Gestion des inscriptions de Bruxelles

Voir aussi la Fiche Comment Gérer Doublons Inscriptions

Contexte

Ce module de ProEco répond à la demande des directeurs des écoles fondamentales catholiques de la zone de Bruxelles.

Le contexte d’utilisation, les buts de la démarche et le planning sont décrits dans la note SeGEC reçue par les écoles concernées.

Le système nécessite une connexion internet pour fonctionner.

Activation du module

Dans les Renseignements Ecole de ProEco 

(Autres / Organisation de l'école / Renseignements école)

Onglet "Fondamental" :

Compléter les cases donnant le nombre total de places offertes par l'école (somme des places déjà occupées et encore libres). 

Laisser vide ce qui n'est pas organisé dans l'école.

Si le ProEco comporte plusieurs écoles, ne pas oublier de faire ces deux opérations pour chacune des écoles !
Si le ProEco comporte plusieurs écoles, le module d'inscriptions globalise les inscriptions de toutes les écoles concernées dans un même tableau (avec possibilité de les séparer par école ou non, au choix). 

M0 étant le symbole pour les élèves en classe accueil dans le module d'inscription
Attention, le M0 est un symbole d'affichage, on inscrit toujours les élèves en M1

Pour définir à quoi correspondent les M0 : dans la gestion des classes

(Autres / Organisation de l'école / Classes / Mise à jour) :

S'il y a des classes "Accueil", cocher la case "ClAccueil" à côté des classes de M1 concernées.

Comme indiqué ci-dessus, les élèves des classes accueil restent donc bien en M1, même si le module d'inscription les indiquera en M0 pour mieux les différencier des autres.

Explications diverses

Désactivation

Une fois le module activé (comme expliqué au point 1), la fenêtre de gestion des inscriptions s'ouvre automatiquement au démarrage de ProEco
 (avec immédiatement une connexion au serveur pour actualiser les données).

Si vous ne souhaitez pas que cette fenêtre s'ouvre automatiquement, rendez vous dans "Autres", "Paramètres ProEco", onglet "Paramètres utilisateurs", et décochez la case "Ouvrir automatiquement la fenêtre des inscriptions".

Ce paramètre dépendant de l'utilisateur, il peut donc être activé pour un utilisateur de l'école (par exemple la direction) et pas pour un autre (par exemple le secrétariat).
A noter que l'ouverture automatique ne se fait pas sur les "ProEco de copie".

Pour ouvrir le module en dehors de son ouverture automatique, menu "élèves", "Gestion des inscriptions".

Mécanisme de détection des doublons

Pour permettre la détection des doublons dans les inscriptions, une base de données centralisée a été activée sur un serveur d'Infodidac.

Afin de protéger la vie privée des élèves et la confidentialité des données des écoles, cette base de données ne contient aucun nom, aucune date de naissance, aucune adresse. Les échanges qui se font entre les ProEco des écoles et cette base de données centralisée se font au moyen d'une chaîne de caractères anonyme et irréversible : Un même élève donne toujours la même chaîne anonyme mais à partir de la chaîne anonyme, il est impossible de retrouver le nom de l'élève.

Pour construire cette chaîne, ProEco se base sur les données suivantes : Nom, Prénom, Sexe, Date de naissance, Numéro de rue (adresse) et Code postal (adresse).

Ainsi, un élève dont la fiche ne contient pas au minimum ces 6 informations sera signalé "Incomplet" et ne sera pas traité par le module de gestion des inscriptions (Etat M, voir ci-dessous)

Par voie de conséquence, ce n'est que quand ces six données sont identiques qu'un élève sera détecté en doublon entre plusieurs écoles. S'il change de date de naissance ou s'il déménage, il ne sera plus le même et le doublon ne sera plus détecté.

Afin de tenter de limiter les erreurs, s'il faut que le nom et le prénom soient correctement orthographiés, ProEco fait ses calculs sans tenir compte des différences majuscules/minuscules, des accentués, des espaces, des tirets et autres caractères particuliers.  Ainsi "Dupont" est identique à "DUPONT" et à "DU PONT", mais bien évidemment pas à "Dupond". De plus, comme pour l'adresse il ne tient compte que du numéro de la rue, un encodage "avenue" sera identique à un encodage "av", ou même "rue". Toute autre abréviation dans l'adresse sera aussi sans conséquence. Et comme il tient compte du code postal et pas de la commune, un 1050 Bruxelles sera identique à un 1050 Ixelles.

Nouvelles données pour gérer les inscriptions

Deux nouveaux champs ont été ajoutés à la base de données de ProEco pour traiter ces inscriptions : l'état de l'inscription ainsi que l'éventuelle date de confirmation des parents.

L'état de l'inscription

Attention, il ne s'agit pas du Statut de l'élève, c'est bien une nouvelle donnée spécifique aux inscriptions.

Il peut comporter 8 valeurs possibles :

4 états attribués automatiquement par ProEco lors d'un dialogue avec le serveur :

4 états attribués manuellement par l'utilisateur de ProEco à l'aide des boutons d'action du tableau :

Ces états Q et F ne sont jamais attribués par le serveur, mais par l'utilisateur. Les états M et N sont calculés par ProEco.

La date de confirmation des parents

Elle permet en cas de doublon de savoir dans quelle école l'élève doit être conservé (A) et dans laquelle il doit être désinscrit (K).  L’école qui contient la date de confirmation la plus récente reçoit l’état A pour l’élève, et les autres écoles reçoivent l’état K.

Ces deux données : "Etat" et "Date de confirmation des parents" ne sont modifiables que par le nouveau module d'inscription, elles s'affichent dans la fiche de l'élève (1er onglet) mais ne sont pas modifiables à cet endroit.

La date et l'heure d'inscription de l'élève

Elles sont également gérées par le module d'inscriptions : ces données sont affichées dans le tableau des inscriptions, elles sont gérées par le serveur, mais uniquement pour savoir où sera imprimé le document qui permettra de signaler la présence du doublon, document pour le secrétariat d'entité, elles ne servent pas pour déterminer qui conserve l'élève et qui le désinscrit.

Utilisation du tableau "Gestion des inscriptions"

Le tableau s'ouvre automatiquement au démarrage de ProEco, mais il peut aussi être lancé à partir du menu (Elèves / Gestion des inscriptions)

Élèves concernés

Lors de l'ouverture de la fenêtre, ProEco détecte automatiquement les élèves concernés, il en établit la liste et l'envoie vers le serveur central (chaîne anonyme, voir ci-dessus).

Si l’année scolaire d’inscription n’est pas encore ouverte, il anticipe la situation de l’année prochaine. Par exemple, les élèves actuellement en M3 en statut O sont comptés dans les P1 de la rentrée prochaine.

En fonction des informations dont il dispose déjà d'autres écoles, le serveur détermine les états de chacun des élèves et attribue les états O, D, A et K pour les élèves qui sont dans chacun de ces états (élèves inscrits, en doublon ou pas). 

Il n'attribue jamais de F, Q, N (ne désinscrit jamais automatiquement un élève, c’est l’école qui doit le faire) et ne tient pas compte des élèves en état F, Q et N pour la détermination de l'état des autres élèves (puisqu’ils ne sont pas inscrits ou concernés).

Seul le champ "Etat" est modifié par l'opération, aucune autre donnée n'est affectée par la connexion au serveur.

Tableau

Le bouton "Actualiser Tableau" présent en bas à droite de la fenêtre permet de refaire cette recherche et vérification autant de fois qu'il est nécessaire, soit après des modifications d'état dans votre tableau, soit pour tenir compte de changements faits par d'autres écoles.

Si la 2e année scolaire proposée par le module d'inscription n'est pas encore réellement ouverte dans ProEco, et qu'on souhaite l'actualiser à partir des informations de la dernière année scolaire ouverte (regénérer toutes les localisations de cette 2e année scolaire en faisant +1 sur les années), le bouton A+ permet de faire cette actualisation en profondeur.

L'état de chaque élève apparaît dans les deux premières colonnes du tableau.

Les élèves peuvent être classés dans un des ordres prévus en bas à gauche (Alphabétique, Maternel Primaire, Maternel Primaire et date d'inscription, Etat) 

Un tableau en haut à droite indique le nombre d'élèves dans chaque état :

Gestion des places disponibles

Un second tableau juste au dessous indique les places occupées et disponibles via 5 colonnes :

1. Pl : les places disponibles, définies dans les renseignements école
2. Occ : les places occupées, donc les élèves en état O, D et A
3. Rst : les places restantes. S'il y a des chiffres négatifs en rouge, il y a trop d'élèves !
4. F : les élèves en file d'attente
5. Res : les places restantes en tenant aussi compte des élèves en file d'attente

Liste d’attente

S'il y a trop d'élèves par rapport au nombre de places disponibles, il faut que certains des élèves inscrits (Etats O, D, A) passent en file d'attente (Etat F).

ProEco permet de trier les élèves par l'ordre de leur date d'inscription (3e bouton de tri). Vous pouvez faire passer les derniers de chaque année en état F.

Suivez les règles en vigueur pour la gestion de votre liste d’attente.

A la fin, actualisez le tableau pour que ces élèves ne soient plus considérés comme inscrits chez vous au niveau du serveur central.

Boutons d'action

Au-dessous, les différents boutons permettent les modifications sur l’élève actif du tableau :

	S'il y a doublon, afficher avec quelle(s) école(s) l'élève est en doublon
	Désinscrire l'élève (Le faire passer à l'état Q)
	Accéder à la fiche de l'élève en modification Accéder à la fiche de l'élève en consultation
	Réinscrire l'élève (S'il avait été désinscrit et qu'il revient, ou s'il était en file d'attente et qu'il la quitte)
	Mettre en file d'attente (Le faire passer à l'état F)
	Encoder une confirmation des parents (Encodage d'une date) Modifier une date de confirmation des parents en cas d'erreur

Autres exploitations

En cochant les différentes cases à cocher, on peut choisir certains élèves et les envoyer dans la sélection (Envoi vers la sélection J)

Impression des documents signalant les doublons non résolus

Les écoles s'organisent pour compléter les fiches de leurs nouveaux élèves et envoient régulièrement leurs inscriptions, ce qui leur fait constater certains élèves en doublon.

Conformément à la procédure prévue au sein de la zone, à la date convenue, vous pouvez utiliser le bouton 

ProEco parcourt les fiches en doublons sans confirmation (Etat=D) et reprend dans un document tous les élèves pour lesquels vous avez l'inscription la plus récente.

Chaque élève en doublon ne se trouve donc que sur la liste d'une seule école.

La FIE d'un élève n'est créée que dans l'établissement où l'inscription la plus récente a été prise. De ce fait, il est possible qu'un établissement compte plusieurs élèves en doublon mais ne génère aucune FIE.

Le document peut être imprimé/visualisé ou envoyé à l'entité, pour qu'elle se charge de contacter les parents et leur demander de confirmer l'une des inscriptions. 

Impression des FIE

L'impression reprend pour chaque élève ses coordonnées et celles des écoles dans lesquelles il est inscrit

Envoi à l'entité des FIE

En appuyant sur le bouton Envoyer, ProEco génère le document et vous propose de l'envoyer à l'entité. Vérifiez vos coordonnées et envoyez-le.

ProEco connaît l'adresse e-mail de votre entité

Encodage d’un nouvel élève

Lors de l'encodage d'un nouvel élève, veillez à bien noter l'année scolaire concernée et la date probable d'entrée :

ProEco vous demande une adresse pour pouvoir faire la détection des doublons.

En faisant OK, il enverra les données sur le serveur.

Si le serveur détecte qu'il est déjà inscrit ailleurs (doublon), il indique dans quelle école

Confirmation et impression de la Déclaration d'Inscription Unique

Lorsque le parent confirme en se rendant à l'école l'inscription de l'élève qui était "en doublon", le directeur peut imprimer le document prévu à partir des documents individuels

Le directeur reprend le tableau des inscriptions et encode la date de confirmation, ce qui fait passer l'élève à l'Etat=A dans son école et Etat=K dans les autres écoles.