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La page du mode d’emploi intitulée Facturer des consommations décrit la marche à suivre générale pour facturer des consommations via le module Facturation. Les explications que vous trouverez ici se rapportent à un exemple particulier : la facturation des consommations d’un seul élève. Pour la toute première facturation, il est toujours préférable de commencer par un seul élève ; cela permet de vérifier que tout est correct avant de facturer des classes entières, voire toute l’école. Concrètement, il s’agit de sélectionner les consommations d’un seul et unique élève pendant une période donnée, puis de générer sa facture. Pour ce faire, vous recherchez les consommations de l’élève concerné via le sélecteur, vous le sélectionnez dans l’arbre et puis vous facturez ses consommations.

Sommaire

1. Accéder au module Facturation

La première chose à faire lorsque vous souhaitez procéder à la facturation est d’accéder au module Facturation. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module comprend les consommations susceptibles d’être facturées aux parents des élèves et le bouton qui permet de générer les factures.

2. Rechercher les consommations de l’élève

À l’aide du sélecteur du module Facturation, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez facturer les consommations. Avant de faire la recherche à proprement parler, vous vérifiez si l’intervalle du filtre correspond bien aux dates d’encodage des consommations et vous ajustez le regroupement ainsi que le tri de manière à afficher les consommations par élève (et non plus par article).

2.1. Filtre sur l’intervalle d’encodage

Avant de faire une quelconque sélection dans l’arbre, vous appuyez sur le bouton <Filtre> de manière à ouvrir le panel du filtre qui comprend l’intervalle :

L’intervalle sélectionné par défaut correspond au mois en cours. Si vous avez encodé les consommations dans le mois précédent, vous étendez l’intervalle aux dates adéquates de manière à inclure la période complète d’encodage. En revanche, si vous souhaitez vous limiter à des consommations encodées à des dates spécifiques, vous limitez l’intervalle aux dates concernées. Vous appuyez sur <Appliquer> et vous refermez le filtre en cliquant à nouveau sur <Filtre>.

2.2. Regroupement par classe et élève

Dans la liste déroulante, vous optez pour un regroupement par "classe et élève", puis un tri par "élève" :

Vous déployez l’arbre. Les branches de l’arbre indiquent les années d’étude. Les sous-branches correspondent aux classes. En-dessous des sous-branches, il y a les élèves. Leurs articles se trouvent au niveau des feuilles. 

2.3. Recherche de l’élève

Soit vous recherchez l’élève (ex. Gaspard Delanuit) dans l’arbre en suivant son année d’étude (ex. P1) et sa classe (ex. A), puis vous repérez son nom dans la liste des élèves de la classe ouverte.

Dans tous les cas, l’élève apparaît dans l’arbre.

3. Sélectionner l’élève

Quelle que soit la méthode de recherche que vous choisissez, vous cliquez sur le nom de l’élève dans l’arbre. Ainsi, ses consommations apparaissent dans la fenêtre centrale :

Si vous ne cliquez pas sur le nom de l’élève (mais sur sa classe ou sur un article), vous ne pourrez pas sélectionner toutes ses consommations en vue de leur facturation. Vous veillez donc bien à sélectionner le nom de l’élève dans l’arbre. Dans l’exemple, cela signifie que vous cliquez sur "Gaspard Delanuit" et seules ses consommations figurent dès lors dans la fenêtre centrale.

4. Compléter les informations de facturation

Lorsque votre sélection des consommations de l’élève à facturer est satisfaisante, vous pouvez compléter les informations de facturation dans la fenêtre centrale :

Vous complétez ces informations en pensant à ce que vous voulez voir figurer sur le décompte facture, en particulier l’échéance de paiement et le libellé de la facture (qui signale la période couverte par le décompte-facture).

5. Facturer l’élève

Vous pouvez passer à la facturation lorsque votre sélection de consommations est prête et que les informations de facturation sont complétées. Pour lancer la facturation, il vous suffit d’appuyer sur le bouton <Facturer> dans le menu d’actions.

ProEco₅ vous demande de confirmer la facturation des consommations de l’élève :

Vous validez et la facturation se lance. Lorsqu’elle est terminée, vous recevez un message de confirmation :

Vous appuyez sur <Ok>. La facturation des consommations de l’élève est terminée.

La facture de l’élève est désormais visible dans le module Détail des factures ; elle occupe la première position dans l’affichage-liste puisqu’elle est la dernière que vous avez générée.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : La facturation