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  • La fiche de famille du membre du personnel


    Katia
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    La fiche de famille rassemble les données identificatoires des parents proches du membre du personnel (conjoint, enfants et autres personnes à charges). Tout comme la fiche d’adresse du membre du personnel, elle s’organise en deux parties : 1) un affichage-liste qui regroupe les personnes apparentées et donne des informations identificatoires de base, 2) des fiches de liens de parenté qui contiennent des informations détaillées sur les personnes listées dans l’affichage-liste. C’est l’équivalent de la rubrique Liens de parenté de la fiche de famille de l’élève. La fiche de famille du membre du personnel relève du bloc signalétique de la fiche du membre du personnel. Son accès s’effectue via la module Membres du personnel.

     

    Sommaire


     

    1. Accéder à la fiche de famille

    L’accès à la fiche de famille d’un membre du personnel se fait idéalement via le module Membres du personnel, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans la fiche du membre du personnel. Étant donné que la fiche de famille est individuelle, vous recherchez d’abord le membre du personnel dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche de famille à proprement parler :

    1.      Vous allez dans le module Membres du personnel.

    2.      Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :

    1. Vous vérifiez si l’année scolaire de sa présence administrative est correcte. Sinon, vous la modifiez.
    2. Vous cochez ou décochez la case <Présence administrative> selon qu’il s’agit d’un membre du personnel déjà présent ou pas encore présent dans l’établissement.
    3. Vous appuyez sur <Appliquer>.

    3.      Dans la liste, vous recherchez le membre du personnel dont vous souhaitez ouvrir la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.

    4.      Vous ouvrez la fiche du membre du personnel en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions

    5.      Dans la fiche du membre du personnel, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. Vous arrivez dans le premier écran de la fiche de famille du membre du personnel.

     

     

    2. La liste de lien∙s de parenté

    Le premier écran de la fiche de famille d’un membre du personnel est un affichage-liste. Il ne contient évidemment pas tous les parents et proches des membres du personnel, mais bien les plus importants : le conjoint et les enfants. Il peut contenir d’autres types de liens, mais ils n’y figurent que s’ils sont à la charge du membre du personnel, qu’il s’agisse d’un parent  ("Famille") ou une personne extérieure à la famille ("Autre"). Les personnes apparentées sont listées sous la forme de lignes de liens de parenté avec un menu d’actions qui s’y rapporte :

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    2.1. L’affichage-liste

    L’affichage-liste résume les liens de parenté du membre du personnel. Chaque ligne active qui le compose est associée à une fiche de lien de parenté. Le nombre de lignes correspond au nombre de liens de parenté encodés. L’affichage-liste est vide si aucun lien de parenté n’a été encodé.

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                Les colonnes de l’affichage-liste correspondent à des champs qui composent les fiches de liens de parenté sous-jacents. Les champs repris dans les colonnes sont les suivants :

    Révélation
    • Lien : Enfant, Conjoint, Père, Mère, Famille ou Autre. Le terme « Famille » désigne tout membre de la famille autre que l’enfant, le conjoint, le père ou la mère. Le terme « Autre » désigne une personne qui représente une charge pour le membre du personnel, bien qu’elle ne relève d’aucune des catégories listées.
    • Responsabilité : Champ qui permet d’indiquer si la personne est à la charge du membre du personnel.
    • Titre : Titre porté par la personne apparentée : Madame, Monsieur ou Mademoiselle.
    • Nom : Nom de la personne apparentée.
    • Prénom : Prénom de la personne apparentée.
    • Sexe : Sexe de la personne apparentée : M (Masculin) ou F (Féminin).

     

     

    2.2. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de l’affichage-liste se compose de quatre boutons : <Retour>, <Ajouter>, <Éditer> et <Supprimer>. 

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    Pour plus de détails sur ces boutons: 

    Révélation
    • Retour : Le bouton <Retour> permet de revenir à la liste générale des membres du personnel. Ce bouton cesse d’être actif lorsque vous insérez des données dans la fiche de famille du membre du personnel.
    • Ajouter : Le bouton <Ajouter> permet d’ajouter un nouveau lien de parenté à la liste de lien∙s de parenté du membre du personnel. Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre modale vous demande de confirmer votre souhait d’ajouter un lien de parenté. Vous confirmez et une fiche vierge s’affiche à l’écran. 
    • Éditer : Vous saisissez une ligne active dans l’affichage-liste en cliquant une fois dessus. Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour pouvoir modifier le lien de parenté. La fiche du lien de parenté s’ouvre et vous pouvez procéder aux changements souhaités.
    • Supprimer : Le bouton <Supprimer> donne la possibilité de supprimer la ligne de lien de parenté que vous avez sélectionnée dans l’affichage-liste. Lorsque vous cliquez sur le bouton, une fenêtre modale vous demande de confirmer la suppression du lien de parenté. La suppression du lien de parenté est effective après confirmation. Même si le lien entre le membre du personnel et la personne est supprimé, la fiche de la personne est conservée dans la base de données.

     

     

     

    3. La fiche de lien de parenté

    Chaque ligne active de l’affichage-liste est associée à une fiche de lien de parenté. Cette fiche reprend les données identificatoires de la personne apparentée au membre du personnel, tout en déterminant son lien avec le membre du personnel.

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    La fiche de lien de parenté se compose de deux rubriques et d’un menu d’actions :

     

    3.1. La rubrique Lien de parenté

    Cette rubrique sert à déterminer le lien qui unit la personne apparentée au membre du personnel. Elle associe des champs équipés de listes déroulantes et différents boutons : 

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    Pour plus de détails sur ces champs et ces boutons :

    Révélation
    • Lien de parenté : Dans la liste déroulante, vous choisissez "Enfant", "Conjoint", "Père", "Mère", "Famille", ou "Autre". Le terme « Famille » désigne tout membre de la famille autre que l’enfant, le conjoint, le père ou la mère. Le terme « Autre » désigne une personne qui représente une certaine charge pour le membre du personnel, bien qu’elle ne relève d’aucune des catégories listées.
    • Responsabilité : Champ qui permet d’indiquer si la personne est à la charge du membre du personnel.
    • <Rechercher une personne>/<Changer la personne> : Bouton qui change d’intitulé suivant que la fiche est vide ou complétée. Si la fiche est vierge et que vous souhaitez établir un lien de parenté avec une personne déjà encodée dans ProEco5, vous cliquez sur <Rechercher une personne>. Si la fiche a déjà été complétée et que vous souhaitez remplacée la personne liée par une autre, vous cliquez sur <Changer la personne>.
    • Liste déroulante de fiches personnes : Liste déroulante qui contient les noms des personnes déjà encodées dans ProEco5. Elle s’active lorsque vous appuyez sur le bouton <Rechercher une personne> ou <Changer la personne>.
    • <Créer une nouvelle fiche personne> : Si la personne que vous souhaitez associer au membre du personnel n’a jamais été encodée dans ProEco5, il faut lui créer une nouvelle fiche dans le logiciel. Vous cliquez sur ce bouton pour activer la fiche de la personne dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.

     

     

     

     

    3.2. La rubrique Fiche de la personne

    La fiche de la personne est une sorte de fiche signalétique qui combine des données identificatoires et les coordonnées de la personne apparentée.

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    Elle comprend les champs suivants :

    Révélation
    • Titre : Titre porté par la personne : Madame, Monsieur ou Mademoiselle.
    • Nom : Nom de la personne.
    • Prénom : Prénom de la personne.
    • Sexe : Sexe de la personne : M (Masculin) ou F (Féminin).
    • Nationalité : Vous sélectionnez un pays dans la liste déroulante, en insérant éventuellement ses premières lettres pour accélérer la recherche.
    • État civil : Vous sélectionnez l’état civil de la personne dans la liste déroulante.
    • Date de naissance : Soit vous encodez la date de naissance de la personne au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Date de décès : Si la personne est décédée, vous encodez la date de son décès au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Profession : Profession exercée par la personne. À encoder manuellement.
    • Type d’adresse : "O (Officielle)" a été présélectionnée et grisée car ce champ est non modifiable. 
    • Pays : Pays où réside la personne. Soit vous sélectionnez le pays directement dans la liste déroulante, soit vous insérez les premières lettres du pays pour accélérer la recherche. La Belgique est le premier pays de la liste.
    • Adresse : Il faut indiquer la rue, le numéro et la boîte s’il y en a une. Il est important de conserver le même format pour toutes les adresses, par ex. : rue du Bonheur, 34 bte 1.
    • Code postal : Zone équipée d’une liste déroulante avec les codes postaux et communes/localités belges. Vous sélectionnez obligatoirement le code postal dans la liste, en insérant éventuellement les premiers chiffres pour accélérer la recherche. Après la sélection du code postal, les champs <Commune> et <Localité> se complètent automatiquement.
    • Commune : Ce champ se complète automatiquement après la sélection du code postal.
    • Localité : Ce champ se complète automatiquement après la sélection du code postal.
    • Téléphone : Numéro de téléphone fixe. Ne pas oublier le préfixe téléphonique. Ajouter l’indicatif international si le numéro est étranger.
    • GSM : Numéro de téléphone portable. Ajouter l’indicatif international si le numéro est étranger.
    • E-mail : Adresse e-mail de la personne.

     

     

     

    3.3. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de la fiche de lien de parenté se compose de trois boutons : <Retour>, <Sauver> et <Annuler>.

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    Pour plus de détails sur ces boutons :

    Révélation
    • Retour : Le bouton <Retour> permet de revenir à la liste des liens de parenté. Ce bouton cesse d’être actif lorsque vous insérez des données dans la fiche de lien de parenté de l’élève.
    • Sauver : Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche de lien de parenté. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche. Vous devez cliquer dessus (ou sur <Annuler>) si vous voulez sortir de la fiche de lien de parenté.
    • Annuler : Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche de lien de parenté. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou d’infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective. 

     

     

     

    Pour plus d’explication sur l’exploitation de la fiche de famille et la gestion des liens de parenté, voir XXX.

     

     

     

     

     

     

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