Transférer les notes de frais des élèves vers ComptEco​​

Cette fiche explique le mécanisme de transfert des factures (notes de frais, compte individuel de l’élève...) quand on décide d’encoder les paiements dans ComptEco. Pour le transfert des paiements, se référer à la page Transférer les paiements des élèves vers ComptEco (fiche comment n°100).

En dehors de ProEco

• Par le poste de travail du bureau de votre ordinateur, créer un nouveau répertoire sur le disque C qui accueillera les fichiers de transfert
  
• Une fois que ce répertoire est créé, le renommer en un nom compréhensible par tous les utilisateurs, ainsi " Nouveau dossier " devient " Transfert vers ComptEco ".
• C’est ce nom de répertoire que l’on écrira dans ProEco et dans ComptEco pour leur dire par quel intermédiaire ils communiquent.
  Si ComptEco n’est pas géré sur le même ordinateur, c’est ce répertoire qu’il faudra recopier via une clé USB par exemple sur l’autre machine.

Dans ProEco

• Ecrire le nom du répertoire de transfert des fichiers dans le menu [Elèves /  Paramètres Elèves] → Onglet [Comptabilité]
  Pour respecter rigoureusement l’orthographe, choisir le répertoire par le bouton [Parcourir] ()
  
• Associer les numéros du plan comptable aux articles : prendre le menu " Elèves " → [Gestion des frais] → [Définition des articles]
  
  Ce tableau peut être imprimé sans les lignes vides pour être transmis au trésorier qui indiquera les numéros comptables à inscrire dans ProEco en regard des articles.
  Veillez à ce que les articles aient tous un numéro sous peine que le transfert contienne des erreurs.
  
• Quand le travail de la Gestion des frais (jusqu’à l’impression des factures) sera réalisé, on pourra alors exporter d’une part les élèves et d’autre part le contenu des factures : dans le menu " Elèves " → [Transferts] → [Transferts Elèves vers ComptEco] :
  
  Deux actions différentes sont réalisables :
  1) l'exportation des élèves
  2) l'exportation des notes de frais
  
  1. Exportation des élèves :
     Après avoir coché [Exporter les élèves ProEco] et choisi quels élèves sont traités, on clique sur le bouton [Transférer]. Le programme crée les fichiers [Client.dbf] et  [Client.dbt] dans le répertoire préparé en début de cet article : ici [Transfert vers ComptEco].
     
     Lors de ce transfert, ProEco inscrira également, dans la fiche des élèves exportés, leur matricule comptable et la date du transfert dans l’onglet [Divers]  thème n° 15 :
     
  2. Exportation des Notes de frais (factures) :
     On peut laisser le programme choisir les factures non encore exportées ou bien cibler celles d’une seule facturation numérotées de ... à ... On connaît ces valeurs par le travail de la facturation, listes et statistiques... Cela permet de ne pas encombrer ComptEco avec trop de lignes comptables quand on encodera les opérations des financiers.
     
     Cliquer sur le bouton [Transférer].
     ProEco crée les fichiers [HFac.dbf] et [LFac.dbf] dans le répertoire [Transfert vers ComptEco].
     Le répertoire de transfert est ainsi prêt à être utilisé par ComptEco

Dans ComptEco

• Ouvrir le dossier « Hors subventions ».
  Si nécessaire, créer un nouveau journal « VEN » qui accueillera les notes de frais. Par l’icône [Journaux] → [Nouveau] → VEN
  
• Dans le menu [Outils] → [Option] → [Ecole], cocher  [J’utilise ProEco] 
  
  et spécifier le répertoire pour les fichiers à récupérer. Choisir par le bouton 
• Ensuite, par le menu [Action] → [Récupérations externes] → [Récupération des élèves].
• Refaire les mêmes actions pour récupérer les factures.
• On peut alors encoder les paiements dans le journal financier, on y retrouve les élèves et leur note de frais. En encodant le montant, tous les élèves devant cette somme apparaissent, il suffit de choisir, le programme fait le reste, compta en partie double…
  On peut également faire une recherche par la touche F4 sur la communication structurée qui a été également transférée.
  
• Après ces encodages, le trésorier peut renvoyer l’information de l’état du compte de l’élève vers le ProEco du directeur en utilisant l’icône :
  Elèves → bouton 
  
  Un fichier « soldetu.txt » est créé par ComptEco dans le répertoire habituel de transfert.
  Eventuellement, recopier le répertoire sur l’ordinateur du directeur s’il est différent de celui de la compta.
• On peut alors aller dans ProEco, par la même procédure qu’au début de ces explications : menu [Elèves] → [Transferts] → vers [ComptEco], action sur le dernier onglet à droite [Récupérations].
  
  ProEco complète alors le thème 18 (Paiements) de l’onglet Frais de la fiche de chaque élève.
  Attention, suivant que vous ayez coché ou non [Laisser les paiements existants], les encodages éventuels manuels seront effacés ou non.
  C’est pourquoi il faut choisir soit l’encodage des paiements dans ProEco (fiche explicative à lire à la page Transférer les paiements des élèves vers ComptEco., soit choisir la procédure qui vient d’être expliquée dans ComptEco !