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Lorsque vous avez terminé d’encoder les consommations des élèves, vous avez la possibilité de visualiser le résultat de votre encodage dans les modules Consommations et Tableau des consommations. Si nécessaire, vous pouvez aussi corriger une ou plusieurs des consommations que vous avez encodées. Cette possibilité vous est donnée par le module Consommations. Par son biais, vous pouvez accéder aux fiches des consommations encodées et ainsi modifier des éléments de cette consommation, comme le prix ou la quantité.  Si l'encodage est totalement incorrect, il est aussi possible de supprimer une consommation. 

Sommaire

1. Accéder au module Consommations

Pour accéder au module Consommations, vous entrer dans l’application Frais-Comptabilité en appuyant sur le bouton correspondant dans le menu principal. Au sein de l’application, vous cliquez sur l’onglet marron Encodage des consommations au sommet de l’écran. Ensuite, vous appuyez sur le bouton Consommations dans le menu principal :

Vous vous trouvez désormais dans le module Consommations.

2. Sélectionner la consommation à modifier

Dans le module Consommations, vous trouvez par défaut les consommations encodées dans le mois en cours ; dans le filtre, vous voyez qu’elles ont un statut « à facturer » car elles n’ont pas encore été facturées. Vous pouvez sélectionner l’une de ces consommations et la modifier avant de procéder à la facturation.

2.1. Ajuster le filtre

Si vous recherchez une consommation qui a été encodée avant le mois en cours, vous devez ajuster les dates du filtre pour pouvoir la retrouver. C’est souvent nécessaire lorsque vous travaillez au début du mois et que vous avez encodé une partie de vos consommations quelques jours plus tôt, néanmoins encore dans le mois précédent.

            Pour faire ces ajustements, vous appuyez sur le bouton <Filtre> dans le sélecteur et vous ouvrez ainsi le panneau de filtre :

Vous modifiez les dates de l’intervalle en fonction de la date d’encodage de la consommation que vous souhaitez corriger. Puis, vous appliquez pour que la modification soit effective.

2.2. Ajuster le regroupement et/ou le tri

Si le regroupement et le tri par article vous convient, c’est-à-dire qu’ils vous permettent de retrouver la consommation à corriger, vous les laissez tels quels. Il est peut-être plus aisé de la retrouver via les élèves (plutôt que via les articles) ; dans ce cas, vous optez pour un regroupement "élève par classe", et un tri par "élève" :

2.3. Sélectionner

Dans l’arbre, vous cliquez sur la branche correspondant au groupe dans lequel se trouve la consommation que vous souhaitez modifier. Les consommations appartenant à ce groupe s’affichent dans la fenêtre centrale.

Dans l’affichage-liste, vous cliquez sur la ligne active de la consommation à corriger (simple clic). La consommation est sélectionnée.  

3. Éditer la consommation

Pour pouvoir corriger la consommation sélectionnée, il faut accéder à sa fiche.

3.1. Ouvrir la fiche de la consommation

Pour ouvrir la fiche de la consommation sélectionnée, vous avez deux options : soit vous double-cliquez sur sa ligne active dans l’affichage-liste, soit vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions. Ainsi, la fiche de la consommation apparaît à l’écran :

3.2. Corriger les champs de la fiche

Dans la fiche de la consommation, vous pouvez modifier plusieurs éléments :

• Date d’encodage
• Quantité
• Prix
• Explication

Il suffit d’insérer vos modifications dans les cases correspondantes. Lorsque vous avez terminé, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.

3.3. Consommation corrigée

Dans l’affichage-liste, vous voyez que votre consommation a bien été corrigée :

Vous pouvez désormais la facturer étant donné qu’elle est correcte.