Le calcul des familles est une fonctionnalité du module Élèves qui permet de générer les données quantitatives sur les frères et/ou sœurs inscrits dans l’établissement. D’une part, le logiciel constitue les familles de frères et/ou sœurs en se basant sur les adresses des enfants : il met en relation les frères et/ou sœurs résidant au même endroit, et il les compte. D’autre part, il utilise la date de naissance pour déterminer leur position dans l’établissement ainsi que dans ses différentes implantations. Votre tâche est de veiller à ce que l'encodage des adresses et des dates de naissance soit le plus exact possible de manière à ce que le calcul se fasse sans encombre. Les données calculées sont centralisées dans la fiche de famille de l’élève et consultables dans la liste des élèves. Ainsi, vous pouvez les utiliser dans le cadre de vos tâches liées aux familles.

Sommaire

1. Qu’est-ce que le calcul des familles ?

Le calcul des familles désigne le calcul des liens de parenté entre enfants scolarisés dans le même établissement. Concrètement, le logiciel établit les liens qu’il convient de faire entre les enfants qui appartiennent à une même famille : il relie les frères et/ou sœurs entre eux, il les compte, précise s’ils sont aînés, cadets ou puînés, et numérote les familles. L’activation du calcul des familles pousse donc ProEco₅ à associer, compter, ordonner et numéroter les frères et/ou sœurs. Ce calcul facilite le traitement des données familiales.

2. Les paramètres du calcul des familles

Le calcul des familles dépend de deux paramètres : l’adresse et la date de naissance des élèves. Ces deux paramètres sont nécessaires à ProEco₅ pour constituer les familles (= réunir les frères et/ou sœurs dans une famille) et les ordonner (= déterminer la position des enfants de chaque famille dans l’école et l’implantation).

2.1. Les adresses des élèves

C’est sur la base de l’adresse des élèves que ProEco₅ constitue les familles. Deux enfants ayant la même adresse sont considérés comme des frères et/ou sœurs parce qu’ils vivent sous le même toit. Il est donc extrêmement important que vous encodiez l’adresse de l’élève le plus exactement possible dans la fiche de préinscription et/ou la fiche d’adresse de l’élève. La moindre erreur ou coquille peut entraîner des erreurs dans le calcul des familles. Il est donc préférable d’adopter une notation systématique des adresses et de s’y tenir à l’encodage de chaque adresse d’élève.

2.2. Les dates de naissance des élèves

ProEco₅ a besoin des dates de naissance des élèves pour déterminer leur position dans l’école. L’enfant le plus âgé de la famille est le premier enfant de la famille dans l’école : il occupe donc la position 1. Le deuxième enfant occupe la position 2, le troisième occupe la position 3, etc. La date de naissance constitue dès lors un paramètre fondamental dans l’organisation des familles puisqu’elle détermine la position de chaque enfant. Vous l’encodez lors de la préinscription ; elle est ensuite transférée dans la fiche signalétique de l’élève.

3. L’activation du calcul des familles

Pour lancer ce calcul, il suffit de cliquer sur le bouton <Calcul des familles>. Ce bouton se trouve dans le menu actions qui est attaché aux listes d’élèves dans le module Élèves :

Le bouton <Calcul des familles> sert à générer les familles. Dès que vous appuyez dessus, ProEco₅ regroupe les frères et les sœurs dans des familles numérotées, les compte et leur attribue une position.

           Vous pouvez cliquer sur le bouton <Calcul des familles>  à tout moment, dans la mesure où les adresses et les dates de naissance ont bien été encodées. Quelle que soit la liste d’élèves affichée dans la fenêtre principale (par classe, par niveau-année, etc.), ProEco₅ effectue le calcul des familles dans l’ensemble de la base de données de votre établissement. Vous ne devez donc pas vous soucier du type de liste que vous affichez avant de générer les familles.    

4. Les résultats du calcul des familles

À l’issue du calcul de familles, chaque famille se voit attribuer un numéro, les frères et les sœurs sont comptés dans chaque famille et chaque enfant reçoit un numéro équivalent à sa position dans la famille. Tous ces résultats sont automatiquement encodés dans la fiche de famille de l’élève :

4.1. Le numéro de famille

Au moment où il calcule les familles, ProEco₅ attribue un numéro à chacune d’elle. Tous les frères et/ou sœurs d’une même famille reçoivent le même numéro. Autrement dit, ce numéro permet de savoir que des élèves appartiennent à la même famille. Un élève qui n’a pas de frère et/ou sœur reçoit, lui aussi, un numéro de famille ; la seule différence est qu’il est le seul à l’avoir.

            Attention ! Le numéro de famille ne correspond pas à une immatriculation. Il est variable : il est susceptible de changer lorsque vous effectuez un nouveau calcul de familles.

4.2. Le nombre d’enfants

Dans le cadre du calcul des familles, ProEco₅ compte le nombre d’enfants qu’il y a dans chaque famille. Deux champs de la fiche de famille vous informent sur le nombre d’enfants : <Enfants dans l’école> et <Enfants dans l’implantation>. Le champ <Enfants dans l’école> indique le nombre d’enfants dans l’ensemble de l’établissement scolaire, toutes implantations confondues. Le champ <Enfants dans l’implantation> signale le nombre d’enfants qui se trouvent dans une seule implantation de l’établissement scolaire.

4.3. La position de l’enfant

Outre les numéros de familles et le nombre d’enfants, ProEco₅ détermine, lors du calcul des familles, la position de l’enfant dans l’école et dans l’implantation. On parle de position pour désigner la place qu’un élève y occupe par rapport à ses frères et/ou sœurs en fonction de son âge. L’enfant le plus âgé est considéré comme le premier et se situe dès lors en position 1. Plus jeune, le deuxième occupe la position 2 ; encore plus jeune, le troisième occupe la position 3, etc.  

            Tout comme pour le nombre d’enfants, ProEco₅ fait une distinction entre la position de l’enfant dans l’école et sa position dans l’implantation. Ces positions peuvent être identiques, mais elles ne le sont pas nécessairement. Si les enfants d’une même famille sont répartis dans plusieurs implantations, leur position dans l’école sera forcément différente de leur position dans l’implantation (sauf pour l’aîné). Dans la fiche de famille, vous avez dès lors deux champs distincts : <Position dans l’école> et <Position dans l’implantation>.

5. La liste des familles

Si les adresses et les dates de naissance des élèves ont bien été encodées, le calcul des familles se fait sans le moindre encombre. Vous pouvez toutefois vérifier dans la liste des élèves si le calcul des familles s’est bien déroulé.

5.1. Tri et regroupement par famille

Dans le module Élèves, vous paramétrez la liste de manière à afficher la liste des familles. Concrètement, il s’agit de regrouper et de trier les élèves par famille. Pour ce faire, vous vous servez du sélecteur. Dans le panneau de sélection, vous choisissez "Famille" dans <Regroupement par> et "Famille" dans <Tri par>. Vous pouvez visualiser le résultat dans l’arborescence :

Les numéros des branches correspondent aux numéros de famille. Les feuilles correspondent aux enfants de la famille.

5.2. Les résultats du calcul dans les colonnes

Triée ou pas par famille, la liste des élèves vous permet de visualiser le résultat du calcul des familles. Pour ce faire, il vous suffit d’adapter l’affichage des colonnes à vos besoins. En vous servant du menu contextuel en haut des colonnes, vous cochez les cases pertinentes :

Pour vérifier le calcul des familles, vous pouvez par exemple sélectionner : <Nom>, <Prénom>, <Date de naissance>, <Niveau année>, <Adresse>, <Numéro Famille>, <Enfants dans l’école> et/ou <Enfants dans l’implantation>, <Position dans l’école> et/ou <Position dans l’implantation>.

5.3. Exemple de liste de familles

Lorsque vous aurez sélectionné toutes ces options (colonnes, tri et regroupement), la liste des élèves se présentera de la manière suivante :

Ce format vous permet de visualiser la liste des familles dans l’ordre de leur numérotation. Étant donné que les frères et/ou sœurs y sont regroupés dans des familles portant le même numéro, vous pouvez facilement vérifier si les groupements familiaux effectués par ProEco₅ sont corrects : les enfants réunis dans les familles sont-ils bien des frères et/ou sœurs ? Les adresses des frères et/ou sœurs sont-elles identiques ? Portent-ils le même nom de famille ? Sinon, appartiennent-ils bien à la même famille ? Ont-ils les mêmes parents ? Si vous avez des doutes, n’hésitez pas à ouvrir leurs dossiers individuels et contrôler les informations susceptibles de vous aider.

Attention ! Seuls les frères et/ou sœurs sont concernés par le calcul des familles ; les parents et autres membres de la famille sont encodés manuellement, et non calculés par ProEco₅.