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  • Le mailing via ProEco


    Editeur responsable
    • Numéro de fiche: 85
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    Comment Envoyer le même Email à une sélection de destinataires dont les coordonnées se trouvent dans les fiches : 

    1. Préparer les fiches individuelles
    2. Préparer les paramètres de ProEco
    3. Envoyer un mail directement d'une fiche 'élève'
    4. Envoyer un mail simple à une sélection ‘élèves’
    5. Envoyer mail et pièce(s) jointe(s) commune(s) à une sélection ‘élèves’
    6. Envoyer mail et fichier .pdf individuel à une sélection d’élèves

     

    1. Préparer les fiches individuelles
      Sous les onglets [Adresses] et [Parents], il est possible de compléter par deux adresses mails, les renseignements du Responsable, d’une Adresse Libre, du Père, et de la Mère.
      Il sera ensuite possible d’indiquer si ces adresses doivent être utilisées lors d’envois collectifs.
      01.jpg02.jpg
      03.jpg04.jpg
    2. Préparer les paramètres ProEco
      Menu [Autres], à [Paramètres ProEco], à [Paramètres utilisateurs], à onglet vertical [Emails/SMS] à [Modification du Paramétrage de l’envoi des e-mails]
      05.jpg
      Après avoir demandé le [Test SMTP], vérifier la bonne réception du courriel de confirmation dans votre messagerie (adresse indiquée en 1)
      !!! il s’agit des paramètres utilisateurs, ce qui signifie que cette préparation devra être répétée et adaptée à chaque utilisateur : MAN, DIR, SEC, …
    3.  Envoyer un mail directement d'une fiche 'élève'
      ‘Vite un petit mail à la Maman de Julie pour confirmer son rendez-vous’
      06.jpg
      En appuyant sur l’icône ‘e-mail’, ProEco ouvre votre messagerie et prépare un message à destination de l’adresse choisie.
    4. Envoyer un mail simple à une sélection ‘élèves’
      ‘Vite un petit mail à tous les intéressés (responsables, pères, mères, libres, …) pour annoncer la bonne arrivée des élèves de 6ème dans les Alpes’
      Après avoir fait la sélection des élèves concernés à Menu [Elèves] à [Documents Libres & Mailings] à [Mailing papier / SMS / Emails]
      07.jpg
      1. Cocher le choix [MAILS]
      2. Composer (voir plus bas) ou rechercher le texte à envoyer
      3. Définir les destinataires selon les données des fiches individuelles :
        • ‘E-Mail’ pointés dans les adresses
          Permet plusieurs envois pour un même élève.
        • ‘Corresp’ pointés dans les adresses
          Permet plusieurs envois pour un même élève.
          Le mieux pour personnaliser le texte (titres, noms, accords, …). Utiliser le thème 49 dans l’éditeur.
        • Ou le responsable légal,
        • Ou le Père
        • Ou la Mère
      4. Tester les envois.
      5. Confirmer et envoyer
        Pour composer le texte à envoyer (2 ci-dessus)
        08.jpg
      6. Ouvre l’éditeur RTF et permet d’écrire le texte souhaité.
        Si les destinataires sont ‘Corresp’ : utiliser le thème 49 dans l’éditeur.
      7. Permet d’enregistrer le texte à l’endroit souhaité.
    5. Envoyer mail et pièce(s) jointe(s) commune(s) à une sélection ‘élèves’
      ‘Un mail aux Responsables et Parents pour leur communiquer un extrait du PV du Conseil de Participation concernant les frais scolaires’
      Exactement le même procédé que 4. ci-dessus ; mais appuyer sur le bouton permettant de choisir le fichier à joindre parmi les documents contenus dans l’ordinateur.
      09.jpg
    6. Envoyer des documents individuels ProEco joints à des e-mails
      ‘Les factures-décomptes périodiques envoyées, par e-mails, aux personnes concernées’.
      Le document individuel étant prêt, passer à la phase d’impression :
      10.jpg
      1. Cocher [Envoi par mail des pdf individuels]
      2. Lancer l’[Exportation PDF]
        Les documents individuels sont numérisés en fichiers .pdf.
        Ceux-ci sont déposés dans un sous-dossier, créé dans le répertoire [Export] du ProEco (3), et nommé à partir du code utilisateur, de la date du jour et du nom du document.
        11.jpg
        Ensuite, le logiciel appelle la procédure classique de l’e-mailing (voir point 4. ci-dessus)

    Peut être complété par "...Mails pour les uns ...Papiers pour les autres..."

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