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  • Les fiches de liens de parenté


    Katia
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    Les fiches de lien de parenté sont des sous-fiches de la fiche de famille de l’élève. Elles servent à encoder des membres de la famille de l’élève dans ProEco5, en particulier les parents et/ou personnes exerçant l’autorité parentale. Chaque parent a une fiche de lien de parenté qui lui est dédiée. Celle-ci contient des données identificatoires de base (nom, prénom), des informations sur sa situation personnelle (état civil, profession) ainsi que ses coordonnées (adresse postale, e-mail, téléphone). L’encodage et l’édition des fiches de liens de parenté dépendent des cas de figure, mais la logique consiste à remplir une fiche personne par membre de la famille et de rattacher chaque fiche personne à l’élève par la sélection de liens de parenté. Les liens de parenté de l’élève sont listés dans la rubrique inférieure de la fiche de famille de l’élève : chaque ligne active de l’affichage-liste est associée à une fiche de lien de parenté.

    Sommaire

    1. Accéder à une fiche de lien de parenté de l’élève


    1. Accéder à une fiche de lien de parenté de l’élève

    L’accès à une fiche de lien de parenté d’un élève se fait idéalement via le module Élèves, mais il est possible d’y accéder par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier de l’élève. Étant donné que les fiches de liens de parenté sont personnelles, vous recherchez d’abord l’élève dont vous souhaitez ouvrir une fiche de lien de parenté avant d’accéder à la fiche de lien de parenté à proprement parler : 

    1. Vous allez dans le module Élèves.

    2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :

    • Vous vérifiez si l’année scolaire est correcte. Sinon, vous la modifiez.
    • Vous cochez la case correspondant au statut de l’élève que vous recherchez. Vous décochez les autres. 
    • Vous appuyez sur <Appliquer>.

    3. Dans la liste, vous recherchez l’élève dont vous souhaitez consulter la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection. 

    4. Vous ouvrez la fiche de l’élève en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.  

    5. Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    6.  Dans la fiche de famille de l’élève, vous vous concentrez sur la rubrique inférieure en affichage-liste :

    • S’il n’y a aucune ligne active dans l’affichage-liste, cela veut dire qu’aucun lien de parenté n’a été encodé. Aucune fiche de lien de parenté n’a été rattachée à la fiche de famille de l’élève.
    • Si l’affichage-liste se compose de lignes actives, cela veut dire que des fiches de liens de parenté ont été accolées à la fiche de famille de l’élève. Vous recherchez la ligne qui correspond à au lien de parenté qui vous intéresse. Vous double-cliquez sur la ligne active ou vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.

    7. La fiche de lien de parenté sélectionnée s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

     

     

    2. La fiche de lien de parenté de l’élève

    Intimement liée à la fiche de famille de l’élève, la fiche de lien de parenté se présente comme ceci :

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    La fiche de lien de parenté se compose de deux rubriques et d’un menu d’actions :

     

     

    2.1. Le lien de parenté

    Cette rubrique sert à déterminer le lien qui unit la personne apparentée à l’élève. Elle associe des champs équipés de listes déroulantes et différents boutons :  

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    Pour plus de détails sur ces champs et ces boutons :

    Révélation
    • Lien de parenté : Liste déroulante de liens de parenté pouvant être associés à l’élève. Vous avez le choix entre "Père", "Mère", "Famille", "Tuteur" ou "Autre". Le terme « Famille » désigne tout membre de la famille autre que le père ou la mère. Le terme « Autre » désigne une personne qui a une certaine responsabilité à l’égard de l’élève, bien qu’elle ne relève d’aucune des catégories listées. 
    • Responsabilité : Responsabilité de la personne apparentée à l’élève. La personne peut être responsable ou co-responsable de l’élève. Il est aussi possible de laisser ce champ vide si la responsabilité n’est pas pertinente dans le cas du lien de parenté concerné.   
    • <Rechercher une personne>/<Changer la personne> : Bouton qui change de nom en fonction du stade d’encodage. Il s’intitule <Rechercher une personne> lorsqu’il s’agit de remplir une nouvelle fiche de lien de parenté. Il s’appelle <Changer la personne> lorsqu’il s’agit d’éditer une fiche de lien de parenté existante. Dans les deux cas, le bouton sert à activer la liste déroulante des personnes qui ont déjà été encodées dans ProEco5 et ont dès lors une fiche personne dans la base de données.
    • Liste déroulante [de personnes] : Liste déroulante qui s’active lorsque vous appuyez sur le bouton <Rechercher une personne>/<Changer la personne>. Elle contient les noms de toutes les personnes qui ont déjà été encodées dans ProEco5 et possèdent dès lors une fiche personne. Lorsque vous sélectionnez le nom d’une personne, la fiche de la personne se complète automatiquement dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.
    • <Créer une nouvelle fiche personne> : Bouton qui permet d’activer la fiche de la personne dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté. Lorsque vous appuyez dessus, les champs de la fiche de la personne s’activent, et vous pouvez les compléter. Cette activation de la fiche personne et son remplissage permettent de créer une nouvelle fiche personne dans la base de données. Il est impératif de sélectionner un lien de parenté dans le champ <Lien de parenté> pour lier la fiche de la personne à l’élève.   

     

     

     

    2.2. La fiche de la personne

    La fiche de la personne est une fiche identificatoire. Elle sert à déterminer l’identité du lien de parenté qui a été encodé dans la rubrique supérieure.

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    Pour plus de détails sur ces champs :

    Révélation
    • Titre : Champ équipé d’une liste déroulante permettant de sélectionner le titre porté par la personne apparentée. Vous choisissez Madame, Monsieur ou Mademoiselle. 
    • Nom : Nom de la personne apparentée. 
    • Prénom : Prénom de la personne apparentée. 
    • Sexe : Champ équipé d’une liste déroulante permettant de sélectionner le sexe de la personne apparentée. Vous choisissez M ou F. 
    • Nationalité : Vous sélectionnez le pays correspondant à la nationalité de la personne dans la liste déroulante, en insérant éventuellement ses premières lettres pour accélérer la recherche.
    • État civil : Vous sélectionnez l’état civil de la personne dans la liste déroulante.
    • Date de naissance : Soit vous encodez la date de naissance du membre du personnel au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Date de décès : Ce champ ne doit être complété que dans le cas où la personne est décédée. Soit vous encodez la date de décès au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Profession : Vous écrivez manuellement la profession exercée par la personne.
    • Type d’adresse : "O (Officielle)" a été présélectionnée et grisée car ce champ est non modifiable. 
    • Pays : Liste déroulante avec les pays du monde. Soit vous sélectionnez le pays directement dans la liste, soit vous insérez les premières lettres du pays pour accélérer la recherche. La Belgique est le premier pays de la liste.
    • Adresse : Il faut indiquer la rue, le numéro et la boîte s’il y en a une. Il est important de conserver le même format pour toutes les adresses, par ex. : rue du Bonheur, 34/1.
    • Code postal : Zone équipée d’une liste déroulante avec les codes postaux et communes/localités belges. Vous sélectionnez obligatoirement le code postal dans la liste, en insérant éventuellement les premiers chiffres pour accélérer la recherche. Après la sélection du code postal, les champs <Commune> et <Localité> se complètent automatiquement.
    • Commune : Ce champ se complète automatiquement après la sélection du code postal.
    • Localité : Ce champ se complète automatiquement après la sélection du code postal.
    • Téléphone : Numéro de téléphone fixe. Ne pas oublier le préfixe téléphonique. Ajouter l’indicatif international si le numéro est étranger.
    • GSM : Numéro de téléphone portable. Ajouter l’indicatif international si le numéro est étranger.
    • E-mail : Adresse e-mail.

     

     

     

    2.3. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de la fiche de lien de parenté se compose de trois boutons :

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    Pour plus de détails sur ces boutons : 

    Révélation
    • Retour : Le bouton <Retour> permet de revenir à la fiche générale de famille de l’élève. Ce bouton cesse d’être actif lorsque vous insérez des données dans la fiche de lien de parenté de l’élève. 
    • Sauver : Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche de lien de parenté. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche.
    • Annuler : Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche de lien de parenté. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou d’infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective.  

     

     

     

     

    3. Créer une fiche de lien de parenté

    Lorsque vous souhaitez encoder un nouveau lien de parenté dans la fiche de famille de l’élève (pour ajouter un parent ou autre), vous devez créer une fiche de lien de parenté. Il y a deux situations possibles : soit vous créez une fiche de lien de parenté pour une personne qui n’a jamais été encodée dans ProEco5, soit vous créez une fiche de lien de parenté pour une personne qui a déjà été encodée dans ProEco5 mais n’a pas encore été liée à l’élève. Suivant la situation, vous suivez des modalités différentes. La logique reste néanmoins la même et fonctionne toujours en deux étapes : premièrement, il faut créer un lien de parenté et, deuxièmement, il faut donner une identité à ce lien de parenté. Par exemple, il faut créer le lien "P (Père)" pour encoder le père de l’élève ; puis, il faut remplir la fiche identificatoire du père pour que son identité soit enregistrée dans la base de données.  

     

     

    3.1. Créer la fiche d’une personne jamais encodée

    1.  Vous accédez à la fiche de famille de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1 (étapes 1 à 5). Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    2. Dans le menu d’actions de la fiche de famille de l’élève, vous appuyez sur le bouton <Ajouter> et vous confirmez dans la fenêtre modale.

    3. Une fiche de lien de parenté vierge s’ouvre dans la fenêtre centrale.

    4. Dans la fiche de lien de parenté, vous sélectionnez un lien de parenté dans le champ <Lien de parenté>.

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    Vous définissez éventuellement la responsabilité de cette personne par rapport à l’élève en vous servant du champ <Responsabilité>.

    5. Étant donné que la personne n’a jamais été encodée dans ProEco5, vous devez lui créer une fiche personne. Vous appuyez donc sur le bouton <Créer une nouvelle fiche personne>.

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    6. La fiche personne s’active dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.

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    Vous pouvez en compléter les différents champs (au minimum son nom et son prénom) et préciser ainsi l’identité du lien de parenté.

    7. Lorsque vous avez terminé de remplir la fiche personne, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions de la fiche de lien de parenté.

    8. La fiche de lien de parenté a été créée et est enregistrée dans ProEco5. Vous cliquez sur l’onglet <Famille> pour vérifier que sa ligne s’est bien ajoutée aux autres dans l’affichage-liste.

     

     

    3.2. Créer la fiche d’une personne déjà encodée

    1.  Vous accédez à la fiche de famille de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1 (étapes 1 à 5). Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    2. Dans le menu d’actions de la fiche de famille de l’élève, vous appuyez sur le bouton <Ajouter> et vous confirmez dans la fenêtre modale.

    3. Une fiche de lien de parenté vierge s’ouvre dans la fenêtre centrale.

    4. Vous sélectionnez un lien de parenté dans le champ <Lien de parenté>.

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    Vous définissez éventuellement la responsabilité de cette personne par rapport à l’élève en vous servant du champ <Responsabilité>.

    5. Étant donné que la personne a déjà été encodée dans ProEco5, vous devez retrouver sa fiche personne dans la base de données. Vous appuyez donc sur le bouton <Rechercher une personne>.

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    6. Dans la liste déroulante, vous sélectionnez la personne que vous recherchez, en insérant éventuellement les premières lettres de son nom pour accélérer la recherche.

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    Si vous ne retrouvez pas la personne dans la liste (après vérification de l’orthographe du nom), cela veut dire qu’elle n’a jamais été encodée dans ProEco5. Vous devez donc suivre les modalités décrites au point 3.1.

    7. Lorsque vous avez sélectionné la personne dans la liste déroulante, la fiche de la personne se complète automatiquement dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.

    8. Si la sélection est correcte, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions de la fiche de lien de parenté.

    9. La fiche de lien de parenté a été créée et elle est enregistrée dans ProEco5. Vous cliquez sur l’onglet <Famille> pour vérifier que sa ligne s’est bien ajoutée aux autres dans l’affichage-liste.

     

     

    4. Modifier une fiche de lien de parenté

    Étant donné que la fiche de lien de parenté repose sur un double encodage (lien de parenté et puis identité du lien), les modifications de la fiche de lien de parenté s’effectuent de manières différentes en fonction de la situation. Elles varient suivant que vous souhaitez introduire une simple modification dans les coordonnées de la personne ou carrément rattacher une autre personne à un lien existant (en recherchant une personne déjà encodée dans ProEco5 ou en encodant une nouvelle personne).

     

     

    4.1. Modifier les coordonnées d’une personne

    Rien de substantiel n’a changé : le lien de parenté est toujours le même et la personne est toujours la même. Seulement, il faut effectuer une modification dans la fiche personne parce que les coordonnées de cette personne ont changé (ex. nouvelle adresse e-mail).

    1.  Vous accédez à la fiche de famille de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1 (étapes 1 à 5). Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    2. Dans la liste des liens de parenté située dans la partie inférieure de la fiche de famille de l’élève, vous recherchez le lien de parenté que vous souhaitez modifier. Vous sélectionnez sa ligne active en cliquant dessus et vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.

    3. La fiche de lien de parenté sélectionnée s’ouvre dans la fenêtre centrale. Vous pouvez modifier son contenu.

    4. Vous vous concentrez sur la fiche personne dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté. Les champs sont actifs ; vous pouvez les modifier à votre guise.

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    5. Lorsque vous avez terminé d’encoder vos modifications dans la fiche de la personne, vous appuyez sur <Sauver> dans le menu d’actions de la fiche de lien de parenté. Les modifications sont enregistrées.

     

     

    4.2. Choisir une autre personne pour un lien existant

    Le lien de parenté de l’élève a déjà été encodé (ex. "Tuteur") et est toujours d’actualité (l’élève a toujours un tuteur), mais une nouvelle personne correspond à ce lien de parenté ou remplit cette fonction. Par exemple, Jean Larcin n’est plus le tuteur d’Alice Merveille et il est remplacé par Marianne Degas, qui a déjà été encodée dans ProEco5 (ex. via la fiche du frère d’Alice Merveille) : il faut donc remplacer la fiche personne de Jean Larcin par celle de Marianne Degas, tout en conservant le lien "Tuteur" :

    1.  Vous accédez à la fiche de famille de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1 (étapes 1 à 5). Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    2. Dans la liste des liens de parenté située dans la partie inférieure de la fiche de famille de l’élève, vous recherchez le lien de parenté que vous souhaitez modifier. Vous sélectionnez sa ligne active en cliquant dessus et vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.

    3. La fiche de lien de parenté sélectionnée s’ouvre dans la fenêtre centrale. Vous pouvez modifier son contenu.

    4. Vous appuyez sur <Changer la personne> pour activer la liste déroulante des personnes.

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    5. Dans la liste déroulante, vous sélectionnez le nom de la personne que vous souhaitez rattacher au lien existant. Vous remplacez ainsi la personne précédemment encodée par cette nouvelle personne.

    6. Lorsque vous avez sélectionné la personne dans la liste déroulante, la fiche de la personne se complète automatiquement dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.

    7. Si la sélection est correcte, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions de la fiche de lien de parenté. La modification est enregistrée.

     

     

    4.3. Créer une nouvelle fiche personne pour un lien existant

    Le lien de parenté de l’élève a déjà été encodé (ex. "Famille") et est toujours d’actualité (un grand-parent s’occupe toujours de l’élève après l’école), mais une nouvelle personne correspond à ce lien de parenté ou remplit cette fonction (ex. le grand-père maternel au lieu de la grand-mère paternelle). Il faut donc créer une nouvelle fiche personne, tout en conservant le lien de parenté qui a été encodé :  

    1.  Vous accédez à la fiche de famille de l’élève en suivant les modalités décrites au point 1 (étapes 1 à 5). Dans le dossier de l’élève, vous cliquez sur l’onglet <Famille>. La fiche de famille s’ouvre dans la fenêtre de fiche.

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    2. Dans la liste des liens de parenté située dans la partie inférieure de la fiche de famille de l’élève, vous recherchez le lien de parenté que vous souhaitez modifier. Vous sélectionnez sa ligne active en cliquant dessus et vous appuyez sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions.

    3. La fiche de lien de parenté sélectionnée s’ouvre dans la fenêtre centrale. Vous pouvez modifier son contenu.

    4. Vous appuyez sur <Créer une nouvelle fiche personne> pour activer la fiche personne :

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    5. La fiche personne s’active dans la partie inférieure de la fiche de lien de parenté.

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    Vous pouvez en compléter les différents champs (au minimum son nom et son prénom) et modifier ainsi l’identité du lien de parenté.

    7. Lorsque vous avez terminé de remplir la fiche personne, vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions de la fiche de lien de parenté. La modification est enregistrée.

     

     

     

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