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L’entrée dans l’école est la validation de la présence d’un élève dans l’établissement. Elle succède à la préinscription, qui est la première étape d’inscription d’un élève dans l’école. Alors que la préinscription permet d’encoder des données identificatoires de base dans ProEco₅ et de prendre note du souhait d’un élève d’intégrer une école à la prochaine rentrée ou échéance, l’entrée dans l’école sert à confirmer que cet élève est bel et bien venu, et qu’il fait désormais partie de la population scolaire. Il change alors de statut : il passe de « P (Prochain) » à « O (Inscrit) ». L'entrée dans l'école s'effectue via le module Élèves. 

Sommaire

1. Qu’est-ce que l’entrée dans l’école ?

L’entrée dans l’école est la validation de la présence d’un élève dans l’établissement. Elle sert à confirmer qu’un élève, qui a été préinscrit au préalable, s’est bien présenté dans l’école à la rentrée ou à l’échéance convenue. L’élève acquiert alors un nouveau statut : il perd son statut « P (Prochain) » et il devient « O (Inscrit) ». Il reçoit également un numéro de matricule. Après son entrée dans l’école, un élève est considéré comme faisant partie de la population scolaire : il est inscrit dans l’école.  

2. Les conditions d’entrée dans l’école

Il y a deux conditions à remplir pour pouvoir procéder à l’entrée d’un élève dans l’école :

1. La préinscription : L’élève doit impérativement avoir été préinscrit au préalable. Une fiche de préinscription doit avoir été encodée à son nom dans ProEco₅. Autrement dit, il figure parmi les élèves qui ont un statut « P (Prochain) ». Si ce n’est pas le cas, vous procédez à sa préinscription avant de le faire entrer dans l’école.
2. La présence dans l’école : L’élève doit s’être présenté physiquement dans l’école. S’il ne fait pas partie des élèves présents dans l’école, il ne peut acquérir le statut « O (Inscrit) » que confère l’entrée dans l’école.  

3. Faire entrer un élève dans l’école

Voici les modalités à suivre pour faire entrer un élève dans l’école :

3.1. Rechercher l’élève à faire entrer

Il faut rechercher l’élève à faire entrer parmi les élèves préinscrits. Pour ce faire, vous filtrez la liste des élèves de manière à n’afficher que ceux qui ont un statut « P (Prochain) » :

1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre.
3. Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
4. Vous cochez la case <P (Prochain)>. Si elle la case <O (Inscrit)> est cochée, vous la décochez.
5. Vous appuyez sur <Appliquer>.
6. La liste des élèves se réduit aux élèves « P (Prochain) ».   
7. Dans la liste, vous recherchez l’élève que vous souhaitez faire entrer dans l’école à l’aide du sélecteur. Par exemple, vous introduisez les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
8. Vous ouvrez son dossier en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d'actions.

3.2. Faire entrer l’élève

1. Dans le dossier de l’élève, vous allez dans la section Dossier école en cliquant sur l’onglet correspondant.

2. Dans le menu d’actions du Dossier école, vous cliquez sur le bouton <Entrée École>.

3. Une fenêtre modale s’affiche pour vous rappeler de mettre à jour la date de l’entrée dans l’école et signaler que l’entrée dans l’école ne sera effective qu’après la sauvegarde. Vous cliquez sur <Ok>.

4. La rubrique Entrée dans l’école est maintenant active. Vous la complétez et vous cliquez sur <Sauver> dans le menu d’actions.

5. L’entrée de l’élève dans l’école est ordre. Dans le chapeau de la fiche, plusieurs éléments le confirment : le statut de l’élève est maintenant « O (Inscrit) », il a un matricule de registre et la date d’entrée effective est enregistrée. Par ailleurs, le bouton <Entrée École> est devenu inactif.  

3.3. Compléter la rubrique Établissement précédent

Après avoir fait entrer l’élève dans l’école, vous encodez les données concernant son établissement précédent dans la rubrique Établissement précédent de le dossier d'inscription dans l'école. Ces informations doivent impérativement y figurer car vous avez besoin de savoir où l’élève était scolarisé avant d’arriver dans votre école et s’il a été exclu de l’établissement précédent.

            Cet encodage s’effectue dans le prolongement de l’entrée dans l’école étant donné que vous vous trouvez déjà dans cette fiche du dossier école de l’élève.  Dans la partie inférieure de la fiche, vous trouvez une rubrique Établissement précédent :

Vous remplissez les champs de cette rubrique :

Lorsque vous avez terminé de compléter les champs de la rubrique Établissement précédent, vous cliquez sur <Sauver> dans le menu d’actions.

3.4. Faire entrer des élèves l’un après l’autre

Si vous souhaitez faire entrer plusieurs élèves l’un après l’autre, vous suivez les mêmes modalités que celles décrites aux points 3.1. et 3.2. Vous affichez la liste des élèves ayant un statut « P (Prochain) » via le module Élèves. Dans la liste, vous sélectionnez le premier élève sur lequel vous souhaitez travailler, par exemple le premier élève d’une de vos classes. Vous éditez sa fiche et procédez à son entrée dans l’école via le Dossier école.

             Lorsque vous avez terminé avec ce premier élève, vous pouvez passer au suivant. Pour ce faire, vous vous servez du sélecteur. Soit vous cliquez sur une flèche vers la gauche ou vers la droite en bas du panneau de sélection. Soit vous cliquez sur une autre feuille dans l’arbre du sélecteur. Cela vous permet d’ouvrir le Dossier école d’un autre élève et de procéder immédiatement à son entrée dans l’école.

4. Vérifier l’entrée d’un élève dans l’école

Pour vérifier si un élève a bien été entré dans l’école, il faut voir s’il a acquis le statut « O (Inscrit) ». Pour ce faire, vous allez dans la liste des élèves de manière à n’afficher que ceux qui ont un statut « O (Inscrit) ». C’est le filtre qui est activé par défaut, mais il bon de vérifier si c’est bien le cas :

1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre.
3. Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
4. Vous cochez la case <O (Inscrit)> si elle ne l’est pas. Vous décochez les autres.
5. Vous appuyez sur <Appliquer>.
6. La liste vous présente les élèves « O (Inscrit) ».  
7. Dans la liste, vous recherchez l’élève que vous avez fait entrer. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
8. Si l’élève apparaît dans la liste des élèves « O (Inscrit) », cela veut dire que son entrée dans l’école est effective.

5. Compléter le dossier de l’élève

À partir du moment où vous avez fait entrer un élève dans l’école, cet élève fait partie intégrante de votre population scolaire. Il est inscrit dans votre établissement au même titre que les autres élèves. Si vous ne l’avez pas fait précédemment, il est vivement conseillé de terminer de compléter son dossier dans ProEco₅, c’est-à-dire remplir les champs laissés vides dans les différentes sections (Signalétique, Famille, Dossier école, etc.). Pour ce faire, vous suivez les modalités suivantes :

1.     Vous recherchez l’élève entré dans l’école parmi les élèves qui ont un statut « O (Inscrit) ». Vous filtrez la liste des élèves de manière à n’afficher que ceux qui ont un statut « O (Inscrit) » :

1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre.
3. Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
4. Vous cochez la case <O (Inscrit)> si elle ne l’est pas.
5. Vous appuyez sur <Appliquer>.
6. La liste comprend exclusivement les élèves « O (Inscrit) ».  
7. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez compléter la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.

2.     Vous ouvrez le dossier de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.  

3.     Vous ouvrez la ou les section∙s du dossier que vous souhaitez compléter.