Vous avez activé le mode Articles choisis, vous avez inscrit des élèves aux articles qu’ils ont choisis, vous avez encodé leurs choix individuels, et ils ont consommé un ou plusieurs de ces articles : ils ont mangé des repas, ont fréquenté la garderie, se sont abonnés à des revues, etc. Vous souhaitez donc encoder ces articles choisis qu’ils ont consommés afin de préparer la facturation. Cet encodage s’effectue via le tableau d’encodage des consommations suivant la même méthode que les autres consommations (non choisies).

Sommaire

1. Articles choisis dans le tableau d’encodage des consommations

Lorsque vous êtes en mode Articles choisis, vous appliquez un filtre à la sélection des articles susceptibles d’être encodés. Par conséquent, le module Encodage des consommations ne reprend par défaut que les articles encodés comme choisis chez les élèves (que ce soit collectivement ou individuellement). Autrement dit, par défaut, vous ne voyez pas tous les articles de tous les catalogues pour tous les élèves, mais bien seulement les articles choisis des élèves. Dans le sélecteur, une mention « articles choisis » vous signale que ce filtre a été active :

L’avantage de ce filtre article choisis est que les listes d’élèves sont adaptées à leurs choix. Un élève qui n’a pas choisi le repas chaud ne sera pas repris dans la liste par défaut.  

Astuce : Avant d’encoder les consommations, il est conseillé de vérifier la liste des articles choisis dans le module Articles choisis. En effet, les articles qui figurent dans le tableau d’encodage des consommations sont exactement les mêmes que ceux qui sont dans le module Articles choisis.

2. Comment encoder les articles choisis consommés ?

L’encodage des articles choisis consommés par les élèves se déroule exactement de la même façon que l’encodage des consommations générales sans le filtre des articles choisis.

            Dans le module Encodage des consommations, vous adaptez le regroupement et le tri à ce que vous voulez encoder : par exemple, un regroupement par classe et article, un tri par article pour encoder les repas chauds des P3A. Vous cliquez sur la branche dans l’arbre et vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> pour effectuer l’encodage dans le tableau :

Dans le tableau d’encodage, vous pouvez encore ajuster la quantité, le prix et l’explication via le chapeau (et <Appliquer aux consos>) ou directement dans la grille. Vous sauvegardez, vous confirmez et vous quittez. Les articles choisis encodés sont repris dans le module Consommations et pourront être facturés par après.

Pour plus de précisions, vous pouvez vous référer aux pages sur l’encodage des consommations.

3. Encoder des articles non choisis

L’utilisation du mode Articles choisis ne vous empêche pas d’encoder des articles non choisis. Par exemple, un élève qui ne mange habituellement pas le repas chaud et n’y est donc pas inscrit via les articles choisis peut tout de même consommer un repas chaud épisodiquement. Si vous êtes face à de telles situations, il faut simplement cocher <Articles choisis et non choisis> dans le filtre du sélecteur du module Encodage des consommations.

            Dans le module Encodage des consommations, vous appuyez sur le bouton Filtre dans le sélecteur, vous cochez <Articles choisis et non choisis> et vous appuyez sur <Appliquer> :

Le filtre des articles choisis est maintenu, mais les articles non choisis figurent également dans les listes d’articles associés aux élèves. Si l’on reprend les repas chauds des élèves de P3A, les élèves qui ont choisi le repas chaud sont cochés (articles choisis) et ceux qui ne l’ont pas choisi sont décochés (articles non choisis) :

Les uns peuvent être décochés, les autres cochés. Autrement dit, vous pouvez ainsi encoder un repas à un élève qui ne l’a initialement pas choisi.