Aller au contenu
  • L'encodage des extraits de banque


    Katia
     Share

    Télécharger cet article au format PDF ici;

    Les parents des élèves ont payé leurs décomptes-factures par virement bancaire sur votre compte. Vous avez vos extraits de banque et souhaitez les encoder dans ProEco5. Vous avez effectivement besoin de le faire avant de procéder à une nouvelle facturation : les soldes des élèves, qui figurent sur les décomptes-factures, doivent être mis à jour en tenant compte des paiements effectués par les parents. Vous encodez les extraits de banque du plus ancien au plus récent via le module Extraits. Chaque extrait se compose de différentes opérations, qui correspondent le plus souvent à des paiements d’élèves. Une zone de recherche vous aide à retrouver les élèves auxquels appartiennent ces paiements : vous pouvez faire une recherche alphabétique (par le nom de l’élève, de son responsable et/ou de sa mère), numérique (par montant, solde ou communication structurée) ou encore alphanumérique (par numéro IBAN).    

     

    Sommaire


     

     

    1. Accéder au module Extraits

    Pour accéder au module Extraits, vous entrez dans l’application Frais-Comptabilité. Vous cliquez sur l’onglet <Comptabilité> dans le menu principal. Puis, vous appuyez sur le bouton <Extraits> :

    280806243_boutonextraits.PNG.64e257cc8ff82b97698ecf62bff61acc.PNG

    Dans la fenêtre centrale, vous voyez les extraits qui ont déjà été encodés dans l’année scolaire en cours. Ces extraits sont regroupés par période et triés par date.

    459094176_extraits_fentrecentrale.thumb.PNG.a55887e386e3578887d0c4dcb2205ec2.PNG

    Tous les extraits qui apparaissent à l’écran peuvent être ouverts et éventuellement modifiés.

     

     

    2. Vérifier le journal de banque

    Avant d’ajouter un nouvel extrait, vous veillez à vérifier le journal de banque qui est présélectionné dans le filtre du sélecteur :

    filtre.PNG.dc564aa5e5a03fa41ce549ea005378ba.PNG

    Il s’agit du journal que vous avez paramétré via le module Paramètres frais-compta. Si l’extrait que vous êtes en passe d’encoder relève bien de ce journal, vous ne modifiez rien et vous fermez le filtre.

                En revanche, si vous souhaitez sélectionner un autre journal de banque, vous pouvez le faire à l’aide de la liste déroulante proposée dans le filtre. Vous sélectionnez un journal, vous appliquez et vous refermez le filtre. L’extrait que vous ajouterez sera rattaché au journal de banque sélectionné dans le filtre.  

     

     

    3. Ajouter un extrait

    Maintenant que vous vous êtes assuré·e de la bonne sélection du journal de banque dans le filtre, vous pouvez ajouter un extrait de banque dans ce journal. Pour ce faire, vous appuyez sur le bouton <Ajouter extrait> dans le menu d’actions.

    1324286049_boutonajouterextrait.PNG.16d14fd42f64eb39b65bc1c38e5907e8.PNG

    Vous complétez l’extrait de ProEco5 conformément à ce qui est indiqué sur votre extrait de banque.

    95580371_extraitvide.thumb.PNG.2298e0e6143e965f736be55902b345af.PNG

     

    3.1. Compléter le chapeau de l’extrait

    Vous complétez les informations qui restent à compléter dans le chapeau de l’extrait :

    • Réf. Document : La référence et son format sont libres. Le plus simple est d’indiquer la vraie référence de l’extrait de banque.
    • Solde final : Le solde final est la somme du solde initial et du total des montants encodés dans l’extrait. ProEco5 refuse de sauvegarder l’extrait si le solde final ne correspond pas à cette somme. En principe, vous trouvez le solde final sur votre extrait de banque.
    • Date : Par défaut, ProEco5 indique la date du jour. Vous pouvez la modifier si la date de l’extrait est différente.

    1440549247_chapeauextrait.PNG.fd2dced69082583a1857521682434344.PNG

    Les autres informations sont déjà pré-encodées. Le code du journal est celui du journal de banque que vous avez paramétré/sélectionné. Le numéro d’opération est calculé par ProEco5 : il suit le numéro de l’opération précédente. La période dépend de la date. Le solde initial correspond au solde final de l’extrait précédent. Le total des montants est calculé sur la base des montants des opérations encodées dans la partie inférieure de l’extrait.

     

    3.2. Encoder des opérations

    Dans la partie inférieure de l’extrait, vous encoder les différentes opérations de votre extrait. Il y a une ligne par opération :

    1667799574_oprationsextrait.PNG.9e1de2520ee6190ed6f322e3ac3d60d1.PNG

    Vous complétez les opérations dans l’ordre des lignes. D’abord, vous insérez le montant de la première opération dans la première colonne de la première ligne.

                 Puis, vous utilisez la zone de recherche pour relier cette opération à un élève : vous pouvez faire une recherche alphabétique (par le nom de l’élève, de son responsable et/ou de sa mère), numérique (par montant, solde ou communication structurée) ou encore alphanumérique (par numéro IBAN). Lorsque vous avez retrouvé l’élève, vous le sélectionnez dans la liste déroulante et vous appuyez sur <Enter>. Les colonnes suivantes se complètent automatiquement.

               Vous pouvez passer à la deuxième opération en suivant la même procédure. Et ainsi de suite. Pour plus de détail sur l’encodage des opérations, vous pouvez vous référer aux pages sur les paiements des élèves inscrits, les paiements des élèves sortis et les opérations sur compte d’attente pour les paiements qui n’émanent pas d’élèves.   

     

    3.3. Sauvegarder l’extrait

    Lorsque vous avez terminé d’encoder les opérations de l’extrait et bien complété son chapeau, vous pouvez sauvegarder l’extrait en appuyant sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.

               Si vous recevez un message d’erreur, c’est probablement lié au solde final, qui doit impérativement être égal à la somme du solde initial et du total des montants encodés. Si vous ne recevez pas de message d’erreur, cela signifie que votre extrait est bien sauvé.

     

    Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée : L'encodage des extraits de compte

     

     

     

     

     

     

     Share


    Retour utilisateur

    Recommended Comments

    Aucun commentaire à afficher.



    Invité
    Ajouter un commentaire…

    ×   Vous avez collé du contenu avec mise en forme.   Supprimer la mise en forme

      Seulement 75 émoticônes maximum sont autorisées.

    ×   Votre lien a été automatiquement intégré.   Afficher plutôt comme un lien

    ×   Votre contenu précédent a été rétabli.   Vider l’éditeur

    ×   You cannot paste images directly. Upload or insert images from URL.


×
×
  • Créer...

Information importante

En visitant ce site, vous acceptez nos Conditions d’utilisation, notre Politique de confidentialité et nos Règles d'utilisation du forum.
Nous utilisons des cookies sur votre appareil pour rendre la navigation plus agréable. Vous pouvez ajuster vos paramètres de cookie, autrement nous considérons que vous acceptez leur utilisation.