatement redirigé·e vers le tableau d’encodage des consommations :

Les articles repris dans ce tableau correspondent aux articles que vous avez sélectionnés juste avant : les musées des P4 A dans notre exemple.

5. Encoder les consommations via le chapeau

Le haut du tableau est constitué d’un chapeau qui sert à la fois d’outil d’encodage général et de résumé de cet encodage.

Cette partie vous permet de procéder à un encodage collectif : ce que vous y insérez peut être appliqué à l’ensemble des consommations sélectionnées.

          Trois données sont particulièrement concernées par cet encodage collectif : l’explication, le prix et la quantité. Vous éditez ce qui doit l’être : par exemple, vous pouvez ajouter « Musée des instruments de musique » dans l’explication. Vous appliquez en appuyant sur <Appliquer aux consos>. Si vous n’appliquez pas, les changements introduits dans le chapeau de ne seront pas reportés dans la grille.

6. Ajuster l’encodage dans la grille

Après avoir procédé à un encodage collectif via le chapeau, vous pouvez affinez les encodages individuels de consommations dans la grille :

Vous pouvez modifier ainsi certains éléments de manière à adapter l’encodage des consommations aux situations individuelles. Par exemple, vous pouvez décocher un élève qui n’est pas concerné par une consommation (ex. pour cause d’absence) ou adapter la quantité, voire le prix, à sa consommation personnelle.

7. Sauver les consommations encodées

Lorsque vous avez terminé d’encoder les consommations via le chapeau et/ou directement dans la grille, vous veillez à bien vérifier l’ensemble des consommations du tableau. Si vous êtes satisfait·e, vous pouvez les sauver en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. Un message apparaît à l’écran : il vous demande de confirmer la sauvegarde des consommations encodées. Le nombre qui y figure correspond bien au nombre de consommations que vous avez encodées ? Si tout est bon, vous confirmez. Vos consommations sont bien encodées, vous pouvez quitter le tableau.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des consommations