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  • La préparation des articles: introduction


    Katia
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    La préparation des articles est la première étape de la gestion des frais dans ProEco5. Elle s'effectue via les modules du domaine Préparation des articles. C’est une étape importante car elle conditionne les étapes suivantes de la gestion des frais. Au mieux vous préparez vos articles, au plus facile sera la gestion de vos frais scolaires. 

     

    Sommaire


     

    1. Qu’est-ce que la préparation des articles ?

    La préparation des articles est la préparation des articles utilisés dans votre établissement de manière générale ainsi que dans les différentes années d’étude de manière plus spécifique. Il s’agit de préparer anticipativement les articles scolaires qui seront consommés par les élèves et facturés à leurs parents pendant l’année scolaire.  

     

    1.1. Schéma de la préparation des articles

    La préparation des articles telle qu'elle s'effectue au niveau du domaine Préparation des articles peut être schématisée comme suit:

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    Il s'agit de préparer les articles de votre établissement sur la base des articles Infodidac.  Les articles de votre établissement servent ensuite de base à la préparation des articles par année d'étude.           

     

    1.2. La préparation des articles dans la gestion des frais

    Le schéma général de la gestion des frais montre que la préparation des articles constitue la base de la gestion générale des frais scolaires: 

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    Les articles qui sont préparés au niveau de l'établissement et des années d'études deviennent ensuite des articles choisis, puis des consommations et enfin des factures. Les données que vous avez encodées dans les catalogues par année d'étude sont reprises dans le portail parents (si vous l'avez activez) et elles figurent au final sur les décomptes-factures. Même si vous pouvez affiner les articles à toutes les étapes de la gestion des frais, une bonne préparation en amont facilite grandement son bon déroulement conformément au schéma ci-dessus. 

     

     

    2. Une préparation par catalogue

    La préparation des articles se fait par catalogue :

    • Le catalogue Infodidac : ProEco5 met à votre disposition un catalogue d’articles scolaires généraux appelés "Articles Infodidac". Ceux-ci sont classés par type de frais (frais scolaires obligatoires, frais scolaires facultatifs, services) pour vous aider à gérer les frais scolaires conformément au Décret « gratuité ».
    • Le catalogue de l’établissement : C’est le premier catalogue que vous devez préparer. Il réunit l’ensemble des articles susceptibles d’être consommés par l’ensemble des élèves de l’établissement, toutes classes et années confondues. Cette préparation s’effectue sur la base du catalogue d’articles Infodidac.
    • Les catalogues par année d’étude : Chaque année d’étude possède son propre catalogue. Il y a donc trois catalogues de maternel (M1, M2, M3) et six catalogues de primaire (P1, P2, P3, P4, P5, P6). Vous ne commencez à les préparer que quand le catalogue de l’établissement est terminé étant donné qu’il sert de base aux catalogues par année d’étude. Dans le catalogue de l’établissement, vous sélectionnez les articles propres à chaque année d’étude et vous les appliquez aux élèves pour les leur attribuer.

     

     

    3. Les étapes de préparation des articles

    L’ordre de préparation des articles est fondamental !  Il faut d’abord bien préparer les articles de l’établissement, et puis seulement les répartir dans les catalogues par année d’étude. Les étapes à suivre sont les suivantes :

    1. Définir le catalogue de l’établissement
    2. Éditer les articles de l’établissement
    3. Définir les catalogues par année d’étude
    4. Éditer les articles par année d’étude

     

      

    4. Les modules de Préparation des articles

    La préparation des articles s’effectue via les modules du domaine Préparation des articles dans l’application Frais-Comptabilité.

    • Le module Articles Infodidac : Le module Articles Infodidac vous permet de passer en revue les articles Infodidac avant de préparer le catalogue de votre établissement.
    • Le module Définition des catalogues : Dans le module Définition des catalogues, vous élaborez le contenu du catalogue de l’établissement ainsi que celui des catalogues par année d’étude (étapes 1 et 3). 
    • Le module Articles établissement : Le module Articles établissement vous sert à éditer les articles que vous avez mis dans le catalogue de l’établissement (étape 2).
    • Le module Articles des catalogues : Le module Articles des catalogues vous sert à éditer les articles que vous avez mis dans les catalogues par année d’étude (étape 4).

     

     

     

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