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  • Le comptage des élèves


    Katia
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    ProEco5 vous aide à gérer le comptage des élèves depuis l’encodage des données jusqu’à leur transfert dans SIEL, en passant par la vérification de leur cohérence ainsi que le calcul des coefficients qui leur sont associés. ProEco5 vous accompagne ainsi tout au long de cette procédure, qui s’en trouve dès lors grandement simplifiée, sans pour autant vous enlever le contrôle sur les données qui sont comptées. En effet, ProEco5 met à votre disposition un module de comptage qui vous permet d’accéder aux données de comptage et de les traiter à votre rythme, et même à votre manière.   

    Sommaire


     

    1. Le comptage 

    1.1. Qu'est-ce que le comptage?

    Le comptage est une opération qui consiste à compter les élèves inscrits dans l’établissement scolaire, en tenant compte de différents paramètres qui seront évoqués plus bas, et à transférer ces données de comptage dans SIEL. Le comptage des élèves est une obligation scolaire qu’il faut remplir deux fois par an, à la fin du mois de septembre et au début du mois de janvier. Le comptage d’automne est un moyen de contrôler l’inscription scolaire et de calculer le subventionnement de l’école. Le comptage d’hiver détermine le financement de la Fédération Wallonie-Bruxelles pour l’année scolaire à venir. Ce sont donc des démarches cruciales que vous devez effectuer dans les délais qui sont fixés chaque année par l’administration.

     

    1.2. Deux comptages par an

    Il faut procéder à deux comptages des élèves par an :

    1)      Le comptage d’octobre : On parle de comptage d’octobre car il fait état du nombre d’élèves inscrits au 30 septembre (ou au jour ouvrable précédent) de chaque année scolaire. Attention ! Il faut le préparer avant la date butoir, idéalement à la fin du mois de septembre puisque la préparation du comptage doit être terminée avant son transfert dans SIEL, qui a lieu entre la fin du mois de septembre et le début du mois d’octobre.

    2)      Le comptage de janvier : Il faut procédez à la préparation du comptage de janvier au début du mois de janvier. Ainsi, les données des élèves inscrits peuvent être communiquées à l’administration via SIEL au milieu du mois de janvier.   

     

    2. Le comptage dans ProEco5

    La plupart des opérations liées au comptage sont prises en charge par ProEco5. C’est le logiciel qui calcule le nombre d’élèves inscrits en fonction des données que vous avez encodées. Il calcule par exemple la valorisation ALE (adaptation à la langue d’enseignement) pour les élèves qui suivent ce programme. C’est aussi ProEco5 qui opère les inscriptions SIEL.

     

    2.1.  La préparation du comptage

    Votre tâche à vous est de vérifier que toutes les données des élèves inscrits dans le logiciel, et en particulier celles qui interviennent dans le comptage, soient correctes. Votre vérification et votre éventuelle correction des données sont primordiales car seules des données correctes permettent des calculs corrects de comptage par ProEco5. Or, seule une bonne préparation du comptage pourra garantir un bon transfert de données dans SIEL.

    ProEco5 vous offre un cadre optimal pour votre travail de vérification et de correction des données du comptage. Toutes les données à vérifier sont effectivement réunies dans un seul module Comptage et un simple clic sur le bouton <Comptage> vous y donne accès.

     

    2.2. Le module Comptage

    La préparation du comptage peut s’effectuer via le module Comptage de ProEco5. Le module Comptage se trouve dans l’application Élèves. Cliquez donc sur l’onglet <Élèves> dans le menu principal pour aller dans l’application correspondante. Cliquez ensuite sur le bouton <Comptage>. Vous voyez alors s’afficher la page principale du module Comptage :

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    Cette page vous donne une vue d’ensemble du prochain comptage que vous préparez dans votre établissement scolaire. Vous pouvez aussi y visualiser les comptages précédents en changeant le filtre.

    Le module Comptage vous permet d’accéder facilement à toutes les données que vous devez vérifier et/ou encoder dans le cadre du comptage.

     

    3. Avant la préparation du comptage

    Étant donné que votre tâche principale consiste à vérifier les données de tous les élèves inscrits et à traiter les informations de comptage dans leurs fiches, réfléchissez tout d’abord à la manière dont vous souhaitez le faire et adaptez la visualisation des données en fonction de votre choix. C’est une suggestion pour améliorer votre confort de travail.

     

    3.1. Personnaliser la visualisation des données à l’aide du filtre

    Le filtre est certainement l’outil le plus précieux pour adapter la visualisation des données de comptage à vos besoins. Cliquez sur le bouton <Filtre> dans le sélecteur pour afficher les critères de filtre : <Année du capital-périodes> et <Élèves concernés>.

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             Choisissez d’abord l’année qui vous intéresse dans le menu déroulant d’<Année du capital-périodes>. Le choix de l’année dans ce premier champ modifie automatiquement les mots-clés du second champ. C’est pourquoi il est important de compléter le champ <Année du capital-périodes> en premier lieu.

             Vous pouvez ensuite sélectionner les élèves dont vous souhaitez traiter le dossier de comptage dans le menu déroulant d’<Élèves concernés>.

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    Les options proposées sont nombreuses de manière à couvrir l’ensemble des catégories d’élèves susceptibles de vous intéresser dans le cadre du comptage. Vous avez la possibilité de vous concentrer sur un seul niveau, qu’il s’agisse de la maternelle ("comptant en maternelle au [date]") ou du primaire ("comptant en maternelle au [date]"). Dans les différents niveaux et aux différentes dates de comptage, vous pouvez vous limiter à des catégories plus spécifiques, par exemple les élèves non-réguliers en maternelle ("Non régulier en maternelle au [date]), les élèves de primaire qui suivent le programme d’adaptation à la langue de l’enseignement ("ALE en primaire au [date]") ou encore les élève de 1ère et 2e primaire qui donnent droit à un coefficient P1P2 ("P1P2 au [date]). Les critères de filtrage des élèves ont ainsi des degrés variables qui vont du plus général au plus précis. 

             Quand vous avez fait votre choix, cliquez sur <Appliquer> et regardez le résultat dans le tableau.   

     

    3.2. Personnaliser la visualisation des données à l’aide du sélecteur

    Parallèlement au filtre, vous pouvez vous aider du sélecteur pour organiser et trier les données en fonction de la manière dont vous souhaitez les traiter.

    Par exemple, vous pouvez vérifier les données des élèves classe par classe. Pour ce faire, choisissez le paramètre "Classe" dans le champ <Regroupement par> du sélecteur.

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    Ensuite, visualisez le regroupement par classe de vos élèves dans l’arborescence. Si ce mode de regroupement ne vous convient pas, vous pouvez à tout moment le modifier en sélectionnant un autre paramètre de regroupement : par niveau-année, par niveau-année et classe, par classe verticale, par nationalité, etc.   

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    Quand vous aurez choisi un paramètre de regroupement qui vous convient, demandez-vous si le tri à l’intérieur de ces groupements est adapté à votre façon de travailler. Le plus simple est sans doute de contrôler les données des élèves par ordre alphabétique, en optant pour le paramètre "Alphabétique" dans le champ <Tri par>. Mais rien ne vous empêche d’opter pour un autre paramètre de tri dans le menu déroulant du champ <Tri par>. Vérifiez les résultats du tri dans l’arborescence, en cliquant sur les opérateurs situés devant ses branches.

    L’arborescence est un précieux outil de visualisation des données. Ses branches correspondent aux groupes (par exemple, les classes), ses feuilles correspondent aux éléments des groupes (ici, la situation des élèves à la date du comptage) et l’ordre des feuilles dépend du paramètre de tri. Servez-vous de cette arborescence pour bien visualiser l’ensemble de vos données et suivre la progression de votre travail de vérification. Elle vous aide à travailler de manière systématique, d’autant qu’elle est interactive : vous pouvez cliquer sur ses branches et ses feuilles pour avoir directement accès à leur contenu (ici, les informations du comptage pour l’élève à la date du comptage). En d’autres termes, elle permet d’accéder aux fiches des élèves que vous devez vérifier dans le cadre du comptage. 

     

    4. La préparation du comptage

    4.1. 1ère étape : Vérifier la Signalétique de l’élève (surtout Informations étranger)

    Dans le cadre du comptage, vous devez vérifier le dossier de chaque élève. Pour accéder à ce dossier dans le module Comptage, cliquez sur le nom de l’élève qui vous intéresse soit dans l’arborescence, soit dans la liste. Le dossier de l’élève s’affiche alors dans la fenêtre de fiche. Les onglets de la fiche élève permettent de consulter les différentes parties du dossier (Signalétique et Dossier école) ainsi que leurs sous-parties.

    Pour chaque élève, commencez par vérifiez si les données se rapportant à sa Signalétique sont exactes. Cliquez sur l’onglet <Signalétique>. La signalétique est la première partie du dossier de l’élève. En principe, elle a été remplie au moment de son inscription. Il est néanmoins possible que certaines données soient encore manquantes.

    Soyez particulièrement attentif à la section Informations étranger ! Elle concerne les élèves primo-arrivants (en maternelle et en primaire) et les élèves de primaire ayant besoin d’une adaptation à la langue de l’enseignement (ALE). Ces données doivent être exactes car elles sont déterminantes dans le comptage des élèves.

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    Si vous faites la moindre modification, n’oubliez pas de la sauver en cliquant sur l’onglet <Sauver> dans le menu action, au sommet de la fiche.

     

    4.2. 2e étape : Vérifier la Situation actuelle de l’élève (Dossier école)

    Après vous être assuré de l’exactitude des données enregistrées dans la Signalétique, passez à la Situation actuelle dans le Dossier école, en cliquant sur l’onglet <Situation actuelle>. Vérifiez les différents champs de la fiche de la Situation actuelle.

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    Attention ! Pour les élèves de maternelle, ne confondez pas <R (Régulier)> et <Régulier maternel>. La case <Régulier maternel> se trouve dans la fiche de Comptage de l’élève (voir plus bas) et elle doit être cochée pour les élèves régulièrement inscrits en maternelle, c’est-à-dire ayant au minimum 8 demi-jours de présence. Si un élève ne remplit pas ce quota, il n’est pas régulièrement inscrit en maternelle et il faut décocher la case <Régulier maternel>. Cela ne signifie pas pour autant qu’il n’est pas régulier (R). en d’autres termes, un élève peut être régulier, tout en n’étant pas régulièrement inscrit en maternelle.

    Si vous faites la moindre modification, n’oubliez pas de la sauver en cliquant sur l’onglet <Sauver> dans le menu action, au sommet de la fiche.

     

    4.3. 3e étape : Vérifier et encoder le Comptage de l’élève (Dossier école)

    Lorsque vous cliquez sur l’onglet <Comptage> associé à la fiche de l’élève, vous voyez s’afficher un résumé des comptages qui ont déjà effectués pour l’élève que vous êtes en train de traiter. Chaque ligne de la liste correspond à un comptage. Par défaut, l’ordre des lignes va du comptage le plus récent au comptage le plus ancien : le mois et l’année du comptage figurent dans la colonne Comptage. 

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    Par défaut, ProEco5 affiche le comptage en cours. Cliquez sur la ligne correspondant au comptage que vous êtes en train d’effectuer et vérifiez l’exactitude des données contenues dans la fiche qui apparaît.

    Le format et le contenu de cette fiche diffèrent selon que l’élève est en maternelle ou en primaire. Les points auxquels vous devez prêter attention sont donc différents en fonction du niveau de l’élève.

     

    4.3.1. Comptage d’un élève de maternelle

    La fiche de Comptage d’un élève de maternelle se compose de deux parties : Situation au comptage du [date] et Coefficient maternel.

             La première rubrique Situation au comptage du [date] reprend les données de la Situation actuelle et des Informations étranger. Ces informations n’apparaissent dans cette rubrique qu’à titre consultatif. 

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    La deuxième rubrique, intitulée Coefficient maternel, réunit les données les plus importantes pour le comptage. Elle est dotée de cases à cocher qui définissent le coefficient maternel :

    §  <Régulier maternel> : Dans le cadre du comptage, il faut d’abord savoir si l’élève est régulièrement inscrit en maternelle. Décochez la case si l’élève n’a pas ses 8 demi-jours au comptage. Il ne comptera pas pour ce comptage.

    §  <Placé (j-h-a)> : Il faut savoir si l’enfant a été placé par le Juge (j), en home d’enfants (h) ou en famille d’accueil (a). Cochez la case <Placé (j-h-a)> si l’enfant se trouve dans une de ces trois situations. Il comptera pour 1,5. Laissez la case décochée, si l’enfant n’a pas été placé.

    §  <Primo-arrivant> : Si l’enfant répond aux conditions du primo-arrivant et est encore dans les conditions de valorisation, assurez-vous que la case <Primo-arrivant> est bien cochée. Il comptera pour 1,5. Vous ne pouvez toutefois pas cocher cette case si vous n’avez pas complété la fiche Informations étranger. Si vous cochez la case sans avoir rempli la fiche Informations étranger, vous verrez s’afficher un message d’erreur, vous invitant à fournir les données demandées dans Informations étranger (date d’arrivée en Belgique, date d’entrée en Fédération Wallonie-Bruxelles).

    Dans tous les cas, n’oubliez pas de sauver les modifications que vous effectuez en cliquant sur l’onglet <Sauver> dans le menu action, au sommet de la fiche. Au moment où vous appuyez sur <Sauver>, ProEco5 recalcule les coefficients et émet des avertissements s’il trouve des anomalies.

     

    4.3.2. Comptage d’un élève de primaire

    La fiche de Comptage d’un élève de primaire se compose de deux ou de trois rubriques selon la période. En janvier, il n’y a que deux rubriques : Situation au comptage du [date] et Coefficient primaire. En octobre, une troisième rubrique s’ajoute aux deux précédentes : Coefficient adaptation à la langue de l’enseignement (ALE).

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    Vérifiez bien toutes les données dans les trois rubriques, mais soyez particulièrement attentif à la deuxième et à la troisième :

    §  Coefficient primaire : Cette rubrique réunit les paramètres qui déterminent le coefficient primaire principal et les calculs P1P2, Langue moderne et Religion. Ces paramètres sont liés à des données qui ont été pré-encodées (niveau-année, langue, religion) : il ne devrait pas y avoir d’erreur si vous avez bien complété la Situation actuelle.

    ·    <Placé (j-h-a)> : Dans le cadre Coefficient primaire, vérifiez surtout <Placé (j-h-a)> car il faut savoir si l’enfant a été placé par le Juge (j), en home d’enfants (h) ou en famille d’accueil (a). Cochez la case <Placé (j-h-a)> si l’enfant se trouve dans une de ces trois situations ; il comptera pour 1,5. Ne faites rien, si l’enfant n’a pas été placé.

    §  Coefficient adaptation à la langue de l’enseignement (ALE) : Cette rubrique concerne tous les élèves qui suivent le programme d’adaptation à la langue de l’enseignement.

    ·   <Primo-arrivant>: Quand il s’agit d’élèves primo-arrivants, il faut d’abord compléter les Informations étranger dans la Signalétique de l’élève. Si l’élève répond aux conditions de primo-arrivant, assurez-vous que la case <Primo-arrivant> est bien cochée ; il comptera pour 2 ou 3 en ALE.

    ·  <Adaptation>: S’il n’est pas primo-arrivant mais qu’il a besoin d’une adaptation à la langue de l’enseignement, cochez la case <Adaptation> ; il comptera pour 1 en ALE.

    ·    <Classe-passerelle>: S'il est dans une classe-passerelle, cochez la case <Classe-passerelle> ; il comptera pour 1 en ALE.

    Si vous faites des modifications, prenez bien soin de cliquer sur <Sauver> dans le menu actions. Les coefficients primaire et ALE seront automatiquement recalculés par ProEco5 en fonction des changements. Si l’élève n’est plus dans les conditions pour être valorisé en ALE, ProEco5 mettra son coefficient ALE à zéro et vous en expliquera les raisons.

     

     

     

     

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