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  • La fiche signalétique du membre du personnel


    Katia
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    La fiche signalétique est la fiche que vous remplissez lorsque vous créez le dossier du membre du personnel lors de son encodage dans ProEco5. C’est aussi elle qui ouvre son dossier dans le logiciel. Elle contient les données identificatoires de base ainsi que la photo du membre du personnel. Il suffit de jeter un coup d’œil à la fiche signalétique d’un membre du personnel pour savoir qui il est. Accessible via le module Membres du personnel, la fiche signalétique chapeaute quatre autres fiches contenant des données personnelles : Adresses, Infos financières, Infos médicales, Famille et Diplômes. Elle est donc aussi l’intitulé du premier bloc de fiches dans la fiche du membre du personnel. Les données qu’elle contient pouvant être reprises dans des documents officiels, la fiche signalétique doit être complétée avec soin.  

     

    Sommaire


    1. Accéder à la fiche signalétique

    L’accès à la fiche signalétique d’un membre du personnel se fait idéalement via le module Membres du personnel, mais il est possible de l’ouvrir par d’autres biais du moment que vous êtes dans le dossier du membre du personnel. Étant donné que la fiche signalétique est individuelle, vous recherchez d’abord le membre du personnel dont vous souhaitez ouvrir la fiche avant d’accéder à sa fiche signalétique à proprement parler :

    1. Vous allez dans le module Membres du personnel.

    2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :

    1. Vous vérifiez si l’année scolaire de sa présence administrative est correcte. Sinon, vous la modifiez.
    2. Vous décochez la case <Présence administrative> s’il a été présent dans des années antérieures à celles affichées dans la liste déroulante.
    3. Vous appuyez sur <Appliquer>.

    3. Dans la liste, vous recherchez le membre du personnel dont vous souhaitez ouvrir la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.

    4.Vous ouvrez la fiche du membre du personnel en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions

    5. Dans la fiche du membre du personnel, vous cliquez sur l’onglet <Signalétique> si la fiche ne s’est pas ouverte automatiquement. La fiche signalétique s’affiche dans la fenêtre de fiche.

     

     

    2. La fiche signalétique

    La fiche signalétique est une fiche simple équipée d’un menu d’actions :

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    2.1. La fiche

    La fiche signalétique contient les données identificatoires de base du membre du personnel.

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    Celles-ci se répartissent dans différents champs :

    Révélation
    • Nom : Le nom du membre du personnel doit être transcrit identiquement à la carte d’identité. Il doit être correctement orthographié, sans oublier la majuscule s’il y a lieu d’en mettre une.
    • Prénom : Le prénom du membre du personnel doit être transcrit identiquement à la carte d’identité. Il doit être correctement orthographié, sans oublier la majuscule.
    • Prénom 2 : Si le membre du personnel a un deuxième prénom, vous pouvez l’introduire dans ce champ. Vous veillez à ce que son orthographe corresponde bien à celle de la carte d’identité.
    • Prénom 3 : Vous complétez ce champ si le membre du personnel a un troisième prénom.  
    • Nom usuel : Le nom et le prénom usuels sont générés automatiquement par ProEco5 sur la base de ce que vous avez encodé dans les champs <Nom> et <Prénom>.
    • Abréviation : L’abréviation à cinq caractères associe des lettres du nom et du prénom. Elle est générée automatiquement par ProEco5.  
    • Sexe : "F (Féminin)" ou "M (Masculin)". À choisir dans la liste déroulante.
    • Date de naissance : Soit vous encodez la date de naissance du membre du personnel au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Pays de naissance : Soit vous sélectionnez le pays directement dans la liste déroulante, soit vous insérez les premières lettres du pays pour accélérer la recherche. La Belgique est le premier pays de la liste.
    • Lieu de naissance : Le lieu de naissance doit être impérativement complété après le pays de naissance. Dans le cas où le membre du personnel est né en Belgique, ce champ vous propose une liste déroulante de localités belges ; vous devez obligatoirement sélectionner le lieu directement dans la liste, en insérant éventuellement les premières lettres pour accélérer la recherche. Si le membre du personnel n’est pas né en Belgique, vous écrivez manuellement le lieu de naissance dans la case blanche.
    • Nationalité : Ce champ est automatiquement complété par ProEco5, qui déduit la nationalité de l’élève de son pays de naissance. S’il ne l’a pas fait ou si la nationalité est incorrecte, vous sélectionnez un pays dans la liste déroulante, en insérant éventuellement ses premières lettres pour accélérer la recherche.
    • État civil : Vous sélectionnez l’état civil du membre du personnel dans la liste déroulante.
    • Numéro national : Les six premiers chiffres du numéro national sont pré-encodés par ProEco5. Il ne vous reste plus qu’à introduire les cinq derniers chiffres conformément à la carte d’identité.
    • Matricule ministère : L’Administration attribue un numéro de matricule à chaque membre du personnel. Le matricule ministère commence par un "1" pour les hommes et par un "2" pour les femmes. Les six chiffres qui suivent correspondent à la date de naissance. Ce sont les quatre derniers chiffres qui doivent être déterminés par l’Administration.  
    • Entrée PO : Date d’entrée du membre du personnel dans le PO. Soit vous encodez la date au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.
    • Entrée enseignement : Date d’entrée du membre du personnel dans l’enseignement. Soit vous encodez la date au format jj/mm/aa ou jj-mm-aa, soit vous utilisez le calendrier en cliquant sur le bouton fléché  à droite de la case.

     

     

     

    2.2. Le menu d’actions

    Le menu d’actions de la fiche signalétique de l’élève se compose de trois boutons : <Retour>, <Sauver> et <Annuler>.

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    Pour plus de détails sur ces boutons:  

    Révélation
    • Retour: Le bouton <Retour> permet de revenir à la liste générale des membres du personnel. 
    • Sauver: Le bouton <Sauver> permet de sauver les données encodées dans la fiche signalétiques du membre du personnel. Ce bouton est actif dès que vous insérez un caractère dans un des champs de la fiche.
    • Annuler: Le bouton <Annuler> n’est actif que lorsque vous avez inséré des données dans la fiche signalétique. Il sert à annuler l’ensemble des données que vous y avez introduites, par exemple si vous avez fait des erreurs. Avant d’annuler les changements, une fenêtre modale apparaît à l’écran et demande de confirmer ou infirmer l’annulation. Ce n’est qu’après cette confirmation que l’annulation est effective. 

     

     

     

    3. Compléter la fiche signalétique

    Lorsque vous créez un membre du personnel dans ProEco5, le logiciel ouvre une fiche signalétique vierge. Vous la complétez le plus exhaustivement possible, mais il n’est pas exclu que vous deviez y ajouter des données supplémentaires ultérieurement. Dans ce cas, vous suivez les modalités suivantes :

    1. Vous allez dans le module Membres du personnel.

    2. Vous appuyez sur le bouton <Filtre> du sélecteur de manière à ouvrir le panneau de filtre :

    1. Vous vérifiez si l’année scolaire de sa présence administrative est correcte. Sinon, vous la modifiez.
    2. Vous décochez la case <Présence administrative> s’il a été présent dans des années antérieures à celles affichées dans la liste déroulante.
    3. Vous appuyez sur <Appliquer>.

    3. Dans la liste, vous recherchez le membre du personnel dont vous souhaitez ouvrir la fiche. Vous pouvez éventuellement vous aider du sélecteur, par exemple en introduisant les premières lettres de son nom dans la zone de recherche du panneau de sélection.

    4. Vous ouvrez la fiche du membre du personnel en double-cliquant sur sa ligne active ou en appuyant sur le bouton <Éditer> dans le menu d’actions

    5. Dans la fiche du membre du personnel, vous cliquez sur l’onglet <Signalétique> si la fiche ne s’est pas ouverte automatiquement. La fiche signalétique s’affiche dans la fenêtre de fiche.

    6. Vous complétez les différents champs de la fiche.

    7. Vous appuyez sur le bouton <Sauver> dans le menu d’actions.

    Attention ! Il est très important de s’assurer de l’exactitude des données que vous encodez dans la fiche signalétique du membre du personnel. Les données qui sont concernées doivent être parfaitement conformes à la carte d’identité. En effet, plusieurs d’entre elles (nom, prénom, date de naissance, matricule ministère, etc.) sont exportées directement de la fiche signalétique et reprises par ProEco5dans des documents officiels (ex. la  fiche signalétique d’entrée en fonction FOND52/1). 

     

     

    4. La photo du membre du personnel

    En plus des données identificatoires, la fiche signalétique comprend la photo du membre du personnel. Pour pouvoir l’afficher, vous chargez son fichier JPEG dans ProEco5.

     

    4.1. Ajouter une photo

    À droite de la fiche signalétique, un espace est réservé à la photo du membre du personnel. Il reste gris tant qu’il ne contient pas de photo :

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    Pour ajouter une photo :

    1. Vous cliquez sur le bouton <Ajouter>. Une fenêtre modale apparaît à l’écran.

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    2.  Dans la fenêtre modale, vous appuyez sur <Parcourir>.

    3. Dans vos fichiers, vous recherchez le fichier JPEG de la photo et vous le sélectionnez.

    4. Vous cliquez sur <Télécharger> dans la fenêtre modale. Vous avez un bouton <Annuler> en cas d’erreur.

    5. Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, la photo s’affiche dans la case qui lui est dédiée.

                             

     

    4.2. Changer une photo

    Vous pouvez remplacer la photo de la fiche signalétique à tout moment. Pour ce faire :

    1. Vous cliquez sur le bouton <Modifier la photo> en-dessous de la photo.

    2. Dans la fenêtre modale, vous appuyez sur <Parcourir>.

    3. Dans vos fichiers, vous recherchez le fichier JPEG de la nouvelle photo et vous le sélectionnez.

    4. Vous cliquez sur <Télécharger> dans la fenêtre modale. Vous avez un bouton <Annuler> en cas d’erreur.

    5. Lorsque le téléchargement du fichier est terminé, la nouvelle photo s’affiche à la place de l’ancienne.

     

     

    4.3. Supprimer une photo

    La suppression d’une photo s’effectue simplement en cliquant sur le bouton à l’icône en forme de poubelle qui se trouve en bas à droite de la photo.

     

     

     

     

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