L'encodage des consommations : introduction

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L’encodage des consommations est l’étape qui suit la préparation des articles et les articles choisis. Il s’effectue via les modules du domaine Encodage des consommations, en particulier le module Encodage des consommations qui donne accès au tableau d’encodage des consommations.

L’encodage des consommations est l’encodage des articles qui ont été consommés par les élèves. Les articles susceptibles d’être consommés sont listés dans le module Encodage des consommations ; il s’agit des articles choisis, c’est-à-dire les articles que vous avez mis dans les différents catalogues par année d’étude et qui ont dès lors été attribués aux élèves des années correspondantes. Si vous avez activé les portails des parents via le mode choix parent, ces articles choisis ont éventuellement pu être signés par les parents des élèves avant d’être consommés.

Le schéma ci-dessous montre que les consommations se basent sur les articles préparés et gérés aux étapes précédentes :

L’encodage des consommations peut se faire différentes manières : par article, par élève, par classe, par catalogue par année d’étude ou de façon combinée. Quel que soit l’angle choisi, cet encodage s’effectue via un tableau d’encodage des consommations, qui vous permet de compléter ou corriger les informations sur ces articles consommés (ex. prix, quantité, explication) de manière collective ou individuelle.

Après l’encodage des consommations, le module Consommation vous fournit encore des outils pour corriger le tir si nécessaire : éditer, ajouter ou supprimer une consommation. Les consommations encodées doivent effectivement bien correspondre à ce que les élèves ont consommés pour que leur facturation soit absolument exacte. Vous pouvez d’ailleurs passer en revue les consommations dans le module Tableau de consommations avant de passer à l’étape suivante.

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des consommations