Editeur responsable

Voir ce mode d'emploi : Fonctions et absences.pdf

Effectuer une sélection Choix de l'école Via le bouton école Ce bouton n'est visible que dans les ProEcos Multi-Ecoles; il permet de sélectionner l'école par défaut. Dans l'écran de sélection Cliquer sur le numéro d'école pour sélectionner des élèves (ou enseignants) de cette école. La gestion des droits Utilisateur et droits d'accès Par défaut, les utilisateurs ont les mêmes droits dans toutes les écoles Pour définir les droits spécifiques par école, cliquer sur le bouton "options de sécurité" dans la fenêtre de Gestion des utilisateurs Menu Autres /Utilisateurs et droits d'accès / Utilisateurs et groupes Les droits peuvent être définis par école; chaque utilisateur appartient à un groupe différent selon l'école Certains droits (ex: sms 970 à 973 destinés uniquement aux administrateurs) ne sont pas configurables par l'école. La notion d'école "propriétaire" Pour chaque fiche élève ou enseignant, on peut définir l'école propriétaire. Par défaut, l'école propriétaire est l'école dans laquelle se trouve l'élève. Cependant, si on veut donner l'accès aux utilisateurs d'une autre école, il faut définir une autre école propriétaire. Cela est utile, par exemple, pour les élèves qui ont changé d'école; les utilisateurs des deux écoles doivent pouvoir consulter / modifier les données d'un même élève. Si l'école devient propriétaire de la fiche, les utilisateurs de cette école peuvent consulter / modifier la fiche en fonction des droits qui leur ont été attribués dans leur école. Dans l'exemple ci-dessous: les écoles propriétaires sont l'école 1 et l'école 4 il y a une fonction ou localisation active dans l'école 1 (petit rectangle supérieur vert) Pour ajouter une école, il faut faire un double clic sur le rectangle rouge. Ouverture / Clôture d'année scolaire Les options d'archivage concernent toutes les écoles; il faut donc récupérer un maximum d'informations pour satisfaire toutes les écoles. Idem pour les écoles secondaires, pour les paramètres de configuration des élèves lors de l'ouverture d'année scolaire. ELEVES : changement d'école En cours d'année scolaire Pour un changement d'école en cours d'année scolaire, utiliser la porte "L'élève change d'école vers une autre école gérée par le programme" Toujours garder une trace de la localisation précédente (choisir la 1ere option) En fin d'année scolaire Lors de l'ouverture d'année, il est possible de paramétrer non seulement la classe suivante mais aussi un changement d'école pour une classe complète. Par exemple, pour un ProEco qui gère une école fondamentale(de M1 à P2) et une école primaire ( de P3 à P6), les élèves de P2 changent d'école lorsqu'ils passent en P3. Autre exemple: un ProEco qui gère l'école du 1er degré et l'école du second degré dans le secondaire. Ce paramétrage s'effectue à partir du menu autres/organisation de l'école/classes (Dans l'exemple ci-dessous, l'école a été surlignée en jaune) Sélection des élèves qui ont changé d'école en cours d'année. Exemple: un élève passe de l'école 1 à l'école 3 en cours d'année scolaire. Cet élève ne se trouve plus dans les élèves de l'école 1 ni en O ni en N. Explication: il n'y a qu'une seule localisation active dans ProEco, dans ce cas-ci dans l'école 3. Solution: préciser la date en cochant la case "Utiliser localisation des présents au ..." et indiquer le 01/09 par exemple car à cette date-là, on est sûr que l'élève était dans l'école 1. Après ouverture/clôture année scolaire Maintien des doubleurs Pour réintroduire des élèves dans leur école d'origine, voyez le document: http://www.infodidac.be/documents/proeco/ProEco2Ecoles_ReintroductionEcoleOrg.pdf Comment gérer les élèves qui ne reviennent pas en septembre Restaurer l'ancienne école-année-classe: Changement d'école: retour dans l'école d'origine (par la porte) L'élève retrouve ainsi son matricule et son statut O Changement d'année: mettre en année X Les enseignants Dans un ProEco multiécoles, penser à bien configurer les paramètres enseignants de manière à faire apparaître les fonctions actives. Pour cela, cocher la case "changer école suivant présence de l'enseignant". Gestion des frais et comptabilité Il est nécessaire de bien configurer les paramètres élèves. Définir un numéro ProEco différent pour chaque école et utiliser des codes différents pour les journaux pour chaque école. Attestations garderies Lors du calcul du montant des attestations, si on souhaite prendre en compte toutes les écoles, i faut cocher la case ad hoc Anciennetés Configuration Première possibilité: un répertoire de données par école Exemple: Proeco à deux écoles; une primaire et une secondaire Installer le logiciel HID sur deux PC locaux en c:\HID Définir un chemin local identique comme répertoire de données: c:HID\test Les données seront transférées différemment selon l'utilisateur: sur le poste du primaire ou celui du secondaire. Deuxième possibilité: utilisation du logiciel HID commun à toutes les écoles. Attention au choix des écoles, il faut les sélectionner toutes lors du transfert. Transfert vers le logiciel Anciennetés S'il y a des enseignants avec des fonctions dans les deux écoles et qu'on veut effectuer le calcul des prioritaires au niveau du PO, décocher la case "Vider avant de réenvoyer carrrière". Sinon, comme ProEco effectue le transfert par école, il videra les lignes des écoles précédentes.

Il est nécessaire d'avoir accès aux deux années scolaires (avoir effectué la clôture n°1). On peut à partir de cette clôture choisir l'année scolaire dans laquelle on veut travailler Se placer dans la prochaine année scolaire Vérifier que la liste des classes est bien correcte pour l'année scolaire prochaine et au besoin la modifier. Vérifier que chaque enfant se trouvera bien dans la classe désirée et au besoin modifier. - Faire une sélection des élèves à vérifier (n'oubliez pas que c'est comme si vous vous trouviez dans l'année scolaire prochaine) - Nous allons utiliser la "Localisation en tableau" Il est possible dans ce tableau de modifier les différentes localisations (classe, année, implantation, ...) Remarquez également les statistiques qui vous permettent d'équilibrer vos classes. Pour être certain que vos encodages sont corrects, une vérification est la bienvenue. Toujours rester dans l'année scolaire prochaine, faire une sélection par classe, en n'oubliant pas de cocher "classe" ( 1 ) Visualisez maintenant les listes de classes au moyen de la flèche bleue ( 2 ) Vous pouvez maintenant tirer des listes de classes (pour l'année prochaine) et inclure l'année et la classe dans des documents (listes ou lettres ou ...) en choisissant le thème "localisation" et les champs "Année" et "classe" Remarquez qu'il est possible de modifier l'abréviation de la classe en la transformant (double clic sur le champ sélectionné)

Avec ProEco, on peut créer des modèles de listes qui contiendront les renseignements sur les élèves (enseignants) sélectionnés et selon l’ordre de tri sélectionné. Effectuer une sélection d’élèves (enseignants) 2. Prendre le point Listes 1 On peut choisir dans chaque thème le ou les champs désirés en les faisant passer vers la fenêtre « Champs sélectionnés » à l’aide des flèches rouges. Un double clic sur un champ sélectionné 2 ouvre une fenêtre dans laquelle on peut effectuer des transformations 3 ou des regroupements de colonnes 4 . Un exemple de liste se construit progressivement au bas de l’écran. Pour visualiser la liste, cliquer sur ou sur Pour exporter en Excel les données que la liste contient, cliquer sur . Choisissez ce qui convient dans la nouvelle fenêtre.

Avec ProEco, on peut créer des modèles de listes qui contiendront les renseignements sur les élèves (ou les enseignants) sélectionnés selon l'ordre de tri sélectionné. Effectuer une sélection d'élèves (ou d'enseignants) en tenant compte de l'ordre de tri dans lequel ils doivent apparaitre sur la liste. Prendre le point "Listes". On peut choisir dans chaque thème le ou les champs désirés en les faisant passer vers la fenêtre "Champs sélectionnés" à l'aide des flèches rouges ou en double cliquant dessus. Pour plus de détails, voir fiche "Comment" n°8. Un double clic sur le champ sélectionné ouvre une fenêtre dans laquelle on peut effectuer des transformations (3) ou des regroupements de colonnes (4). La liste se construit progressivement au bas de l'écran. Pour visualiser cette liste, cliquer sur ou sur Pour exporter en Excel les données que la liste contient, cliquer sur . Cocher ce qui convient dans la nouvelle fenêtre et accepter par OK.

Vous pouvez, quand vous le désirez, imprimer tout ou partie du registre matricule officiel. Les feuilles imprimées peuvent être collées dans votre registre . Cliquez sur 1 et demander "Registre matricule" La partie inférieure de cet écran vous permet d'imprimer selon vos désirs Choisissez un des trois boutons ( En début d'année scolaire, ce sera le deuxième 2 ) Si vous choisissez le troisième bouton, complétez les dates de début et de fin. Cliquez ensuite sur "Lire élèves" 3 puis prévisualisez et/ou imprimez. Si cette forme d'impression ne vous convient pas, vous pouvez la modifier en allant dans les "Paramètres Elèves" 4 . Choisissez l'onglet "Documents" 5 et modifiez le type de registre 6. Remarque Depuis SIEL, la tenue du registre matricule pour les nouveaux élèves n'est plus obligatoire. Nous vous conseillons cependant de toujours le compléter. Dans ProEco, il reste cependant obligatoire d'immatriculer les élèves

Si vous avez encodé les points des élèves (soit en allant par "Elèves/ Résultats des délibérations" ce qui vous permet d'encoder les résultats en série, soit par Modfifcation d'une fiche élève et onglet historique), il est intéressant de pouvoir imprimer une feuille reprenant ces résultats et/ou les résultats antérieurs déjà encodés. I. Pour obtenir tous les résultats encodés dans la fiche de chaque élève II. Pour obtenir les résultats encodés dans la fiche de chaque élève pour une ligne historique précise Pour obtenir une liste avec une ligne historique précise (par exemple celle de l'année dernière), il faut utiliser les thèmes 41 à 44. Il ne faut pas utiliser le thème 10, qui fera défiler l'historique (comme dans le point I ci-dessus). En utilisant le thème 42, vous obtiendrez les résultats de l'année scolaire passée, puisque ce sont les derniers disponibles. Vous pouvez aussi utiliser le thème 41, en ayant défini dans les paramètres élèves (élèves/paramètres élèves),onglet "Généraux", que le thème 41 doit référencer l'année scolaire de votre choix

Quand vous avez préparé vos futures classes en plaçant les élèves dans les bonnes classes et que vous les avez visionnées , vous désirez sans doute fournir aux enseignants des listes correctes de leurs futurs élèves. Choisissez l' année scolaire qui va commencer Faites une sélection par classe 1 et cochez les O et les P 2 (Attention, tous les P vont apparaître, même ceux qui n'auront pas 2 ans et demi. ( Sinon, voir plus loin ) Ensuite, suivez l'ordre 3, , 4 et 5 ci-contre et imprimez Pour que les P qui n'auront pas 2 ans et demi au 1er octobre n'apparaissent pas, suivez la procédure suivante : Faites une sélection par classe 1 et cochez les O et les P 2 Modifiez la date de naissance (pour la rentrée 2017, seuls les enfants nés avant le 31/03/2015 "comptent") ( Pour 2018, tapez 31/03/16 etc...) Ensuite, reportez-vous aux points l'ordre 3, , 4 et 5 ci-dessus et imprimez. Si la liste de classe abrégée (voir 5 ) proposée par ProEco ne vous convient pas, vous pouvez en créer une selon vos desiderata ou choisir un modèle à cette adresse.

Sélection d'élèves Commencez par faire une sélection d'élèves que vous acceptez par OK Création d'une nouvelle étiquette Lancez l'éditeur de document, en demandant : Editeur de document Nouveau Nouveau document Cliquez sur l'icône dans laquelle vous voyez le mot DOC Demandez "Gestion des étiquettes" Cliquez sur la pointe vers le bas, située à droite de la zone "Marque" Choisissez ce qui vous convient dans les très nombreuses possibilités en cliquant d'abord sur la marque, puis sur le nombre d'étiquettes et leurs dimensions. Cliquez sur OK de la fenêtre, puis sur OK de la fenêtre précédente. Placement des zones souhaitées sur l'étiquette Cliquez, à gauche, sur le dièse (croisement de chemin de fer, …) entouré d'accolades Vous verrez apparaître une fenêtre bien connue avec les thèmes et les zones. Cliquez sur le thème puis la zone qui vous convient et, en maintenant le clic enfoncé, faites glisser jusque dans la fenêtre pour l'étiquette (vers le dessus à gauche de votre écran – Voir image suivante) Mettez cette zone à peu près à la place qu'elle devra occuper. Nous nous occuperons de la mise en page par après. Faites de même pour les autres zones que vous souhaitez voir figurer sur l'étiquette Note: j'ai pris l'exemple d'étiquettes avec les coordonnées des élèves. Si vous souhaitez des étiquettes pour un envoi aux parents, vous remplacez les 2 zones "Nom Elève" et "Prénom Elève" par la zone NomPrénom Resp Vous devriez avoir quelque chose comme ceci : Mise en page de l'étiquette Maintenant, mettons en page : les icônes qui se trouvent au-dessus de l'écran vont nous y aider : Cliquez sur la zone 'Nom Elève' et faites-là glisser (en maintenant le clic enfoncé) jusqu'à l'endroit où vous souhaitez qu'elle se trouve ("Nom Elève" se trouvera sur fond jaune). Enfoncez la touche "CTRL" et maintenez-là pendant que vous cliquez sur 'Prénom Elève' (Les 2 zones "Nom Elève" et "Prénom Elève" se trouveront sur fond jaune) Lâchez la touche "CTRL" et cliquez sur l'icône 'Rassembler les éléments' Cliquez sur la zone "CPost AdResp" ("CPost AdResp" sera sur fond jaune) Enfoncez la touche "CTRL" et maintenez-là pendant que vous cliquez sur "Localite AdResp" (les 2 zones "CPost AdResp" et "Localite AdResp" seront sur fond jaune) Lâchez la touche "CTRL" et cliquez sur l'icône "Rassembler les éléments" Vous avez maintenant ce qui ressemble à ceci : Cliquez sur la 1ère ligne, puis, en maintenant la touche "CTRL" enfoncée, cliquez sur chacune des 2 autres lignes (Les 3 lignes seront sur fond jaune). Cliquez sur l'icône "Aligner bords gauches" Vous avez maintenant : Il ne vous reste plus qu'à prévisualiser et sauvegarder le format s'il est bon . En souhaitant que vous réussissiez du premier coup, sinon recommencez l'opération.. Pour imprimer, ou bien vous le faites tout de suite ou bien vous rappelez le format plus tard. Ajout d'un texte identique sur toutes les étiquette Vous pouvez également ajouter un texte qui sera le même sur toutes les étiquettes ; pour cela, cliquez sue l’icône et inscrivez votre texte puis OK Cet élément se comportera de la même façon que les autres zones.

Avant-propos Avant d'utiliser le transfert, il est nécessaire que votre ProEco soit correctement paramétré pour envoyer vos fichiers vers ComptEco. Si ce n'est pas le cas, se référer à la page Effectuer le lien <-> ProEco ComptEco. Cette fiche explique le mécanisme de transfert des paiements (bancaires et enveloppes) vers ComptEco. Ces transferts nécessitent les mêmes paramètres expliqués aux points 1 et 2 de la page d'explication sur le transfert des notes de frais vers ComptEco. Pour plus d'explications, se référer à la page Transférer les notes de frais des élèves vers ComptEco. Ces transferts se réalisent après l'encodage des paiements bancaires et des paiements en classe (enveloppes) dans ProEco (pour les explications, se référer aux pages Encoder les paiements bancaires ou Encoder les paiements en classe). Pour effectuer l'exportation des paiements Dans Elèves / Transferts / Transferts Elèves vers ComptEco et Bob : indiquer le nom du journal à exporter, il s'agit du/des financier(s) de banque (FB) et du/des financier(s) de caisse(FC) préalablement encodés dans votre ProEco. En général, il existe 2 journaux, celui des extraits bancaires - ici prénomé BAN (pour BANQUE) - et celui des paiements en classe - ici prénomé ENV (pour ENVELOPPE). Si vous ne connaissez pas l'abréviation de vos journaux, tapez ? dans la case Journal et vos différents journaux apparaîtront. Ensuite, exportez chacun de vos journaux en cliquant sur Transférer. Reproduire cette opération autant de fois qu'il y a de journaux en y indiquant la bonne abréviation. ProEco crée les fichiers HFin.dbf et LFin.dbf dans le répertoire Transfert vers ComptEco. Le répertoire de transfert est ainsi prêt à être utilisé par ComptEco. ProEco complète alors le thème 18 (Paiements) de l’onglet Frais de la fiche de chaque élève.

A certains moments, il est utile d'adresser des rappels aux parents dont le compte des enfants accuse un solde, éventuellement supérieur à une certaine somme. Voici comment sélectionner les élèves dont le solde est (par exemple) supérieur à 10 € Par le menu déroulant « élèves », accédez aux « Paramètres élèves », puis à l’onglet « comptabilité » Indiquez-y le montant "jugé négligeable". (Dans notre exemple, 10 Euros) N'oubliez pas de confirmer par OK Vous constatez l'effet de cette nouvelle donnée sur les feux de sélection qui se trouvent dans la fiche de chaque élève Voici comment sélectionner les élèves en focntion de la couleur du feu "Compta". Par l'écran de sélection habituel, prenez l'onglet vertical "Feux / Doc" . Le croisement de la colonne V ou O ou R avec la ligne "Compta" fera en sorte que vous sélectionnez les élèves qui ont un solde inférieur à 10€ , égal ou supérieur à 10€. (solde défini dans les paramètres ci-dessus)

Attention, pour pouvoir encoder les paiements en classe (appelé également "Enveloppes"), vérifier que votre ProEco est correctement paramétré : Elèves / Paramètres Elèves, onglet Comptabilité : choisi le type 4 dans la case Type de gestion paiements dans ProEco : Lorsque les parents paient le montant des notes de frais en liquide à l'école, il faut passer par cet outil pour encoder ces paiements. Chaque paiement sera ainsi recopié dans la fiche de l'élève dans le thème 18. Après avoir sélectionné les élèves concernés par l'enveloppe, choisir Elèves / Gestion des Frais / Encodage des Paiements en Classe. Choisir la bonne sélection, et cliquer sur Encodage des Paiements Dans la fenêtre d'encodage de l'enveloppe, indiquer l'intitulé (ici xxxxxx) que vous donnerez à l'enveloppe ( 1 ), ainsi que le montant total ( 2 ). Ensuite, répartissez ce montant entre les élèves de la sélection ( 3 ) et indiquez si nécessaire une remarque ( 4 ). Après encodage du montant, dans la colonne Reste, la case devient : noire pour un solde restant à payer = 0,00 euro verte pour un solde restant à payer < 0,00 euro rouge pour un solde restant à payer > 0,00 euro Votre Total Enveloppe doit toujours correspondre au total que ProEco calculera au fur et à mesure des encodages, sans quoi il refusera sa création. Il vous reste à créer l'enveloppe en cliquant sur Créer ( 5 ). Les paiements ainsi encodés sont enregistrés dans le journal de caisse (ici ENV) et également dans le thème 18 de la fiche de l'élève. Vous pouvez imprimer un document reprenant l'ensemble des paiements de l'enveloppe en cliquant sur l'icône d'impression :

Ouvrir un journal de vente spécifique pour les notes de frais générées par ProEco. Nous l’appellerons, par exemple, « ELE » Ouvrir un journal financier de banque pour les paiements par banque. Nous l’appellerons, par exemple, « VIR » et il sera attaché au plan comptable par un n°550 xxx (à définir avec le comptable ComptEco) Ouvrir un journal financier de caisse pour les paiements en liquide (caisse). Nous l’appellerons, par exemple, « ENV » (cela nous rappelle l’argent reçu dans des enveloppes) et il sera attaché au plan comptable par un n°570 xxx (à définir avec le comptable ComptEco) Éliminer tout autre journal se trouvant dans ProEco (par défaut). Pour effectuer ces quatre opérations, travailler dans l’écran suivant : Pour modifier, supprimer des journaux, faire son choix en cliquant dans la première colonne puis utiliser les icônes. Pour créer un journal, utiliser l’icône Créer un sous-dossier à ProEco (par exemple : « Transfert ComptEco ») qui servira à recevoir les fichiers à transférer vers ComptEco. Aller dans le poste de travail et sélectionner le disque C : (si c’est là que se trouve votre ProEco) et le répertoire ProEco Se placer sur une partie vide de l’écran et effectuer un clic droit. Choisir « Nouveau …. Dossier » apparaît alors à l’écran. Modifier le nom pour qu’il devienne « Transfert ComptEco » et taper Enter. On peut alors quitter le poste de travail et revenir à ProEco Indiquer à ProEco le chemin vers ce sous-dossier [Transfert ComptEco] : Ecran [Elèves] / En cliquant sur " Parcourir " ( 1 ) , aller choisir le bon répertoire (ici [Transfert ComptEco] ) Veiller à travailler dans la bonne année comptable ( 2 ) Précisez que vous exportez les paiements vers ComptEco en prenant le choix N°4 ( 3 ) et vérifier également que les journaux sont les bons. (Un ? dans le champ vous donnera un choix). N'oubliez pas le OK ( 4 ) Lier les différents articles au Plan Comptable. Quand les noms des différents articles ont été encodés dans les différents groupes, il faut relier chaque article au plan comptable défini dans CompEco. Le n° de compte de chaque article sera encodé dans les mêmes écrans que ceux utilisés pour la création des articles. Ces N° seront attribués par la personne qui gère ComptEco.

Si vous utilisez le module « Frais » de ProEco, il est intéressant, à certains moments, de pouvoir facilement vérifier les soldes des familles. Conditions indispensables : Avoir composé les familles en utilisant le module de gestion des familles. Voir la fiche Effectuer la gestion des familles Avoir créer un tri sur les familles. Voir la fiche Créer un tri spécial familles Sélectionnez tous les élèves et cochez l’ordre de tri [Familles] Composez une liste rapide avec le champ Solde final et d’autres champs que vous désirez (nom de l’enfant, prénom, nom du responsable légal, .....). Pour une question de lisibilité, placez le champ [Solde final] en première place. Cliquez sur [Prévisualisation / Impression], et dans l’écran des options d’impression, cochez [Regroupement] [Totaux] [Totaux des montants] Vous pouvez aussi cocher [Liste centrée] et [Afficher les cadres] pour la beauté.

Après quelques années d’utilisation du module « Frais » de ProEco, il devient difficile d’éditer des documents ou des rappels explicatifs ; le nombre de mouvements à écrire devient vraiment trop important. Pour solutionner cette difficulté, nous vous proposons ce qui suit : I. Récupérer les documents nécessaires Se rendre sur le site www.infodidac.be, prendre la barrette [ProEco], puis [Fondamental]. Choisir , et cliquer sur . Puis, dans , prendre et télécharger Ensuite, enregistrer le fichier dans le sous-dossier [Docu] du ProEco : et II. La première fois, fin du mois d'août dans l'année qui se termine : sur une sélection de tous les élèves, même les "N" et les "X" faire tourner l'application téléchargée en I. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, après avoir effectué une choisir : Pour chaque élève, tous les mouvements (notes de frais et paiements) seront alors consignés dans un document facilement récupérable, puisque lié à la fiche individuelle de l'élève. Pour accéder à ce document : Ce document indiquera aussi la somme des notes de frais, la somme des paiements, et - par différence - le solde de l'élève à la clôture de l'année scolaire écoulée. Nous sommes donc prêts à archiver les données de ProEco , afin qu'elles ne paraissent plus sur les documents à éditer. En cas de contestation du solde initial, le document gardé dans le thème 33 nous servira de justificatif. III. Chaque année (donc aussi la première), fin du mois d'août archiver les données de ProEco, afin qu'elles ne paraissent plus sur les documents à éditer Après avoir fait une bonne sauvegarde de ProEco !!! dans l'année qui se termine : [Elèves] => [Gestion des frais] => [Utilitaires factures] => => IV. Chaque année (mais pas la première), fin du mois d'août garder trace des mouvements de l'année écoulée. dans l'année qui commence : Reprendre la procédure indiquée en II. Alors, les factures ou rappels de l'année en cours ne reprendront que : Un solde initial explicable par les archives du thème 33 Les mouvements de l'année précédente Les mouvements de l'année en cours Le solde final

Ce tableau reprend les recommandations à suivre lorsque vous voulez changer quelque chose dans l'organisation de la gestion des frais dans ProEco : Actions Conséquences Périodes recommandées Modifier l'année comptable active (paramètres élèves) Aucune conséquence dans ProEco Mais !!! pas dans Compteco !!!, où il s'agit de bien préparer l'ouverture comptable de l'année Chaque fois que l'on veut agir sur/consulter l'année voulue Ajouter des articles Néanmoins, organiser les groupes et les articles de manière cohérente. Ne pas oublier de compléter les informations comptables associées à l'article. Chaque fois que c'est utile Modifier le montant d'un article et/ou adapter le libellé Montant = montant par défaut pour les prochains articles à facturer Libellé = libellé utilisé pour la prochaine facture Attention à ne pas changer la signification de l'article (changement d'information comptable: numéro plan comptable, garderie ou pas, ...) Montant = n'importe quand; les prochains articles distribués aux élèves reprendront le nouveau montant. Le montant des articles déjà facturés est noté dans la facture. Libellé = n'importe quand si le changement est mineur (sans changement de signification). Le libellé des articles déjà facturés est noté dans la facture. Modifier le compte comptable d'un article Le compte sera modifié pour le prochain transfert compta des factures. Après le transfert si c'est un changement de compte, avant le transfert si c'est le bon n° de compte qu'il faut corriger. Supprimer des articles Vous ne pourrez plus utiliser ces articles pour les attestations garderies, vous ne pourrez plus transférer vers la compta les factures contenant ces articles. Lorsque les attestations garderies ont été calculées et la compta envoyée. Donc, uniquement sur les articles qui n'ont plus été utilisés dans cette année civile active. Archiver les données de l'année scolaire passée. (utilitaires) Plus moyen de réimprimer ces factures ou ces extraits de compte, ni de transférer vers la compta, ni de faire des statistiques, … Après l'impression des attestations garderies de l'année précédente, en avril. S'assurer aussi que toutes les infos (factures et paiements) ont été transférées avec succès dans la comptabilité

Vous savez qu’il est très utile (et obligatoire) d’archiver les notes de frais émises. Un moyen est bien sûr une nouvelle impression par ProEco ou la photocopie des notes de frais avant leur distribution aux élèves. ProEco propose un autre moyen plus rapide, plus économique et qui ne prend pratiquement pas de place dans vos archives. C’est la création d’un fichier au format PDF qui pourra être relu sans problèmes avec le programme « Acrobat Reader » (c’est le programme qui vous permet de lire les circulaires venant du ministère, les fiches se trouvant sur le site d’Infodidac, …) Comment faire ? Après avoir trié les élèves selon votre choix ; et une fois les articles attribués, la facturation définie, le contrôle par liste effectué, et la prévisualisation satisfaisante, appuyez sur le bouton [Imprimer] Et les factures originales ? Il suffira de retrouver le fichier PDF sur le disque dur et de l'imprimer.

Attention, pour pouvoir encoder les paiements par banque, vérifier que votre ProEco est correctement paramétré : Elèves / Paramètres Elèves, onglet Comptabilité : choisi le type 4 dans la case Type de gestion paiements dans ProEco : Lorsque les parents versent le montant des notes de frais sur le compte banque de l'école destiné à cela, il faut passer par cet outil pour encoder les extraits bancaires. Chaque paiement sera ainsi recopié dans la fiche de l'élève dans le thème 18. Elèves / gestion des frais / Cliquez sur "Encodage des paiements" Deux cas peuvent se présenter 1 - Une opération de votre extrait ne concerne pas un paiement de parent d'élève. Cette opération sera alors mise sur un compte d'attente. (c'est le trésorier du P.O. qui gèrera cette opération dans ComptEco) Vous encodez simplement le montant et ProEco saura qu'il faut placer cette opération en "Compte d'attente" Une ou plusieurs opérations concernent des paiements de parents d'élèves. Vous encodez le montant et appuyez sur Enter. Le curseur se place automatiquement après le ? dans la cellule Remarque. Une deuxième fois enter vous ouvrira un écran vous présentant les élèves ayant un montant de note de frais égal au montant encodé. Vous pouvez également entrer ici différents renseignements qui aideront à trouver pour quel élève le paiement a été fait. Par exemple les derniers chiffres de la communication structurée, le nom du responsable, ...... Vous pourrez également entrer ces pistes de recherche dans le champ "Données à rechercher" ProEco vous propose alors tous les élèves qui correspondent au critère de recherche. A vous de choisir . Votre choix réalisé est enregistré et ProEco est prêt pour recevoir un nouvel encodage. Créez l'extrait Les paiements ainsi encodés sont enregistrés dans le journal (ici de banque BAN) et également dans le thème 18 de la fiche de l'élève.

Quand vous utilisez l'encodage des frais en tableau dans ProEco, il y a moyen de faciliter cet encodage. Vos enseignants (gardiennes, surveillants, ...) vous fournissent des listes "papier" avec les noms des élèves, les quantités et / ou les montants des services. Vous devez dès lors recopier cela dans le tableau des frais. Un moyen d'éviter les erreurs lors de cet encodage est d'être certain que l'ordre des élèves de la liste "papier" soit identique à l'ordre proposé par ProEco dans le tableau. Pour cela, fabriquez les listes avec ProEco et obligez ceux qui effectuent les relevés des frais à les utiliser. Un autre moyen de vraiment avoir plus facile est d'utiliser des listes Excel. Ces listes (complétées par ....) peuvent être directement importées dans le tableau frais à la condition qu'elles soient exactement composées comme ProEco le demande. Composition de la liste dans ProEco Il est impératif que: - la première colonne de la liste contienne les matricules informatiques des élèves. - la première ligne contienne les numéros d'articles (1-05 , 4-12, ...) Exportez cette liste au format Excel dans un répertoire (dossier) de votre choix Compléter (ou faire compléter) les quantités ou les montants et sauvegarder le fichier sous le format .XLS. Choisir "Enregistrer sous" puis Classeur Excel 97-2003 " de façon à ce que le fichier enregistré aie l'extension .XLS (et pas une autre) Importez ce tableau Excel dans ProEco en utilisant: "Elèves/Gestion des frais/Importation des articles à partir d'un fichier Excel" Choisir si le fichier excel contient des montants ou des quantités. Ne rien importer dans les fiches élèves permet de ne pas effacer des données déjà encodées. Importer la valeur 0 dans les fiches élèves permet d’effacer les anciennes données et de les remplacer par 0. Si des données se trouvent déjà encodées dans l'onglet "Frais" des fiches élèves, le choix 3 effectuera une addition (nouvelles données = données déjà dans les fiches) Lorsque l'importation est terminée, ProEco vous montre les importations qui ont été effectués automatiquement.

Cette fiche explique le mécanisme de transfert des factures (notes de frais, compte individuel de l’élève...) quand on décide d’encoder les paiements dans ComptEco. Pour le transfert des paiements, se référer à la page Transférer les paiements des élèves vers ComptEco (fiche comment n°100). En dehors de ProEco Par le poste de travail du bureau de votre ordinateur, créer un nouveau répertoire sur le disque C qui accueillera les fichiers de transfert Une fois que ce répertoire est créé, le renommer en un nom compréhensible par tous les utilisateurs, ainsi " Nouveau dossier " devient " Transfert vers ComptEco ". C’est ce nom de répertoire que l’on écrira dans ProEco et dans ComptEco pour leur dire par quel intermédiaire ils communiquent. Si ComptEco n’est pas géré sur le même ordinateur, c’est ce répertoire qu’il faudra recopier via une clé USB par exemple sur l’autre machine. Dans ProEco Ecrire le nom du répertoire de transfert des fichiers dans le menu [Elèves / Paramètres Elèves] → Onglet [Comptabilité] Pour respecter rigoureusement l’orthographe, choisir le répertoire par le bouton [Parcourir] () Associer les numéros du plan comptable aux articles : prendre le menu " Elèves " → [Gestion des frais] → [Définition des articles] Ce tableau peut être imprimé sans les lignes vides pour être transmis au trésorier qui indiquera les numéros comptables à inscrire dans ProEco en regard des articles. Veillez à ce que les articles aient tous un numéro sous peine que le transfert contienne des erreurs. Quand le travail de la Gestion des frais (jusqu’à l’impression des factures) sera réalisé, on pourra alors exporter d’une part les élèves et d’autre part le contenu des factures : dans le menu " Elèves " → [Transferts] → [Transferts Elèves vers ComptEco] : Deux actions différentes sont réalisables : 1) l'exportation des élèves 2) l'exportation des notes de frais Exportation des élèves : Après avoir coché [Exporter les élèves ProEco] et choisi quels élèves sont traités, on clique sur le bouton [Transférer]. Le programme crée les fichiers [Client.dbf] et [Client.dbt] dans le répertoire préparé en début de cet article : ici [Transfert vers ComptEco]. Lors de ce transfert, ProEco inscrira également, dans la fiche des élèves exportés, leur matricule comptable et la date du transfert dans l’onglet [Divers] thème n° 15 : Exportation des Notes de frais (factures) : On peut laisser le programme choisir les factures non encore exportées ou bien cibler celles d’une seule facturation numérotées de ... à ... On connaît ces valeurs par le travail de la facturation, listes et statistiques... Cela permet de ne pas encombrer ComptEco avec trop de lignes comptables quand on encodera les opérations des financiers. Cliquer sur le bouton [Transférer]. ProEco crée les fichiers [HFac.dbf] et [LFac.dbf] dans le répertoire [Transfert vers ComptEco]. Le répertoire de transfert est ainsi prêt à être utilisé par ComptEco Dans ComptEco Ouvrir le dossier « Hors subventions ». Si nécessaire, créer un nouveau journal « VEN » qui accueillera les notes de frais. Par l’icône [Journaux] → [Nouveau] → VEN Dans le menu [Outils] → [Option] → [Ecole], cocher [J’utilise ProEco] et spécifier le répertoire pour les fichiers à récupérer. Choisir par le bouton Ensuite, par le menu [Action] → [Récupérations externes] → [Récupération des élèves]. Refaire les mêmes actions pour récupérer les factures. On peut alors encoder les paiements dans le journal financier, on y retrouve les élèves et leur note de frais. En encodant le montant, tous les élèves devant cette somme apparaissent, il suffit de choisir, le programme fait le reste, compta en partie double… On peut également faire une recherche par la touche F4 sur la communication structurée qui a été également transférée. Après ces encodages, le trésorier peut renvoyer l’information de l’état du compte de l’élève vers le ProEco du directeur en utilisant l’icône : Elèves → bouton Un fichier « soldetu.txt » est créé par ComptEco dans le répertoire habituel de transfert. Eventuellement, recopier le répertoire sur l’ordinateur du directeur s’il est différent de celui de la compta. On peut alors aller dans ProEco, par la même procédure qu’au début de ces explications : menu [Elèves] → [Transferts] → vers [ComptEco], action sur le dernier onglet à droite [Récupérations]. ProEco complète alors le thème 18 (Paiements) de l’onglet Frais de la fiche de chaque élève. Attention, suivant que vous ayez coché ou non [Laisser les paiements existants], les encodages éventuels manuels seront effacés ou non. C’est pourquoi il faut choisir soit l’encodage des paiements dans ProEco (fiche explicative à lire à la page Transférer les paiements des élèves vers ComptEco., soit choisir la procédure qui vient d’être expliquée dans ComptEco !

Afin de répondre aux obligations des écoles fondamentales à partir de la rentrée 2015, ce module de gestion des frais a fortement évolué. Préparer ProEco pour la facture-décompte : Frais-PE-Prepa.pdf ...mais s’en contenter serait perdre l’occasion de réfléchir au contexte... profitez de la formation d'Infodidac asbl ICI ! ...et le complément logique - voire indispensable - est la formation ComptEco d'Infodidac asbl ICI !

Dans l'écran de sélection, se trouvent déjà plusieurs tris mais il est possible d'y ajouter des tris personnalisés. Ces tris viendront ainsi s'ajouter dans cet écran pour être disponibles tout le temps. Dans le menu déroulant "Elèves", choisir "Tris et Critères libres" Choisir le tri suivant Donner un libellé au tri (nous choisissons ici d'ajouter un tri permanent sur l'adresse du responsable légal (la rue) Cliquer sur le # et choisir "Adresse du responsable" Cliquer sur OK Si vous prenez maintenant un écran de sélection, vous verrez que le tri "Adresse responsable" a été ajouté.