Editeur responsable

Il arrive, pour diverses raisons, que vous ne retrouviez pas un élève ou un enseignant dans ProEco, alors que vous êtes certain qu'il s'y trouve. Prendre un écran de sélection et prendre une nouvelle sélection; choisir 1 "Sélection par Noms" Vous avez ainsi à la sélection par noms que vous ouvrez. Si vous ne trouvez pas l'élève ou l'enseignant recherché en entrant son nom en 3, cliquez sur "Sélection tous" (2) et entrez de nouveau son nom.

L’historique de l’élève est une donnée INDISPENSABLE dans l’encodage de l’élève. Il comprend des données indispensables à la transmission des données à l’Administration, par exemple lors des comptages des 30 septembre et 15 janvier. Il s’agit en quelque sorte de la … « traçabilité » de l’élève et celle-ci doit être précise dans son encodage. La ligne historique se crée automatiquement à la fin de chaque année scolaire lors de l'encodage des résultats des élèves (dans "Elèves / Résultat de délibérations") (voir fiche n°41) Il reste malgré tout quelques situations où l'historique d'un élève doit être encodé manuellement, c'est le cas lors de son inscription et de la création de sa fiche dans ProEco. Création de l'historique à l'inscription Principe de base : il faut toujours et DANS TOUS LES CAS encoder au minimum l’année scolaire précédente complète même si l’enfant n’était pas scolarisé ! Exemple : pour TOUTES les inscriptions durant l’année scolaire 2012/2013 il faut encoder la ligne scolaire 11/12, pour celles de 2011/2012, il faudra encoder la ligne 10/11 … Il ne faut donc JAMAIS encoder l’année scolaire en cours sauf pour un élève qui arrive en cours d'année (voir le point 3 ci-dessous) Plusieurs situations sont possibles : EN DEBUT D’ANNEE : toute première entrée à l’école des petits de maternelle (ils n’étaient donc pas scolarisés l’année scolaire précédente). Pour illustrer l’encodage nous allons prendre l’exemple d’un élève qui entre pour la première fois à l’école au 1er septembre 2012. Dans l'historique, à son inscription, Le feu devient vert : vous avez bien fait votre travail ! vous encodez l’année 11, le 12 venant automatiquement lorsque vous avez tapé 11 ( 1 ). Ne vous souciez pas du feu rouge qui apparaît. vous encodez A ( 2 ) pour signifier qu’il était dans « Autre chose » qu’une école durant cette année 2011/2012 et vous ajoutez qu’il était NOSC = non scolarisé ( 3 ) vous encodez alors les dates de début et de fin de cette année scolaire 11/12 ( 4 ) EN DEBUT D’ANNEE : un élève arrive d’une autre école : Vous devrez donc mentionner de quelle école il s’agit. Comment trouver le code d’une école ? Dans le champ qui suit le E, ensuite tapez un point d'interrogation (?) Apparaît la fenêtre suivante : En utilisant au mieux ces critères, vous faciliterez le choix de l’école pour autant qu’elle soit dans votre liste. Si vous ne la trouvez pas, cliquez alors sur "Créer" Vous aurez alors une fenêtre pour créer un nouveau code. TOUS LES CHAMPS ROUGES doivent y être complétés Remarque : vous ne pouvez JAMAIS modifier un code existant !!! Pour cet exemple, l’élève arrive en P4 au 1er septembre 2012. Il faut donc : créer une ligne 11/12, indiquer qu’il était dans une école : encoder E indiquer cette école était l’école Ste Ursule (code 00116) indiquer qu’il y était en P3 ne pas oublier : indiquer qu’il a réussi sa P3 : tapez A. S’il ne l’avait pas réussie, vous encodez C (= Echec) Ensuite, en passant de case en case, apparaîtront automatiquement : les dates de début et de fin de cette année le cours de seconde langue qu’il y a suivi (dans ce cas, en région bruxelloise et à partir de P3, le cours de néerlandais = N) le cours de religion (ici celui de religion catholique = C) qu’il était un élève régulier (R) Tant que le feu n’est pas vert : il y a erreur d’encodage, et il faut corriger ! Contactez éventuellement une personne ressource. ARRIVEE D’UN NOUVEL ELEVE EN COURS D’ANNEE (exemples : un petit nouveau en maternelle, un déménagement…) C’est le seul cas dans lequel, il vous faut encoder une partie de l’année scolaire en cours. Vous appliquez OBLIGATOIREMENT le principe de base : encoder l’année scolaire précédente complète comme expliqué ci-dessus. Comme il ne peut y avoir de coupure dans la continuité du cursus scolaire : vous encodez une deuxième ligne : celle de l’année scolaire en cours mais avec comme date de début d’année le 01/09 et comme date de fin, la veille de l’arrivée de l’élève vous indiquez A et NOSC pour un petit qui entre pour la première fois à l’école ou E et son année, (+ le A pour année réussie) si c’est un élève qui arrive d’une autre école. En utilisant au mieux ces critères, vous faciliterez le choix de l’école pour autant qu’elle soit dans votre liste. Si vous ne la trouvez pas, cliquez alors sur "Créer". Vous aurez alors une fenêtre pour créer un nouveau code. TOUS LES CHAMPS ROUGES doivent y être complétés ! Pour illustrer cela, voici deux exemples correctement encodés : Exemple 1 : un élève qui entre, pour la première fois, en maternelle le 5 novembre 2011 : on lui a encodé à l'inscription : la ligne 1 pour l’année précédente complète, soit l'année 10/11 la ligne 2 pour la période du 01/09/11 au 04/11/12, soit la veille de son arrivée. La ligne 3 a été crée automatiquement par ProEco en fin d’année (voir début de la fiche) Exemple 2 : un élève qui arrive en 3e primaire en cours d’année (par exemple le 17 avril 2012) suite à un déménagement : même procédure que ci-dessus. Vous aurez constaté que ces 2 exemples sont les seuls cas où nous aurons deux lignes historique pour une même année scolaire et c’est normal car ces deux élèves ont connu deux « localisations » au cours d’une même année scolaire. Pour rappel : le petit feu doit toujours être VERT. Le feu orange ou rouge signale une erreur à corriger tout de suite !

Il existe deux moyens de contrôler automatiquement toutes les fiches "Elèves" afin de vérifier que tous les renseignements nécessaires pour l'administation sont bien présents. A. Soit via les feux de vérification : Vérification fiche par fiche En arrêtant le pointeur de la souris sur les carrés rouges, ProEco indique quelles sont les erreurs repérées. Le rouge indique que des renseignements importants sont manquants ou erronés. Ils doivent être OBLIGATOIREMENT complétés et/ou corrigés. L'orange indique également une erreur ou une absence d'encodage. Le vert signale que les renseignements indispensables sont bien encodés. Il est aussi possible de vérifier l'historique (Hist) de l'élève et de connaitre directement l'état du solde de son compte (Compta). Comment sélectionner directement toutes les fiches incomplètes Prendre une nouvelles sélection Cliquer sur l'onglet à droite "Feux / Documents"... ... pour obtenir l'écran suivant: Si on coche par exemple "Fiche ProEco" dans la colonne rouge, on va sélectionner tous les élèves dont le feu "Fiche ProEco" est rouge. Remarque: Si on veut mieux distinguer les couleurs des feux, on peut aller dans Autres - Paramètres ProEco - onglet Paramètres Utilisateurs et cocher "Afficher V/O/R sur les feux de vérification". Ne pas oublier d'entériner ce paramètre en cliquant sur OK en bas à gauche. B. Soit, après avoir réalisé une sélection d'élèves, via la vérification dans Elèves - Utilitaires - Vérification des fiches élèves : Cocher les vérifications à réaliser : Vérifier la fiche Elève et/ou Vérifier les Historiques : En cliquant Faire la Vérification, ProEco vous indiquera soit : qu'il existe des fiches à corriger, vous pouvez les mettre en sélection J : que les fiches sélectionnées sont correctes : N'hésitez pas à procéder tout au long de l'année scolaire à ce type de vérification !

Il est évidemment possible d'encoder les renseignements élèves par élèves dans chaque fiche. Mais il existe un moyen beaucoup plus rapide de procéder: modifier automatiquement une donnée pour un ensemble d'élèves en utilisant les "Modifications automatiques". Attention car une utilisation non réfléchie effectuera des modifications non désirées dans chaque fiche. Si ces modifications remplacent les renseignements déjà encodés, ceux-ci seront irrémédiablement perdus. Il est de loin préférable d'effectuer une sauvegarde de ProEco avant de se lancer dans ces modifications automatiques. Faire la sélection des élèves concernés Dans le menu déroulant Elèves, choisir Modification automatique Choisir la donnée à remplir ou à modifier en cliquant sur Ici, mettre le cours de Religion/Morale à "C" (Catholique) Accepter en cliquant sur OK La donnée à modifier s'est inscrite. Choisir la valeur que l'on veut voir apparaitre. (Ici, la valeur "C" car dans ce champ de la fiche élève ne peuvent apparaitre que les lettres C, M, I, J, P ou O). Bien faire attention à ce que cette modification va s'appliquer à tous les élèves sélectionnés. Si je ne spécifie pas que le changement doit se faire "seulement si la donnée est égale à...", ProEco écrira un "C" dans le champ spécifié chez tous les élèves de la sélection. Si cette case n'est pas cochée, c'est qu'on accepte la modification pour TOUS les élèves sélectionnés. La cocher est donc une sécurité supplémentaire. En laissant coché "Uniquement pour tester", vous pourrez voir les modifications qui seront apportées aux fiches et ainsi de vous en rendre avant de les effectuer réellement. Cliquer sur Lancer

Un élève qui a fréquenté l'école ne peut pas être supprimé. Nous sommes donc dans le cas où un élève est inscrit mais n'a jamais fréquenté l'école. Cet élève se trouve dans les Prochains élèves (en P) et vous savez qu'il ne viendra pas dans votre école cette année. Sélectionner cet élève et ouvrir sa fiche. Pour supprimer définitivement un élève "P", vous devez connaître son matricule informatique. Ce numéro, attribué automatiquement pas ProEco lors de la création d'un nouvel élève, se trouve en gris, au-dessus de sa fiche. Dans le menu déroulant Elèves, prendre Suppression Entrer le matricule informatique puis cliquer sur OK

Cette fiche NE CONCERNE PAS les élèves qui quittent l'école le 30 juin et ne reviennent pas au 1er septembre suivant. Il s'agit donc de sortir de l'école durant l'année scolaire, un élève déjà immatriculé qui change d'école suite à un déménagement,... Sélectionner l'élève qui sort et le prendre en "Modification". Cliquer sur la porte de sortie. Encoder la date de sortie. L'élève passera sous statut "N" (Non). Sa fiche restera accessible mais il ne sera plus repris dans vos prochaines listes. Si vous gérez plusieurs écoles et que l'élève part vers une des autres écoles que vous gérez, choisissez l'icône suivante.

Cette fiche concerne les élèves présents au 30/06 et qui ne sont pas revenus à l'école à la rentrée de septembre (càd des élèves sur lesquels on comptait et qui ne sont pas là à la rentrée; des élèves dont les parents vous ont notifié le changement d'école pour la rentrée prochaine ) Dans l'année scolaire en cours, en septembre: simplement remplacer le niveau/année (M1, ....P1, P2, ...) par X L'année X est une année "frigo" dans laquelle sont placés les élèves annoncés ou constatés comme "partants". Mais ils pourront être récupérés et replacés dans l'année adéquate tout au long de l'année scolaire. L'élève n'est pas là le 01/09, vous avez indiqué X; il arrive après que vous avez encodé X, ... indiqué P1, ... à la place du X Vous préparez la prochaine année scolaire et des parents vous ont avertis que leur enfant ne reviendrait pas en septembre prochain. Condition indispensable pour effectuer cette sortie Avoir effectué "Ouverture, clôture année scolaire - Partie 1" (voir fiches Comment 29 et 35) NE PAS UTILISER la porte de sortie (Elle doit être utilisée uniquement pour sortir un élève en cours d'année). Se placer dans l'année scolaire suivante. (voir fiches Comment 29 et 35) Sélectionner l'élève Prendre sa fiche en modification. Changer son Niveau/Année en X (M1, M2, M3, P1, P2,... dans l'enseignement ordinaire ou M, P,... dans le spécialisé devient X) Remarque Les élèves de P6 qui ne redoublent pas passent automatiquement dans l'année X. Il ne faut donc rien faire pour eux.

Dans le fondamental ordinaire, un élève qui revient doit obligatoirement reprendre le même n° matricule qu’il avait au moment de son départ. Premier cas : cet élève a déjà été encodé antérieurement dans ProEco Deux situations possibles : L'élève se trouve encore dans mon fichier mais avec le statut N ou dans les élèves en Niveau X Sélectionnez l'élève Prenez 'modification' et cliquez sur l'icône L'élève est déjà passé dans le fichier des Anciens Elèves. Vous faites comme si vos encodiez un nouvel élève (création). ProEco vous annoncera que cet élève est dans la base de données des anciens. Vous suivez alors les indications. Deuxième cas : cet élève n'a jamais été encodé dans ProEco Comme vous devez conserver le numéro matricule qu'il avait, prenez "Elèves" dans la barre des menus (et pas l'onglet "Elèves") puis Utilitaires et Premier encodage - Reprise registre Matricule. La fenêtre qui s’ouvre vous permet d’encoder la création de l’élève en indiquant vous-même le numéro matricule que cet élève avait au moment de son départ et que vous aurez retrouvé dans votre registre matricule.

Lors de l'inscription Prendre Elèves/Création Si l'enfant possède une carte d'identité électronique et que vous avez un lecteur de carte, introduisez la carte dans le lecteur et cliquez sur : certaines informations se complèteront automatiquement Complétez les différents champs Le nom: première lettre majuscule, le reste en minuscule (comme dans la composition de famille ou la carte d'identité) Choisissez "Statut Provisoire" L'année scolaire est celle dans laquelle l'enfant est supposé rentrer. (à modifier si nécessaire) La date d'entrée prévue n'est pas une date officielle mais une estimation, une prévision. (Si l'enfant a déjà fréquenté l'école et est dans Proeco, vous aurez un message vous demandant ce que vous désirez faire) Cliquez sur "Création de cet élève" L'élève est maintenant créé. Vous pouvez voir et compléter sa fiche en cliquant sur "Compléter les élèves créés" ou en le sélectionnant par l'écran de sélection. Dans la fiche de l'élève, profitez de la présence des parents pour introduire les renseignements les concernant à l'aide de la carte d'identité en cliquant sur dans l'onglet parents. Lors de l'entrée effective de l'enfant dans l'école Quand l'enfant entre effectivement dans l'école (il est présent dans une classe), il est impératif de l'immatriculer. Sélectionner l'enfant et cliquer sur la première porte. Complétez la date d'entrée exacte. L'enfant reçoit automatiquement son matricule registre. Le statut deviendra O.

Début septembre, bien que la législation ne l'impose plus, il est obligatoire de demander à ProEco d'attribuer un numéro matricule aux nouveaux élèves qui sont arrivés dans l'école (ceux qui ont un statut P). Vous pouvez bien sûr sélectionner élèves en P (prochain) qui sont arrivés dans l'école et effectuer individuellement cette immatriculation en utilisant la porte présente dans la fiche de l'élève. Il existe cependant une façon plus rapide de procéder : Elèves --> Docs Off --> Registre matricule Cocher les élèves qui sont à immatriculer Vérifier la date d'entrée de ces enfants dans l'école Cliquer sur "Immatriculer les élèves" Une fois les élèves immatriculés, vous pouvez imprimer les pages du registre matricule. Ne pas oublier de cocher "Uniquement les nouveaux élèves". Remarque Dans le fondamental spécialisé, l'attribution du n° matricule n'est pas imposée. Il n'y a pas d'obligation de l'attribuer au moment de l'entrée dans l'école. Plusieurs façons de faire existent : soit se contenter de l'ordre alphabétique, soit attribuer un n° matricule en fonction d'autres critères définis par l'école ou demandés par la vérification.

Lorsqu'on inscrit un enfant venant d'une autre école, il est nécessaire, pour compléter l'historique de cet enfant, d'avoir les coordonnées de l'école d'où il vient. Parfois (souvent), les parents sont incapables de fournir les renseignements précis au sujet de cette école. Voici un moyen de retrouver cette école et son n° FASE facilement. Aller sur le site www.enseignement.be Cliquer sur "Annuaires". Choisir le bon annuaire. Entrer les données (même fragmentaires) connues et cliquer sur "Rechercher" (1). Cliquer sur "Infos" (2) pour avoir accès au détail des coordonnées de l'établissement. Les coordonnées de l'école apparaissent. Son n° FASE se trouve au-dessus de l'écran dans l'adresse internet de la page (sur l'exemple, c'est 665).

Dans ProEco comme dans tout environnement Windows, c’est la sélection qui opère la « magie » ! Elle permet tous les types de modifications souhaitées. Qui choisir ou sélectionner ? Quels élèves ? Quels profs ? Mais aussi, quels anciens élèves, quels anciens enseignants, quelles adresses utiles, quelles écoles extérieures, quels codes postaux et bien d’autres choix… Quelle tâche réaliser ? Modifier une fiche, créer une liste, éditer un document officiel ou non ? … Permet de supprimer les choix déjà opérés (mise à blanc de la sélection et des critères) Permet d’ouvrir les modalités d’une sélection enregistrée. Permet d’enregistrer les modalités de cette sélection afin de pouvoir les retrouver après avoir quitté Proeco Je peux modifier le nom de cette sélection, il suffit de cliquer dans cette case et de taper le nom désiré. Permet de visualiser la sélection effectuée avant de la valider. Permet d’ajouter des champs à la visualisation de la sélection. Valider la sélection. Attention : avant d’opérer une nouvelle sélection, cliquer sur Quelques exemples Il me faut immédiatement les renseignements pour un élève dont je connais le nom. Je fais donc une sélection par noms Je clique sur "Sélection tous" J'entre le début du nom et je fais enter Je choisis l'élève et OK Je voudrais avoir une liste de tous les élèves (O et P). Les enfants seront triés par niveau-année. Une sélection à l'écran des garçons belges de P1 à P3. Les élèves seront classés par niveau-année. Une sélection des filles étrangères (avec inversion de critère) Je recherche les élèves présents à la date du 15/01