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  • Le dossier d’inscription dans l’école


    Katia
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    Faisant partie intégrante du dossier de l’élève, le dossier d’inscription de l’élève dans l’école est appelé « dossier école ». Tout élève inscrit dans l’école possède un dossier école. Ce dossier école se crée au moment de son inscription dans l’école et se clôture lorsqu’il quitte l’établissement. Chaque nouvelle inscription engendre la création d’un nouveau dossier école ; un élève peut donc avoir plusieurs dossiers école. La fiche à proprement parler réunit toutes les données liées à l’inscription de l’élève dans l’école : sa préinscription, son entrée dans l’école, sa sortie de l’école (en cours ou en fin d'année) ainsi que son établissement précédent. C’est aussi à partir de cette fiche, en particulier son menu d’actions, que vous procédez à l’entrée de l’élève dans l’école, à sa sortie ainsi qu’à son éventuel retour. La fiche du dossier école de l’élève est accessible via le module Élèves. Elle ouvre une nouvelle section dans le dossier de l’élève, en-dessous du bloc signalétique. Consacrée à la scolarité de l’élève, cette partie chapeautée par la fiche du dossier école comprend trois autres fiches : Situation actuelle, Comptage et Parcours scolaire.

     

    Sommaire


     


    1. Accéder au dossier école

    L’accès au dossier école d’un élève se fait idéalement via le module Élèves, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier de l’élève. Étant donné que la fiche du dossier école est individuelle, vous recherchez d’abord l’élève dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche du dossier école à proprement parler :

    1. Vous allez dans le module Élèves.

    2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :

    1. Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
    2. Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres.
    3. Vous appuyez sur <Appliquer>.

    3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous recherchez la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.

    4. Vous ouvrez le dossier de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions

    5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Dossier école>. La fiche du dossier d'inscription dans l'école s’ouvre dans la fenêtre centrale.

     

     

     

    2. La fiche du dossier école

    La fiche du dossier école est une fiche simple composée de plusieurs rubriques et d’un menu d’actions :

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    2.1. Résumé de la fiche

    Le chapeau de la fiche condense les informations les plus importantes sur l’inscription de l’élève dans l’école.

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    Les informations d’inscription se répartissent dans différents champs, qui sont pré-remplis et non modifiables :

    Révélation
    • Statut : "P (Prochain)", "O (Inscrit)" ou "N (Sorti)". Il s’agit du statut de l’élève dans l’école.
    • École : Nom de l’école dans laquelle l’élève est inscrit.
    • Matricule registre : Numéro de matricule généré automatiquement par ProEco5 lors de l’entrée d’un élève dans l’école.
    • Date d’entrée effective : Date à laquelle l’élève est entré dans l’école.
    • Date de sortie : Date à laquelle l’élève est sorti de l’école.

     

     

    2.2. Rubrique Préinscription

    Cette rubrique reprend des données qui ont été encodées dans la fiche de préinscription. Vous cliquez sur l’opérateur de défilement vers le bas (à droite dans la barre violette) pour pouvoir visualiser le contenu de la rubrique.

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    Les données reprises dans la rubrique Préinscription sont les suivantes :

    Révélation
    • Date et heure d’inscription : Deux zones distinctes avec un calendrier et une liste horaire. Ces champs sont pré-encodés par ProEco5 : ils reprennent la date du jour et l’heure à laquelle vous avez ouvert la fiche de préinscription. Vous pouvez modifier ces données.
    • Date d’entrée prévue : La date pré-encodée est celle de la prochaine rentrée scolaire. Vous pouvez la modifier. En revanche, vous ne pouvez pas changer l’année scolaire qui est associée à la date d’entrée prévue.
    • Remarque préinscription : Champ libre.

     

     

    2.3. Rubrique Entrée dans l’école

    La rubrique Entrée école ne s’active que lorsque vous procédez à une entrée dans l’école. La rubrique ne contient qu’un seul et unique champ : <Date d’entrée>.

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    La date d’entrée est automatiquement reprise de la fiche de préinscription. En principe, elle correspond à la prochaine rentrée scolaire. Vous pouvez néanmoins la modifier manuellement.

     

    2.4. Rubrique Sortie de l’école

    La rubrique Sortie école ne s’active que lorsque vous procédez à une sortie de l’école. Elle comprend les champs à compléter lors de la sortie d’un élève en cours d’année.

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    Les champs de cette rubrique sont les suivants :

    Révélation
    • Date de sortie : Soit vous encodez la date de sortie de l’élève au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Motif de sortie : Champ équipé d’une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez le motif de sortie de l’élève en cours d’année. "A (Abandon)", "E (Exclusion)", "C (Changement d’école)" et "X (Autre)".
    • Établissement destination : Établissement dans lequel l’élève va poursuivre sa scolarité. Vous insérez le numéro FASE ou les premières lettres du libellé de l’établissement. Ensuite, vous sélectionnez l’établissement de destination de l’élève dans la liste déroulante.

     

     

     

    2.5. Rubrique Établissement précédent

    La rubrique Établissement précédent doit être impérativement complétée lors de l’entrée d’un élève dans l’école. Elle contient les informations sur l’établissement dans lequel l’élève était scolarisé avant d’arriver dans votre école.

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    Pour plus de détails sur les champs de cette rubrique :

    Révélation
    • Non scolarisé avant l’inscription : Vous cochez cette case si l’élève n’était pas scolarisé avant son inscription dans votre école. Dans ce cas, vous ne remplissez aucun champ de la rubrique Établissement précédent.
    • Exclu de l’école précédente : Vous cochez cette case si l’élève a été exclu de l’école précédente. Dans ce cas, vous n’oubliez pas d’encodez la date de l’exclusion.
    • Date de l’exclusion : Soit vous encodez la date de l’exclusion de l’élève au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Établissement précédent : Vous insérez le numéro FASE ou les premières lettres du libellé de l’établissement. Ensuite, vous sélectionnez l’établissement précédent de l’élève dans la liste déroulante.
    • Remarque établissement : Champ libre lié à l’établissement précédent. C'est ici que vous pouvez indiquer que l'élève a été scolarisé à l'étranger, par exemple. 
    • Année d’étude précédente : Vous sélectionnez l’année d’étude précédente dans la liste déroulante.

     

     

     

    2.6. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de la fiche du dossier école de l’élève se compose de quatre boutons : <Sauver>, <Annuler>, <Entrée École> et <Sortie École>.

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    Pour plus de détails sur ces boutons : 

    Révélation
    • Sauver : Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche du dossier école de l’élève. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche. Vous devez cliquer dessus (ou sur <Annuler>) si vous voulez sortir de la fiche signalétique de l’élève.
    • Annuler : Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche du dossier école. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective. 
    • Entrée École : C’est le bouton sur lequel vous appuyez pour faire entrer un élève dans l’école. Une fenêtre modale vous demande de confirmer l’entrée dans l’école avant d’activer la rubrique Entrée dans l’école. Vous cliquez sur <Sauver> pour enregistrer l’entrée de l’élève dans l’école.
    • Sortie École : C’est le bouton sur lequel vous appuyez pour faire sortir un élève de l’école. Une fenêtre modale vous demande de confirmer la sortie de l’école avant d’activer la rubrique Sortie de l’école. Vous cliquez sur <Sauver> pour enregistrer la sortie de l’élève de l’école. Le dossier école passe alors en affichage-liste.

     

     

     

     

    3. La liste de dossier∙s école

    Le∙s dossier∙s école ne passe∙nt en affichage-liste qu’après la clôture du premier dossier école de l’élève, c’est-à-dire lors de sa première sortie de l’école. L’affichage-liste peut contenir plusieurs dossiers école. Si un élève rentre à nouveau dans l’établissement après en être sorti (= retour dans l’école), une nouvelle ligne correspondant au nouveau dossier école s’ajoute à la ligne du premier dossier école. Et ainsi de suite si l’élève rentre à nouveau dans l’école.

               Les dossiers sont listés dans un affichage-liste équipé d’un menu d’actions :

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    3.1. L’affichage-liste

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    Chaque ligne active de l’affichage-liste correspond à un dossier école de l’élève. Un dossier est ouvert lors de l’entrée dans l’école et se clôture ou moment de la sortie de l’école. Un élève qui est entré et sorti plusieurs fois possède donc plusieurs dossiers école, c’est-à-dire plusieurs lignes. Vous double-cliquez sur la ligne du dossier école qui vous intéresse pour accéder à sa fiche.

                Les colonnes de l’affichage-liste reprennent des champs de la fiche du dossier école :

    Révélation
    • Statut : "P (Prochain)", "O (Inscrit)" ou "N (Sorti)". Il s’agit du statut de l’élève dans l’école.
    • École : Nom de l’école dans laquelle l’élève est inscrit.
    • Matricule : Numéro de matricule généré automatiquement par ProEco5 lors de l’entrée d’un élève dans l’école.
    • Date d’entrée : Date effective à laquelle l’élève est entré dans l’école.
    • Date de sortie : Date à laquelle l’élève est sorti de l’école.
    • Motif de sortie : "A (Abandon)", "E (Exclusion)", "C (Changement d’école)" et "X (Autre)".

     

     

     

    3.2. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de la liste de dossier∙s école de l’élève se compose de deux boutons : <Éditer> et <Retour École>.

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    Pour plus de détails sur ces boutons :

    Révélation
    • Éditer : Vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour pouvoir modifier la fiche du dossier école correspondant à la ligne sélectionnée. Lorsque vous cliquez dessus, la fiche du dossier école s’ouvre dans la fenêtre centrale et vous pouvez l’éditer.
    • Retour École : Le bouton <Retour École> sert à faire rentrer dans l’école un élève qui en est sorti précédemment. Une fenêtre modale vous demande de confirmer le retour de l’élève dans l’école. Lorsque vous cliquez sur <Oui>, ProEco5 crée un nouveau dossier école.

     

     

     

     

    4. Compléter le dossier école

    La fiche de dossier école ne se complète pas tout à fait comme les autres fiches de ProEco5. Certains champs sont toujours inactifs, certains sont toujours actifs, alors que d’autres s’activent lorsque vous exécutez des actions particulières. En fait, le remplissage des rubriques et de leurs champs s’effectue au fur et à mesure de l’inscription de l’élève dans l’école :

    • La rubrique de Préinscription reprend des données que vous avez encodées au moment de la préinscription de l’élève. Vous pouvez néanmoins les éditer ultérieurement.  
    • La rubrique Entrée dans l’école se complète au moment de l’entrée de l’élève dans l’école.  
    • La rubrique Sortie de l’école doit être complétée lors de la sortie de l’élève de l’école.
    • La rubrique Établissement précédent doit idéalement être complétée lors de l’entrée de l’élève dans l’école, mais rien ne vous empêche de vous en charger avant ou après celle-ci.

    Certains champs de la fiche du dossier école restent néanmoins toujours actifs. En d’autres termes, vous pouvez les modifier à tout moment, même en dehors des étapes d’inscription.

     

     

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