La fiche du parcours scolaire est un historique des situations de l’élève dans l’établissement. Chaque année scolaire, l’élève a une situation. Cette situation est à la fois scolaire et administrative. D’une part, elle rend compte de son année d’étude, sa classe, son implantation, son statut, etc. D’autre part, elle informe sur sa régularité, son régime scolaire (externe ou interne), son choix en matière de cours philosophique (catholique, morale, islamique, orthodoxe, etc.) et de langue (seconde langue, langue d’immersion), son éventuelle intégration (partielle, totale, temporaire, permanente) et son éventuel stade particulier dans le parcours scolaire (maintien, avancement). Mises ensemble, toutes ces données constituent la situation de l’élève dans l’établissement pour une année donnée. Elles sont toujours complétées durant l’année scolaire en cours via la fiche de situation actuelle de l’élève. Dès son ouverture, cette fiche est enregistrée simultanément dans le parcours scolaire, où elle reste archivée après sa clôture en fin d’année scolaire. Les situations annuelles qui y sont ainsi listées forment le parcours scolaire de l’élève.
1. Accéder à la fiche du parcours scolaire
L’accès à la fiche du parcours scolaire d’un élève se fait idéalement via le module Élèves, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier de l’élève. Étant donné que la fiche du parcours scolaire est individuelle, vous recherchez d’abord l’élève dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche d à proprement parler :
1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :
- Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
- Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres.
- Vous appuyez sur <Appliquer>.
3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous recherchez la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
4. Vous ouvrez le dossier de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.
5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Parcours scolaire>. La fiche de son parcours scolaire s’ouvre dans la fenêtre centrale.
2. La liste des situation∙s du parcours scolaire
Le premier écran de la fiche du parcours scolaire est un affichage-liste. Il contient des lignes de situations et un menu d’actions :
2.1. L’affichage-liste
L’affichage-liste se compose d’une ou plusieurs lignes actives. Chaque ligne correspond à une situation annuelle :
Le nombre de lignes correspond au nombre d’années scolaires passées par l’élève dans l’établissement. Elles sont listées de la plus récente à la plus ancienne, et forment ainsi un historique de situations qui représente le parcours scolaire de l’élève. Les colonnes correspondent aux champs principaux des fiches de situations sous-jacentes.
2.2. Le menu d’actions
Le menu d’actions de l’affichage-liste propose un bouton <Éditer>.
Vous saisissez une ligne active dans l’affichage-liste en cliquant une fois dessus. Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour pouvoir modifier la situation. La fiche de la situation s’ouvre et vous pouvez procéder aux changements souhaités.
3. La fiche de situation
La fiche de situation de l’élève est une fiche simple composée de deux rubriques et d’un menu d’actions :
3.1. Rubrique Situation année
La première rubrique de la fiche contient des informations scolaires de base sur la situation de l’élève dans l’établissement durant l’année concernée : son statut, sa classe, son année d’étude, etc.
Ces données scolaires sont consignées dans des champs qui sont pour moitié pré-remplis et pour moitié à remplir :
- Année scolaire : L’année scolaire est l’année scolaire de la situation. Elle est pré-encodée par ProEco5 et non modifiable.
- Statut : Le statut de l’élève dans l’école est soit « P (Prochain) », soit « O (Inscrit) », soit « N (Sorti) ». Dépendant du stade d’inscription de l’élève dans l’école, il est repris de son dossier école. Il est non modifiable.
- Date début et fin : La date de début de la situation correspond soit au premier jour d’école de l’élève dans l’année scolaire donnée. La date de fin correspond au dernier jour d’école de l’élève dans l’année scolaire donnée. Ces dates sont complétées par le logiciel et non modifiables.
- École : Nom de l’école dans laquelle l’élève est scolarisé∙e. C’est utile lorsque plusieurs écoles sont gérées dans le même ProEco. Ce champ est rempli par ProEco5 et non modifiable.
- Année d’étude : Champ équipé d’une liste déroulante, dans laquelle vous sélectionnez l’année d’étude de l’élève (M1, M2, M3, P1, P2, etc.).
- Classe : Classe à laquelle est rattaché∙e l’élève. Ce champ est équipé d’une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner une des classes de l’école. Les classes ont été encodées par vos soins via l’application Organisation école.
- Implantation : Implantation dans laquelle l’élève est scolarisé. L’implantation est liée à la classe. Ce champ est automatiquement complété par le logiciel et non modifiable.
- Remarque : Champ libre.
3.2. Rubrique Situation administrative
La deuxième rubrique rend compte de la situation administrative de l’élève :
Les données sont réparties dans les champs suivants :
- Régulier – Libre : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "R (Régulier)", "L (Libre)" et "E (Extérieur)". La plupart des élèves sont réguliers.
- Interne – Externe : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "E (Externe)", "I (Interne)" et "S (Semi-interne (Demi-pension))". La plupart des élèves sont externes, mais les internes (c’est-à-dire en internat) ne sont pas rares.
- Cours philosophique : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "C (Catholique)", "M (Morale)", "I (Islamique)", "J (Judaïque)", "P (Protestant)", "O (Orthodoxe)" et "D (Philosophie et Citoyenneté)".
- 2e langue : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "F (Français)", "A (Anglais)", "N (Néerlandais)", "D (Allemand)", "X (Autre)", "IN (Inconnu)" et "S (Langue des signes)".
- En intégration : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "N (Non)", "I (IPT en intégration permanente totale)", "T (ITT en intégration temporaire totale)", "P (IPP en intégration permanente partielle)" et "Q (ITP en intégration permanente partielle)". Lorsque vous sélectionnez un élément de la liste autre que "N (Non)", les champs <Date d’intégration> et <Établissement> deviennent actifs.
- Date d’intégration : Champ qui ne s’active qu’après la sélection du type d’intégration de l’élève dans le champ <En intégration>. Soit vous encodez la date d’intégration de l’élève au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché à droite de la case.
- Établissement : Champ qui ne s’active qu’après la sélection du type d’intégration de l’élève dans le champ <En intégration>. Il est équipé d’une liste déroulante qui contient les noms des établissements possibles. Vous sélectionnez l’établissement dans la liste.
- Langue de l’immersion : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "F (Français)", "A (Anglais)", "N (Néerlandais)", "D (Allemand)", "X (Autre)", "IN (Inconnu)" et "S (Langue des signes)". La sélection d’une langue d’immersion permet d’activer le champ <Nombre d’heures>.
- Nombre d’heures : Champ qui ne s’active qu’après la sélection de la langue de l’immersion. Vous insérez le chiffre qui correspond au nombre d’heures d’immersion suivies par l’élève.
- Dérogation âge : Champ équipé d’une liste déroulante qui vous propose de choisir entre "1 (Dérogation entrée à 5 ans en P1)", "3 (Dérogation maintien en M3)", "4 (Dérogation maintien contre l’avis de l’inspection)", "8 (Dérogation maintien 8e année en primaire)" et "9 (Dérogation maintien 9e année en primaire)". La sélection d’un des types de dérogation permet d’activer le champ <Date de la dérogation>.
- Date de la dérogation : Champ qui ne s’active qu’après la sélection d’une dérogation dans le champ <Dérogation âge>. Soit vous encodez la date d’intégration de l’élève au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché à droite de la case.
- Remarque : Champ libre.
3.3. Le menu d’actions
Le menu d’actions de la fiche de la situation actuelle de l’élève se compose de trois boutons : <Retour>, <Sauver> et <Annuler>.
Pour plus de détails sur ces boutons :
- Retour : Le bouton <Retour> permet de revenir à la liste des situations de l’élève.
- Sauver : Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche de situation. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche.
- Annuler : Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche de situation. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective.
4. Encoder une situation dans le parcours scolaire
Les situations de l’élève sont encodées automatiquement par ProEco5. La première situation est créée lorsque l’élève est préinscrit dans l’école. Les situations suivantes sont créées automatiquement au début de chaque année scolaire. Elles sont clôturées à la fin de chaque année scolaire.
5. Compléter une situation du parcours scolaire
Si vous souhaitez modifier une donnée dans le parcours scolaire d’un élève, vous allez dans la fiche adéquate de situation et vous complétez ce qui doit l’être.
- Vous accédez à la fiche du parcours scolaire de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1. Vous arrivez dans le premier écran qui liste les situations de l’élève dans l’ordre.
- Soit vous saisissez la ligne de la situation à compléter et vous appuyez sur le bouton <Éditer>. Soit vous double-cliquez sur la ligne de la situation que vous souhaitez consulter.
- La fiche de la situation s’ouvre dans la fenêtre. Vous complétez les différents champs de la fiche.
- Vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions. La modification est enregistrée.
- Vous cliquez sur l’onglet <Parcours scolaire> pour retourner à l’affichage-liste.
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