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L’année comptable correspond à l’année civile : elle compte douze mois, à commence du 1^er janvier jusqu’au 31 décembre. Il y a donc un décalage entre l’exercice comptable et l’année scolaire dans la gestion des frais scolaire. L’année comptable est encodée dans les paramètres frais-compta de l’application Frais-Comptabilité. Il faut y être particulièrement attentif lors des transferts comptables : l’export vers ComptEco reprend les élèves, les factures et les paiements de l’année comptable paramétrée dans ProEco₅.

Sommaire

1. Accéder aux Paramètres frais-compta

L’année comptable peut être paramétrée manuellement dans les paramètres frais-compta. Pour accéder à ce module, vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité ; vous cliquez sur l’onglet <Paramètres frais-compta> au sommet de l’écran, puis vous appuyez sur le bouton <Paramètres frais-compta> dans le menu principal. L’écran de paramètres frais-compta apparaît à l’écran :

Vous pouvez notamment y paramétrer l’année comptable.

2. Paramétrer l’année comptable

Dans la rubrique Comptabilité des paramètres frais-compta, vous voyez un champ <Année comptable> :

Ce champ est modifiable. Si vous cliquez sur la case, vous pouvez effacer l’année comptable encodée et en encoder une autre. Pour enregistrer la modification, vous appuyez ensuite sur <Sauver> dans le menu d’actions.

3. À quoi sert le paramétrage de l’année comptable ?

Le paramétrage de l’année comptable dans les paramètres frais-compta n’est utile que pour les transferts comptables. Les factures sont automatiquement rattachées à la bonne année comptable et les extraits ont l’année comptable de la date indiquée lors de leur encodage.

3.1. L’année comptable des factures

Lorsque vous procédez à une facturation, ProEco₅ attribue automatiquement la date du jour aux factures. L’année comptable des factures est donc toujours correcte et sans lien avec l’année comptable encodée dans les paramètres frais-compta.

3.2. L’année comptable des extraits

Lorsque vous encodez un extrait via le module Extraits, vous indiquez sa date dans le chapeau. La date encodée dans le module Extraits détermine l’année comptable de l’extrait, et ce, sans lien avec l’année comptable encodée dans les paramètres frais-compta.

3.3. L’année comptable pour les transferts comptables

Avant de procéder à un export vers ComptEco, il faut veiller à paramétrer l’année comptable dans les paramètres frais-compta. Ce sont les élèves, les factures et les paiements de l’année comptable paramétrée qui seront exportés de ProEco₅. Pour procéder à l’export des factures et paiements d’une autre année comptable, il faut dès lors la modifier dans les paramètres frais-compta.  

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : La paramétrisation des frais dans ProEco5