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La facturation s’effectue sur la base des consommations qui ont été encodées via le module Encodage consommations. Les consommations encodées sont transférées dans le module Facturation. Parmi celles-ci, vous sélectionnez celles que vous souhaitez facturer. La sélection est l’étape la plus délicate. Pour la faire, il faut s’assurer que les dates du filtre couvrent bien la période d’encodage des consommations concernées, et opter pour un regroupement ainsi qu’un tri adaptés à la sélection que vous devez faire. Celle-ci s’opère via l’arbre : vous cliquez sur la branche correspondant aux éléments que vous voulez facturer. Lorsque la sélection est correcte, vous lancez la facturation en appuyant sur le bouton <Facturer>.

Sommaire

1. Accéder au module Facturation

La première chose à faire lorsque vous souhaitez procéder à la facturation est d’accéder au module Facturation. Il se trouve dans le domaine éponyme de l’application Frais-Comptabilité :

Ce module comprend les consommations susceptibles d’être facturées aux parents des élèves et le bouton qui permet de générer les factures.

2. Sélectionner les consommations à facturer

Lorsque vous êtes dans le module Facturation, votre première tâche est de sélectionner les consommations que vous voulez facturer. Cette étape de sélection est absolument cruciale et doit être exécutée avec le plus grand soin car votre facturation repose sur cette sélection.

            Les consommations sélectionnées seront facturées simultanément. Cela veut dire que si vous voulez que des consommations différentes figurent sur le même décompte-facture d’un élève, il faut impérativement les sélectionner ensemble.     

2.1. Vérifier l’intervalle du filtre

Avant de faire une quelconque sélection dans l’arbre, vous appuyez sur le bouton <Filtre> de manière à ouvrir le panel qui comprend l’intervalle :

L’intervalle sélectionné par défaut correspond au mois en cours. Si vous avez encodé les consommations dans le mois précédent, vous étendez l’intervalle aux dates adéquates de manière à inclure la période complète d’encodage. Vous appuyez sur <Appliquer> et vous refermez le filtre en cliquant à nouveau sur <Filtre>.

2.2. Adapter le regroupement et/ou le tri

Par défaut, les consommations listées dans Facturation se présentent dans l’ordre de la codification Infodidac. Le regroupement est par article, et le tri aussi.

Vous pouvez modifier cet affichage en optant pour un autre tri ou regroupement. Il est important de le faire en fonction de ce que vous souhaitez sélectionner et donc facturer. À titre d’exemple, vous pouvez facturer par classe ; dans ce cas, vous optez pour un regroupement "élève par classe" et un tri par "élève".   

2.3. Sélectionner dans l’arbre

La sélection des consommations à facturer s’effectue via l’arbre du sélecteur. Vous cliquez sur la branche, sous-branche ou feuille correspondant aux éléments que vous voulez facturer. Pour facturer une classe, vous devez donc cliquer sur la branche correspondant à la classe que vous souhaitez facturer.

Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs branches et/ou feuilles à l’aide du mode multi-sélection. Par exemple, vous pouvez sélectionner plusieurs classes en même temps.

            Quelle qu’elle soit, la sélection dans l’arbre est importante, sauf si vous êtes certain·e de vouloir facturer toutes les consommations du mois en cours pour tous les élèves de l’école.  

3. Compléter les informations de facturation

Lorsque votre sélection de consommations à facturer est satisfaisante, vous pouvez compléter les informations de facturation dans la fenêtre centrale :

• Journal : Le journal de vente est pré-encodé. Il correspond au journal de vente que vous avez sélectionné dans le module Paramètres frais-compta.
• Numéro de départ : C’est le numéro de la prochaine facture qui sera générée. Il suit le numéro de la dernière facture générée, qui est consultable dans le module Détail des factures.
• Période : La période correspond au mois de la facturation.
• Date : Ce champ comprend la date du jour, qui susceptible de devenir la date de facturation.
• Échéance : Vous choisissez l’échéance du paiement de la facture à l’aide du calendrier. Cette information sera reprise sur le décompte-facture pour que les parents connaissent le délai de paiement.
• Libellé facture : Dans ce champ, vous pouvez indiquer la période concernée par la facturation. Cette information figure sur le décompte-facture.

4. Facturer

Vous pouvez passer à la facturation lorsque votre sélection de consommations est prête et les informations de facturation complétées. Pour lancer la facturation, il vous suffit d’appuyer sur le bouton <Facturer> dans le menu d’actions.

ProEco₅ vous demande de confirmer la facturation :

Vous validez et la facturation se lance. Lorsqu’elle est terminée, vous recevez un message de confirmation :

Vous appuyez sur <Ok>.  La ou les factures générées sont consultables dans le module Détail des factures. 

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : La facturation