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Si vous avez encodé les consommations d’une ou plusieurs classes de votre école, vous pouvez facturer ces mêmes consommations par classe. La facturation classe par classe est recommandée pour plusieurs raisons. Contrairement à la facturation de toute l’école, la facturation classe par classe vous assure un contrôle sur le processus de facturation : vous avez une vision claire des consommations encodées pour la classe en question et vous pouvez vérifier si le résultat est correct sur les décomptes-factures de cette même classe. De plus, la facturation par classe vous garantit un classement des décomptes-factures suivant ces mêmes classes lorsque vous procédez à l’impression multiple : les décomptes-factures seront regroupés par classe et triés par ordre alphabétique au sein de ces classes. La marche à suivre pour la facturation par classe est la même que celle qui est décrite dans Facturer des consommations. Elle s’effectue via le module Facturation. Vous ajustez le sélecteur de manière à pouvoir sélectionner la classe dans l’arbre et puis vous facturez. Pour la toute première facturation, il est toujours préférable de commencer par un seul élève.

Sommaire

1. Accéder au module Facturation

La première chose à faire lorsque vous souhaitez procéder à la facturation est d’accéder au module Facturation. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module comprend les consommations susceptibles d’être facturées aux parents des élèves et le bouton qui permet de générer les factures.

2. Rechercher les consommations d’une classe

À l’aide du sélecteur du module Facturation, vous recherchez la classe dont vous souhaitez facturer les consommations. Avant de faire la recherche à proprement parler, vous vérifiez si l’intervalle du filtre correspond bien aux dates d’encodage des consommations et vous ajustez le regroupement ainsi que le tri de manière à afficher les consommations par classe (et non plus par article).

2.1. Filtre sur l’intervalle d’encodage

Avant de faire une quelconque sélection dans l’arbre, vous appuyez sur le bouton <Filtre> de manière à ouvrir le panel du filtre qui comprend l’intervalle :

L’intervalle sélectionné par défaut correspond au mois en cours. Si vous avez encodé les consommations dans le mois précédent, vous étendez l’intervalle aux dates adéquates de manière à inclure la période complète d’encodage. En revanche, si vous souhaitez vous limiter à des consommations encodées à des dates spécifiques, vous limitez l’intervalle aux dates concernées. Vous appuyez sur <Appliquer> et vous refermez le filtre en cliquant à nouveau sur <Filtre>.

2.2. Regroupement par classe

Dans la liste déroulante, vous optez pour un regroupement par "classe et article", puis un tri par "article" :

Vous déployez l’arbre. Les branches de l’arbre correspondent aux classes dont vous avez encodé les consommations. Les sous-branches correspondent aux articles consommés dans ces classes. En-dessous des sous-branches, vous retrouvez les consommations des élèves à proprement parler. 

2.3. Recherche de la classe

Vous examinez les classes qui figurent dans l’arbre et vous repérez celle dont vous souhaitez facturer les consommations.

3. Sélectionner la classe

Pour sélectionner la classe en vue de sa facturation, vous cliquez sur sa branche dans l’arbre. Ainsi, les consommations des élèves de cette classe apparaissent dans la fenêtre centrale :

La classe est sélectionnée ; vous pouvez passer à la facturation des consommations des élèves de cette classe.

4. Compléter les informations de facturation

Lorsque votre sélection de la classe est faite, vous pouvez compléter les informations de facturation dans la fenêtre centrale :

Vous complétez ces informations en pensant à ce que vous voulez voir figurer sur le décompte facture, en particulier l’échéance de paiement et le libellé de la facture (qui signale la période couverte par le décompte-facture).

5. Facturer la classe

Vous pouvez passer à la facturation lorsque votre sélection de consommations est prête et que les informations de facturation sont complétées. Pour lancer la facturation de la classe, il vous suffit d’appuyer sur le bouton <Facturer> dans le menu d’actions.

           ProEco₅ vous demande de confirmer la facturation des consommations de la classe (le nombre de factures correspond au nombre d’élèves de la classe) :

Vous validez et la facturation se lance. Lorsqu’elle est terminée, vous recevez un message de confirmation. Vous appuyez sur <Ok>. La facturation des consommations de la classe est terminée.

           Les factures des élèves de la classe sont désormais visibles dans le module Détail des factures ; elles sont listées en haut de l’affichage-liste puisqu’elles sont les dernières à avoir été générées. Vous pouvez passer à la facturation de la classe suivante en retournant dans le module Facturation.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : La facturation