Encoder l'historique d'un élève lors de sa création

L’historique de l’élève est une donnée INDISPENSABLE dans l’encodage de l’élève.
Il comprend des données indispensables à la transmission des données à l’Administration, par exemple lors des comptages des 30 septembre et 15 janvier.
Il s’agit en quelque sorte de la … « traçabilité » de l’élève et celle-ci doit être précise dans son encodage.

La ligne historique se crée automatiquement à la fin de chaque année scolaire lors de l'encodage des résultats des élèves (dans "Elèves / Résultat de délibérations") (voir fiche n°41)

Il reste malgré tout quelques situations où l'historique d'un élève doit être encodé manuellement, c'est le cas lors de son inscription et de la création de sa fiche dans ProEco.

Création de l'historique à l'inscription

Principe de base : il faut toujours et DANS TOUS LES CAS encoder au minimum l’année scolaire précédente complète même si l’enfant n’était pas scolarisé !
Exemple : pour TOUTES les inscriptions durant l’année scolaire 2012/2013 il faut encoder la ligne scolaire 11/12, pour celles de 2011/2012, il faudra encoder la ligne 10/11 …
Il ne faut donc JAMAIS encoder l’année scolaire en cours sauf pour un élève qui arrive en cours d'année (voir le point 3 ci-dessous)

Plusieurs situations sont possibles :

1. EN DEBUT D’ANNEE : toute première entrée à l’école des petits de maternelle (ils n’étaient donc pas scolarisés l’année scolaire précédente).
   Pour illustrer l’encodage nous allons prendre l’exemple d’un élève qui entre pour la première fois à l’école au 1er septembre 2012.
   Dans l'historique, à son inscription,
   Le feu devient vert : vous avez bien fait votre travail !
   
   • vous encodez l’année 11, le 12 venant automatiquement lorsque vous avez tapé 11 ( 1 ). Ne vous souciez pas du feu rouge qui apparaît.
   • vous encodez A ( 2 )  pour signifier qu’il était dans « Autre chose » qu’une école durant cette année 2011/2012
   • et vous ajoutez qu’il était NOSC = non scolarisé ( 3 )
   • vous encodez alors les dates de début et de fin de cette année scolaire 11/12 ( 4 )
      
2. EN DEBUT D’ANNEE : un élève arrive d’une autre école :
   Vous devrez donc mentionner de quelle école il s’agit. Comment trouver le code d’une école ?
   Dans le champ qui suit le E, ensuite tapez un point d'interrogation (?)
   Apparaît la fenêtre suivante :
   
   • En utilisant au mieux ces critères, vous faciliterez le choix de l’école pour autant qu’elle soit dans votre liste.
   • Si vous ne la trouvez pas, cliquez alors sur "Créer" Vous aurez alors une fenêtre pour créer un nouveau code.
   • TOUS LES CHAMPS ROUGES doivent y être complétés
   • Remarque : vous ne pouvez JAMAIS modifier un code existant !!!
   
   Pour cet exemple, l’élève arrive en P4 au 1er septembre 2012. Il faut donc :
   
    
   1. créer une ligne 11/12, indiquer qu’il était dans une école : encoder E
   2. indiquer cette école était l’école Ste Ursule (code 00116)
   3. indiquer qu’il y était en P3
   4. ne pas oublier : indiquer qu’il a réussi sa P3 : tapez A. S’il ne l’avait pas réussie, vous encodez C (= Echec)
   Ensuite, en passant de case en case, apparaîtront automatiquement :  
   1. les dates de début et de fin de cette année
   2. le cours de seconde langue qu’il y a suivi (dans ce cas, en région bruxelloise et à partir de P3, le cours de néerlandais = N)
   3. le cours de religion (ici celui de religion catholique = C)
   4. qu’il était un élève régulier (R)
   
   Tant que le feu n’est pas vert : il y a erreur d’encodage, et il faut corriger ! Contactez éventuellement une personne ressource.
    
3. ARRIVEE D’UN NOUVEL ELEVE EN COURS D’ANNEE (exemples : un petit nouveau en maternelle, un déménagement…)
   C’est le seul cas dans lequel, il vous faut encoder une partie de l’année scolaire en cours.
   Vous appliquez OBLIGATOIREMENT le principe de base : encoder l’année scolaire précédente complète comme expliqué ci-dessus.
   Comme il ne peut y avoir de coupure dans la continuité du cursus scolaire :
   • vous encodez  une deuxième ligne : celle de l’année scolaire en cours mais avec comme date de début d’année le 01/09 et comme date de fin, la veille de l’arrivée de l’élève
   • vous indiquez A et NOSC pour un petit qui entre pour la première fois à l’école ou E et son année, (+ le A pour année réussie) si c’est un élève qui arrive d’une autre école.
   
   En utilisant au mieux ces critères, vous faciliterez le choix de l’école pour autant qu’elle soit dans votre liste.
   Si vous ne la trouvez pas, cliquez alors sur "Créer". Vous aurez alors une fenêtre pour créer un nouveau code.
   TOUS LES CHAMPS ROUGES doivent y être complétés !
   
   Pour illustrer cela, voici deux exemples correctement encodés :
   
   Exemple 1 :  un élève qui entre, pour la première fois, en maternelle le 5 novembre 2011 : on lui a encodé à l'inscription :
   
   • la ligne 1 pour l’année précédente complète, soit l'année 10/11
   • la ligne 2 pour la période du 01/09/11 au 04/11/12, soit la veille de son arrivée.
   • La ligne 3 a été crée automatiquement par ProEco en fin d’année (voir début de la fiche)
      
   Exemple 2 : un élève qui arrive en 3e primaire en cours d’année (par exemple le 17 avril 2012) suite à un déménagement : même procédure que ci-dessus.
   
   Vous aurez constaté que ces 2 exemples sont les seuls cas où nous aurons deux lignes historique pour une même année scolaire et c’est normal car ces deux élèves ont connu deux « localisations » au cours d’une même année scolaire.
   
   Pour rappel : le petit feu doit toujours être VERT. Le feu orange ou rouge signale une erreur à corriger tout de suite !