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Demande des mots de passe Elle devra se faire par écrit au moyen du formulaire ProEco (Formulaire_MDP_FB_ProEco.pdf) et/ou du formulaire ComptEco (Formulaire_MDP_FB_ComptEco.pdf). Les mots de passe des comptes Firebird externes vous seront remis par Infodidac après réception du formulaire dûment complété. Installation Téléchargez le pilote ODBC en 32 bits ou en 64 bits (en fonction de votre version de Windows) et exécutez-le. Gardez les options d'installation par défaut. Si vous utilisez ComptEco Vous devrez créer vous-même les utilisateurs externes. Pour ce faire, dans le sous-répertoire prog de votre ComptEco, lancez le programme BD.exe et cliquez sur le bouton "Utilis. externes". Configuration Avec Windows XP : prendre le panneau de configuration, outils d'administration, sources de données (ODBC), onglet source de données utilisateur ou système (à votre meilleure convenance). Avec Windows Vista : prendre le panneau de configuration, options supplémentaires, ODBC, onglet source de données utilisateur ou système (à votre meilleure convenance). Cliquez sur le bouton "Ajouter". Les zones importantes sont : Data Source Name (DSN) : nom du lien ODBC, c'est la référence à utiliser dans votre programme externe. Description : libre, mettre ce que vous voulez. Database : mettre le nom du serveur suivi du caractère ":" et le chemin d'accès au fichier base de données (.FDB). A moins d'être sur le serveur, le bouton "Browse" ne vous sera d'aucune utilité. Où trouver dès lors l'information ? Ouvrez, dans le bloc-notes de Windows, le fichier "serveur.txt" qui se trouve à la racine du répertoire ProEco/CptEco et regardez les valeurs des lignes "Host" et "DirPrinc". La zone Database doit être formée comme ceci : <Host>:<DirPrinc>\chemin_dans_proeco_compteco. Remarque : dans le cas d'un serveur linux, cette zone est sensible à la casse ! Database Account : Choisissez dans le tableau ci-dessous celui qui vous convient le mieux (xxxx doit être remplacé par votre numéro de licence). Lecture uniquement Lecture et écriture ProEco IDDxxxxL IDDxxxxE ComptEco CPTxxxxR CPTxxxxRW Password : celui qu'Infodidac vous aura fourni. Character Set : toujours mettre "NONE". En bas, à gauche, pour "Dialect", vérifiez bien que c'est "3" qui est sélectionné! Finalement, cliquez sur "Test connection" pour vérifier que tout fonctionne bien.

Voici la vidéo qui a soutenu la présentation "bonnes pratiques dans la gestion des frais" donnée en mai 2018. Facturation_Eleves_bonnes_pratiques ².mp4

ATTENTION : les versions 3.x.x de Firebird ne sont pas, à l'heure actuelle, compatibles avec ComptEco/ProEco. Téléchargez le programme d'installation en 32 bits ou en 64 bits (en fonction de votre version de Windows) et exécutez-le. NB : si les liens de téléchargement ne fonctionnent pas, vous pourrez trouver les programmes d'installation à cette adresse. configurer l'installation de manière identique aux captures d'écran suivantes : Remarques Vérifier que le service Firebird est actif (vous aurez aussi la liste des machines distantes utilisant le service Firebird) : c:\>netstat -an | findstr 3050 Idem avec résolution des noms (cela peut prendre un peu de temps avant de répondre) : c:\>netstat -af | findstr 3050

Le mode d'emploi de CloudEco est consultable à cette adresse : https://www.infodidac.net/cloudeco/

Certaines informations de cet article peuvent également servir pour Bob :

La zone CodeAna est une chaîne de 20 caractères composée de 11 parties analytiques séparées par des « ; ». Ces 11 parties analytiques sont positionnels, c-à-d que si vous utilisez la 3ème partie sans utiliser les 2 premières, vous devez l’indiquer en commençant par « ;; ». P.Ex. : « ;;Critère3 ». Comme 20 caractères c’est très peu, pensez à utiliser de préférence les 1er paramètres analytiques pour la facturation des frais élèves. Si vous utilisez ComptEco La 1ère partie représente un code répartition parmi ceux que vous avez défini dans ComptEco par le menu Outils/Répartitions Analytiques. Les parties 2 à 11 sont les 10 critères analytiques (en 1 caractère) que vous avez définit dans ComptEco par le menu Outils/Critères Analytiques. Exemple : « REP1» : vous utilisez la répartition REP1 « REP2;;F » : vous utilisez la répartition REP2 avec le 2ème critère analytique disant p.ex. que c’est un article <F>acultatif. Si vous utilisez Bob Vous devez définir, dans Bob, un (des) plan(s) analytique(s) avec les noms qu’a prédéfini ProEco. Ces noms sont dans l’ordre : REP,CRIT1,CRIT2,CRIT3,CRIT4,CRIT5,CRIT6,CRIT7,CRIT8,CRIT9,CRITA. Dans chaque plan analytique, vous ne pouvez avoir que des valeurs de maximum 5 caractères

ProEco génère des fichiers compréhensibles par Bob. Il faut, une fois le transfert depuis ProEco terminé, préparer l'intégration dans Bob. Pour cela, il faut créer un répertoire LINK dans le dossier (répertoire) de votre bob50, et dans ce dernier un répertoire du nom de votre dossier et y copier le fichier Client.dbf (et client.dbt pour le mémo si vous le souhaitez) pour l'importation des élèves, ainsi que Lfac.dbf et Hfac.dbf pour l'intégration des notes de frais. Ex: dossier = 01 => chemin = "C:\BOB50\Link<01". Lors de la première récupération sous bob50 SQL, ou après toute nouvelle installation, il faut introduire le chemin du répertoire LINK dans le fichier BOB.ini du répertoire de votre bob50, dans la zone des chemins des répertoires utilisés par BOB50 Ex: [DIR] … LINK=C:\BOB50\LINK Il faut ensuite lancer les deux petits fichiers de commande BobInEleves.bat et BobInFac.bat que nous vous avons fournis et qui doivent se trouver dans le répertoire de Bob pour intégrer les données, ils font appel à un module externe de Bob qui va réaliser le transfert. BobInEleves.bat permet l'importation des élèves alors que BobInFac.bat importe les notes de frais. Si vous ne disposez pas de ces deux fichiers vous pouvez nous les demander ou alors les créer vous-même en créant un nouveau fichier avec votre éditeur de texte (notepad) et en enregistrant les fichiers dans le répertoire de Bob (là où se trouve le fichier Bob.exe). Voici leur contenu: BobInEleves.bat : BOBLINK /USR= UTILISATEUR /CIE= COMPAGNIE /MNF=CLIENT.DBF /MOD=CUSTOMER /EMPTYFIELD BobInFac.bat : BOBLink /USR=UTILISATEUR /CIE=COMPAGNIE /HDF=HFac.dbf /LNF=LFac.Dbf /MOD=ENTRYSAL où UTILISATEUR de USR=UTILISATEUR doit être remplacé par votre code utilisateur et DOSSIER de CIE=DOSSIER par la référence du dossier de votre société.

Principes Le transfert des données vers le logiciel de comptabilité peut avoir deux buts différents : soit transférer uniquement les élève, pour faire la facturation dans le logiciel comptable (Bob), les frais ne sont alors PAS gérés dans ProEco soit transférer les élèves ET les factures, ProEco ayant servi de "module de facturation" au logiciel de comptabilité (Bob) Ce dernier doit alors gérer la suite du processus : on y retrouvera les factures générées par ProEco dans le journal de vente, et dans la fiche du client (élève). Les paiements seront encodés (ou récupérés via fichier VCS/CODA) dans le logiciel comptable. Vous pourrez alors faire les exploitations comptables classiques : balances clients, échéanciers, rappels, ... en fonction des possibilités du logiciel comptable. Avant de lancer le transfert, vérifiez les paramètres dans Elèves/Paramètres Elèves, onglet Comptabilité : le n° ProEco, le répertoire d'envoi, le code du journal de vente, l'adresse élève à exporter. Si vous souhaitez travailler dans Bob avec le nom de l’élève et non celui du responsable, veuillez cocher la case nom à transférer : de l’élève, veuillez également vérifier, si vous gérez les notes de frais dans proeco, que l’abréviation du journal de vente de Bob correspond bien à ce qui est renseigné dans la zone correspondante de cet écran. Pour ceux qui doivent faire des transferts à partir de plusieurs ProEco différents vers un même dossier comptable ComptEco (ou Bob), veillez à avoir, dans les paramètres de configurations élèves de chacun des ProEco, un « N° de ProEco pour Comptabilité » différent ainsi que des journaux différents. Par exemple, dans le 1er ProEco, on aurait un journal Notes de frais VE1 et dans le 2ème ProEco, un journal VE2. Le transfert lui-même (Elèves/Transferts/Transferts Elèves vers BOB) Transfert Elèves (onglet "Exportation des Elèves") Le programme de transfert vers Bob permet de transférer les élèves vers le logiciel comptable. Il génère automatiquement un matricule comptable, pour l'élève qui n'en a pas, du type : "E" + n° ProEco + matricule informatique élève sur 6 chiffres. NB : Pour effectuer ce transfert, il vaut mieux être le seul à exploiter les élèves dans ProEco, car il doit mettre à jour la date d'exportation et donc bloquer la fiche élève. Choix des élèves Le cadre "Quels élèves" permet de préciser quels élèves doivent être transférés. Attention, au cas où vous transférez également les factures (voir après), il est indispensable que tous les élèves concernés par les factures soient dans le logiciel comptable. Outre le choix des écoles lorsque ProEco gère plusieurs écoles, vous pouvez restreindre le nombre d'élèves : tous les élèves : même les prochains (P) et les sortis (N) élèves de la sélection active : uniquement disponible s'il y a une sélection active uniquement les élèves présents : sans les prochains (P) ou les sortis (N) uniquement les nouveaux élèves : ceux qui n'ont pas encore été transférés (c'est à dire sans matricule compta) uniquement les élèves concernés par les factures : factures concernées par l'exportation des notes de frais, voir ci-après Pour les utilisateurs de Bob (attention, ces paramètres sont différents si vous êtes utilisez ComptEco) Laissez toujours coché « transférer le mémo » sauf, si vous utilisez la partie « Mémo » du signalétique client pour vos élèves. Ce mémo contient des commentaires. (p.ex : critères de sélection, classe, date inscription…) Le bouton « conversion » permet, de transférer la situation de l’élève dans l’école via une table de conversion dans laquelle l’utilisateur devra mettre en rapport les « Années/Classes » de ProEco avec les « Catégories » Bob qui pourront être utilisées ultérieurement lors de sélections (exemple : 3 TQ a MECA --> 3TM). L'activation de la case à cocher " Initialise la catégorie des élèves sortants Bob" plus la définition du contenu "zone catégorie par défaut" permet d'effectuer un transfert pour tous les élèves en les mettant dans la catégorie (classe) ZZZ par défaut, donc en les sortant automatiquement de l'école. Il suffit ensuite de refaire un transfert sans cocher cette option et uniquement pour les élèves présents et ainsi Bob est actualisé automatiquement en ce qui concerne votre population scolaire. Transfert Factures (onglet « exportation des notes de frais ») Il permet également d'exporter dans un journal de vente les factures générées : cocher "Exporter les notes de frais" Différentes possibilités sont prévues pour choisir les factures à exporter : année comptable : année civile des factures à exporter : à importer dans la bonne année comptable. factures non encore exportées : la procédure normale factures numérotées de à : permet de recommencer une exportation qui s'est mal passée Les numéros de plan comptable associés aux différents articles des factures ont été définis dans la configuration des articles. S'il manque un n° comptable à un article exporté, le transfert s'arrête et demande de compléter l'article. Néanmoins, la possibilité d'associer d'autres numéros comptables grâce à une table de correspondance a été maintenue. Il suffit de cocher "Associer n° comptables par table de correspondance". Dans ce cas, à la fin du transfert, le logiciel vous propose donc de lui indiquer ces numéros. Si vous voulez utiliser l’analytique, consultez l’annexe 1 pour savoir comment remplir cette colonne, sinon laissez à blanc. Les fichiers Client.dbf et Client.dbt (pour les élèves), LFac.dbf et HFac.dbf (pour les factures) sont les fichiers de transfert à intégrer dans le logiciel de comptabilité.

Installation du programme après téléchargement : Placer le fichier .exe téléchargé dans le répertoire où se trouve le Logiciel Entité Double cliquer sur le fichier exe Attention !! Si Windows 10 : Cliquer sur "Informations complémentaires" Puis sur le bouton "Exécuter quand même" Préciser (en utilisant le bouton "Parcourir") le répertoire où se trouve le Logiciel Entité Appuyer sur le bouton "OK" Application d'une mise à jour logicielle Pour mettre à jour la version précédente dans laquelle vous avez déjà encodé vos chiffres et/ou appliqué manuellement vos restructurations d'écoles/implantations : Lancer le xls de la nouvelle version. Dans la feuille "Initialisation", sélectionner votre entité et appuyer sur "Mise à jour" Sélectionner votre fichier précédent. Le Logiciel renommera l'ancien en "Sauvergarde..." et le nouveau reprendra le nom précédent. Adaptation de la liste des écoles et implantations Pour mettre à jour la liste des implantations de l'Entité : Se placer sur la feuille "Populations" Appuyer sur Ctrl-Maj-Z, ce qui active les premières lignes et des boutons d'action Sélectionner une colonne et appuyer sur le bouton d'action voulu (Ajouter Ecole, Enlever Ecole) Compléter les cellules en rose de la feuille "Populations" Compléter la liste des écoles (feuille "Adresses") après avoir déprotégé la feuille à l'aide du bouton concerné. Fichier de "Septembre" Le fichier de Septembre est là pour imprimer la FE3-A : Vous pouvez partir du fichier d'octobre (faire la mise à jour après l'avoir recopié et renommé) et modifier les infos spécifiques ou repartir du fichier de Septembre déjà préparé pour cette année scolaire (mise à jour). Préparation nouvelle année scolaire Pour créer un nouveau fichier (généralement en janvier) : Lancer le xls de la nouvelle version. Dans la feuille "Initialisation", sélectionner votre entité et appuyer sur "Nouvelle année scolaire (15/1)" Information Feuille "Populations" : Les cellules en turquoise doivent être remplies pour que les calculs de base soient complets. Lignes 6 et 7 : Indiquer Ecole si les données concernent une école Sinon dans le cas d'une implantation, Cpt Glob ou Cpt Sép suivant le comptage Petite indication : En ligne 1, l'identifiant indiqué correspond au n° FASE de l'école suivit du n° d'implantation En cas de problème Macros "non protégées" : Pour que le logiciel fonctionne correctement, il faut activer les macros n'hésitez pas à nous contacter

La mise à jour de Firebird est-elle nécessaire ? Pour vérifier la version de Firebird, dans ComptEco, prenez le menu ? / Récapitulatif. Dans ProEco, c'est le menu Aide / Récapitulatif technique. La version conseillée par Infodidac est la version 2.5.9. Si ce n'est pas votre cas, vous pouvez faire la mise à jour. ATTENTION : les versions 3.x.x de Firebird ne sont pas, à l'heure actuelle, compatibles avec ComptEco/ProEco. Préliminaires Cette opération doit se faire sur le serveur (le PC où se trouve ComptEco/ProEco) et vous devez avoir les droits administrateurs sur ce serveur. Vous devez vous assurer que personne n'utilise ni ComptEco, ni ProEco. Vous devez vous assurer d'avoir une version récente de ComptEco/ProEco, sans quoi vous risquez de faire une mise à jour de Firebird avec une ancienne version de ce dernier. Si ces 3 conditions ne sont pas réunies, postposez l'opération. Faire la mise à jour Commencez par arrêter proprement le service Firebird : Prenez le panneau de configuration de Windows et sélectionnez "Firebird Server Manager" et cliquez sur le bouton "Stop". Continuez par la désinstallation de l'actuelle version de Firebird : Dans le panneau de configuration, sélectionnez "Programmes et fonctionnalités". Là, cliquez-droit sur la ligne Firebird et prenez "Désinstaller". Toujours sur le serveur, relancez ComptEco/ProEco. Pour ce faire, vous devez cliquer-droit sur CptEco.exe/ProEco.exe et sélectionner "Exécuter en tant qu'administrateur".

Introduction Réorganiser une base de donnés Firebird se fait en faisant un backup et, immédiatement après, un restore. Le backup Dans ComptEco, prenez le menu Actions / Backup. Cela va prendre quelques secondes et ComptEco vous informera finalement dans quel répertoire le fichier backup a été créé. Le fichier s'appelle nn-aaaa-mm-jj_hh-mm-ss.FBK.bz2 où nn représente le numéro du dossier comptable et le reste représente la date et l'heure suivi de la double extension FBK.bz2. Fermez ComptEco et assurez-vous que personne d'autre n'y rentre, le temps de la restauration. Le restore Dans le répertoire \CptEco\Prog, lancez le programme BD.exe. Cliquez sur le bouton "Restaurer". Sélectionnez le bon fichier backup : ouvrez le sous-répertoire backup puis le fichier nn-aaaa-mm-jj_hh-mm-ss.FBK.bz2 dont il était question ci-dessus.