11 L encodage des enveloppes par élève (sans préselection).pdf

L’encodage des enveloppes peut se faire de deux manières différentes : 1) soit par sélection de groupe d’élèves (ex. par classe), 2) soit individuellement sans présélection. Ici, il s’agit de décrire la marche à suivre de la deuxième méthode d’encodage des enveloppes.

         L’encodage des enveloppes par élève s’opère via le module Enveloppes. Le menu d’actions de ce module comprend un bouton <Ajouter enveloppe>. Celui-ci permet de créer une enveloppe et de la compléter d’une manière similaire à un extraire : à l’aide d’une zone de recherche qui permet de trouver des élèves par leur nom et de leur assigner des paiements en liquide de manière individuelle. Au préalable, il faut s’assurer d’avoir bien paramétré le journal de caisse dans les paramètres frais-comptabilité.

Sommaire

1. Le journal de caisse

Avant de procéder à l’encodage des enveloppes, il convient de vérifier le paramétrage de vos journaux comptables dans le module Paramètres frais-compta. Sous l’onglet <Paramètres>, un journal de caisse doit avoir été sélectionné :

Si ce n’est pas le cas, vous en sélectionnez un dans la liste déroulante. Et si votre liste déroulante est vide, vous ajoutez un journal de caisse sous l’onglet <Journaux>. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la page sur le paramétrage des journaux comptables.

2. Encoder une nouvelle enveloppe

L’encodage des enveloppes par élève s’effectue via le module Enveloppes.

2.1. Bouton Ajouter enveloppe

Vous appuyez sur le bouton <Ajouter enveloppe> dans le menu d’actions :

Cela permet d’accéder à l’écran d’encodage d’enveloppe sans présélection.

2.2. Compléter le chapeau

Dans le chapeau, vous indiquez la référence de l’enveloppe et le montant total de la somme qu’elle contient :

2.3. Compléter les paiements

Ensuite, vous encodez les différents paiements reçus. Pour chaque paiement, il faut d’abord rechercher l’élève via la zone de recherche :

 Seule la recherche alphabétique est possible. Vous insérez au minimum 3 lettres du nom de l’élève ou d’un de ses parents. Vous sélectionnez l’élève dans la liste proposée. Ensuite, vous indiquez le montant payé en liquide :

Vous pouvez éventuellement ajouter une remarque.

        Lorsque vous avez terminé d’encoder tous les montants, vous appuyez sur le bouton <Sauver>, puis vous appuyez sur le bouton <Quitter>. Les soldes des élèves sont recalculés au moment de la sauvegarde.