La fiche de famille de l’élève fait partie du bloc signalétique du dossier de l’élève. Elle contient les données familiales de l’élève. Ces données sont de deux types : 1) d’une part, il y des informations chiffrées sur les membres de sa famille présents dans l’école (nombre d’enfants, position de l’enfant, numéro de famille), qui sont regroupées dans la partie supérieure de la fiche ; 2) d’autre part, il y a quelques précisions sur ses liens de parenté (père, mère, leurs noms, prénoms, etc.), qui sont listées dans la partie inférieure de la fiche. Les données familiales du premier groupe sont non modifiables car elles sont calculées et automatiquement complétées par ProEco5. En revanche, vous pouvez éditer les informations sur les liens de parenté à partir de la fiche de famille, même si elles ont été importées de la fiche de préinscription.
Sommaire
1. Accéder à la fiche de famille
L’accès à la fiche de famille d’un élève se fait idéalement via le module Élèves, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier de l’élève. Étant donné que la fiche de famille est individuelle, vous recherchez d’abord l’élève dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche de famille à proprement parler :
1. Vous allez dans le module Élèves.
2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :
- Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
- Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres.
- Vous appuyez sur <Appliquer>.
3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous recherchez la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.
4. Vous ouvrez le dossier de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.
5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.
2. La fiche de famille
La fiche de famille synthétise les données familiales de l’élève. Les informations sur les frères et/ou sœurs présents dans l’école y figurent sous la forme d’un résumé avec des champs grisés dans la partie supérieure. Dans la partie inférieure, les liens de parenté sont résumés dans un affichage-liste, auquel est lié le menu d’actions.
2.1. La rubrique Frères et sœurs
Cette rubrique regroupe les informations sur les frères et/ou sœurs présents dans l’école : le nombre d’enfants dans l’école et dans l’implantation, la position de l’enfant dans l’école et dans l’implantation ainsi que le numéro de famille.
Automatiquement complétées par ProEco5 lors du calcul des familles, ces données se répartissent dans des champs que vous ne pouvez pas modifier manuellement :
- Nombre d’enfants dans l’école : Nombre d’enfants de la même famille présents dans l’école.
- Nombre d’enfants dans l’implantation : Nombre d’enfants de la même famille présents dans l’implantation.
- Position de l’enfant dans l’école : Position calculée sur la base de l’âge de l’enfant de manière à déterminer s’il est l’aîné (numéro 1), le puîné ou le cadet dans l’école.
- Position de l’enfant dans l’implantation : Position calculée sur la base de l’âge de l’enfant de manière à déterminer s’il est l’aîné (numéro 1), le puîné ou le cadet dans l’implantation.
- Numéro de famille : Numéro variable, calculé par ProEco5 à chaque calcul des familles. Les frères et/ou sœurs ont toujours le même numéro puisqu’ils appartiennent à la même famille, mais ce numéro peut changer à chaque nouveau calcul des familles.
2.2. La rubrique Liens de parenté
Cette rubrique est un résumé en affichage-liste des liens de parenté de l’élève. Chaque ligne active qui le compose est associée à une fiche de lien de parenté. Les colonnes en reprennent certains champs.
Les champs repris dans les colonnes sont les suivants :
- Type de lien : Père, Mère, Famille, Tuteur ou Autre. Le terme « Famille » désigne tout membre de la famille autre que le père ou la mère. Le terme « Autre » désigne une personne qui a une certaine responsabilité à l’égard de l’élève, bien qu’elle ne relève d’aucune des catégories listées.
- Responsabilité : Responsabilité de la personne apparentée par rapport à l’élève : responsable, co-responsable ou néant.
- Titre : Titre porté par la personne apparentée : Madame, Monsieur ou Mademoiselle.
- Nom : Nom de la personne apparentée.
- Prénom : Prénom de la personne apparentée.
- Sexe : Sexe de la personne apparentée : M (Masculin) ou F (Féminin).
- E-mail : Adresse e-mail de la personne apparentée.
- Téléphone : Numéro de téléphone fixe de la personne apparentée.
- GSM : Numéro de GSM de la personne apparentée.
2.3. Le menu d’actions
Le menu d’actions de la fiche de famille de l’élève se compose de quatre boutons : <Retour>, <Ajouter>, <Éditer> et <Supprimer>. Mis à part le bouton <Retour> qui renvoie à la liste principale, ces boutons portent exclusivement sur l’affichage-liste de la rubrique Liens de parenté.
Pour plus de détails sur ces boutons :
- Retour : Le bouton <Retour> permet de revenir à la liste générale des élèves.
- Ajouter : Le bouton <Ajouter> permet d’ajouter un nouveau lien de parenté à l’élève sélectionné. Il ouvre une fiche vierge de lien de parenté. Vous la complétez pour créez un nouveau lien de parenté.
- Éditer : Vous saisissez une ligne active dans l’affichage-liste en cliquant une fois dessus. Ensuite, vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour pouvoir modifier des données de la personne apparentée. La fiche de lien de parenté s’ouvre et vous pouvez procéder aux changements souhaités.
- Supprimer : Le bouton <Supprimer> donne la possibilité de supprimer le lien de parenté que vous avez sélectionné dans l’affichage-liste. Lorsque vous cliquez dessus, une fenêtre modale vous demande de confirmer la suppression du lien de parenté. La suppression du lien de parenté est effective après confirmation. En revanche, la fiche de la personne continue d’exister. Même si le lien entre le membre du personnel et la personne est supprimé, la fiche de la personne est conservée dans la base de données.
3. Compléter la fiche de famille
Étant donné que la fiche de famille n’est pas une fiche simple, il ne suffit pas de remplir ses différents champs pour la compléter. Ses deux rubriques suivent chacune des règles différentes : la première est liée au calcul des familles, tandis que la seconde peut tirer ses données de la fiche de préinscription ou être complétée via les fiches de liens de parenté.
3.1. La rubrique Frères et sœurs
Les champs de cette rubrique sont toujours inactifs. Autrement dit, vous ne pouvez pas les complétez manuellement via la fiche de famille. C’est ProEco5 qui les calcule et les complète automatiquement lors du calcul des familles. Si, d’aventure, ces champs devaient être vides (avec des zéros partout), vous cliquez sur le bouton <Calcul des familles> dans le menu d’actions de la liste des élèves de manière à lancer le calcul des familles. Lorsque le calcul des familles est terminé, vous voyez que les différents champs ont été complétés par le logiciel.
3.2. La rubrique Liens de parenté
En principe, les données concernant les parents des élèves ont été complétées au moment de sa préinscription, mais rien ne vous empêche de la compléter par après ou d’ajouter d’autres liens de parenté.
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Infos remplies à la préinscription
ProEco5 reprend les données des panels Parents 1, 2 et Adresse (si les cases <Adresse parent 1> et/ou <Adresse parent 2> ont été cochées) de la fiche de préinscription et les transfère dans la fiche de famille de l’élève. Il est toutefois possible de valider une préinscription sans remplir ces panels ou en les remplissant de manière incomplète. Vous devez alors compléter la rubrique Liens de parenté de la fiche de famille ultérieurement.
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Modifier les liens de parenté
Si vous souhaitez modifier les liens de parenté d’un élève, vous accédez à sa fiche de famille en suivant les modalités décrites au point 1. Lorsque vous y êtes, vous avez le choix entre différents types d’actions :
- Ajouter un lien de parenté : Vous pouvez ajouter un lien de parenté à l’élève, par exemple un père ou une mère. Vous cliquez sur <Ajouter> dans le menu d’action et vous remplissez la fiche de lien de parenté.
- Éditer un lien de parenté : Vous pouvez modifier un lien de parenté déjà présent dans l’affichage-liste. Cela veut dire que vous pouvez éditer les fiches de liens de parenté associées à ces lignes actives, par exemple pour corriger la profession du père ou l’adresse de la mère. Vous double-cliquez sur la ligne active de la personne ou vous appuyez sur <Éditer> après avoir saisi la ligne en un clic.
- Supprimer un lien de parenté : Vous pouvez supprimer une ligne de l’affichage-liste si le lien entre l’élève et la personne n’est plus pertinent. Vous appuyez sur <Supprimer> dans le menu d’actions et vous confirmer la suppression du lien de parenté pour que la suppression devienne effective.
Pour plus d’explications sur la gestion des familles et des liens de parenté, voir les pages du mode d'emploi sur la famille.
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