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Dans ProEco₅, la gestion des familles est en grande partie automatisée. Le logiciel constitue lui-même les familles en se basant sur les adresses des enfants: il met en relation les frères et/ou sœurs, et il les compte. C'est aussi lui qui détermine leur position dans l’établissement ainsi que dans ses différentes implantations à l’aide de leur date de naissance. Votre tâche est de veiller à ce que l'encodage des adresses et des dates de naissance soit le plus exact possible. En contrepartie, ProEco₅ se charge de regrouper, de classer et d'ordonner les données familiales de manière simple et systématique. Leur accès, leur visualisation et leur gestion sont facilités par différents outils mis à votre disposition dans le module Élèves. Ainsi, vous pouvez facilement les utiliser dans le cadre de vos tâches liées aux familles, par exemple envoyer un courrier à une famille ou gérer les listes de familles.

1. Les paramètres de calcul des familles

Le calcul des familles dépend de deux paramètres : l’adresse et la date de naissance des élèves. Ces deux paramètres sont nécessaires à ProEco₅ pour constituer les familles (= réunir les frères et/ou sœurs dans une famille) et les ordonner (= déterminer la position des enfants de chaque famille dans l’école).

1.1. Les adresses des élèves

C’est sur la base de l’adresse des élèves que ProEco₅ constitue les familles. Deux enfants ayant la même adresse sont considérés comme des frères et/ou sœurs parce qu’ils vivent sous le même toit. Il est donc extrêmement important que vous encodiez l’adresse de l’élève le plus exactement possible lors de son inscription. La moindre erreur ou coquille peut entraîner des erreurs dans le calcul des familles.

            L’encodage des adresses des élèves s’effectue directement dans leurs fiches individuelles. Ces fiches se trouvent dans l’application Élèves. Pour y accéder, cliquez sur l’onglet <Élèves> dans le menu principal. ProEco₅ ouvre alors le module Élèves, qui est celui dont vous avez besoin puisqu’il vous donne accès aux fiches des élèves.

            Ouvrez la fiche de l’élève que vous traitez en vous servant du sélecteur ou des lignes interactives de la liste. Cliquez ensuite sur l’onglet de fiche <Adresse élève> (Signalétique) :

•        Si l’élève a déjà une adresse, elle s’affiche sous la forme d’une ligne interactive :

Cliquez sur la ligne interactive pour accéder à la fiche :

Vous pouvez corriger ou modifier la fiche. L’adresse doit être la plus complète possible ! N’oubliez pas d’indiquer la boîte quand il y a lieu de le faire. Enregistrez les modifications en cliquant sur <Sauver> dans le menu actions.

• ·     Si l’élève n’a pas encore d’adresse, le tableau qui s’affiche dans la fenêtre de fiche est vide. Pour pouvoir introduire son adresse, vous devez cliquer sur <Ajouter> dans le menu actions et confirmer que vous souhaitez créer une nouvelle adresse. Complétez la fiche le plus exactement possible et sauvez en cliquant sur <Sauver> dans le menu actions.

1.2. Les dates de naissance des élèves

ProEco₅ a besoin des dates de naissance des élèves pour déterminer leur position dans l’école. L’enfant le plus âgé de la famille est forcément le premier enfant de la famille dans l’école : il occupe donc la position 1. Le deuxième enfant occupe la position 2, le troisième occupe la position 3, etc. La date de naissance constitue dès lors un paramètre fondamental dans l’organisation des familles puisqu’elle détermine la position de chaque enfant.

            Tout comme pour l’adresse, l’encodage de la date de naissance des élèves s’effectue directement dans leurs fiches individuelles. Pour rappel, ces fiches se trouvent dans l’application Élèves. Pour y accéder, cliquez sur l’onglet <Élèves> dans le menu principal et restez le module Élèves.

Ouvrez la fiche de l’élève que vous traitez en vous servant du sélecteur ou de sa ligne interactive dans la liste. Cliquez ensuite sur l’onglet de fiche <Signalétique>. Complétez le champ <Date de naissance> et sauvez en cliquant sur <Sauver> dans le menu actions.

2. Le calcul des familles

Le calcul des familles désigne le calcul des liens de parenté entre enfants scolarisés dans le même établissement. Concrètement, le logiciel établit les liens qu’il convient de faire entre les enfants qui appartiennent à une même famille : il relie les frères et/ou sœurs entre eux, il les compte et précise s’ils sont aînés, cadets ou puînés. Ce calcul des familles dépend bien évidemment des paramètres évoqués ci-dessus. Il est dès lors important que vous vous assuriez qu’ils ont bien été complétés avant de procéder au calcul des familles.

Pour lancer ce calcul, il suffit de cliquer sur le bouton <Calcul des familles>. Le bouton <Calcul des familles> se trouve dans le menu actions qui est attaché aux listes d’élèves dans le module Élèves :

Le bouton <Calcul des familles> sert à générer les familles, c’est-à-dire à regrouper les frères et/ou sœurs dans des familles numérotées, les compter et leur attribuer une position. ProEco₅ calcule tous ces éléments dès que vous cliquez dessus.

Vous pouvez cliquer sur le bouton <Calcul des familles>  à tout moment, dans la mesure où les adresses et les dates de naissance ont bien été encodées. Quelle que soit la liste d’élèves affichée dans la fenêtre principale (par classe, par niveau-année, etc.), ProEco₅ effectue le calcul des familles dans l’ensemble de la base de données de votre établissement. Vous ne devez donc pas vous soucier du type de liste que vous affichez avant de générer les familles.    

3. Les résultats du calcul des familles

À l’issue du calcul de familles, chaque famille se voit attribuer un numéro, leurs membres sont comptés et chaque enfant reçoit une position.

3.1. Le numéro de famille

Au moment où il calcule les familles, ProEco₅ attribue un numéro à chacune d’elle. Ces numéros figurent dans les fiches des élèves au niveau de Situation actuelle (Dossier école). Pour les consulter, cliquez sur le nom de l’élève qui vous intéresse dans l’arborescence ou dans la liste afin d’ouvrir sa fiche. Ensuite, cliquez sur l’onglet de fiche <Situation actuelle>. Le numéro de famille s’affiche dans la rubrique Situation Année :

Si vous souhaitez visualiser plusieurs numéros de familles à la fois, il vous est possible de les afficher dans une colonne de la liste des élèves. Pour ce faire, vous devez vous servir de la boîte à outils située au sommet de la liste des élèves. Cliquez sur un opérateur de défilement vers le bas pour ouvrir la boîte à outil. Glissez le curseur sur <Colonnes> et, dans la liste, cochez la case <Numéro Famille>.

Ainsi, vous verrez une nouvelle colonne Numéro Famille s’ajouter aux autres colonnes dans le tableau :

            Attention ! Le numéro de famille ne correspond pas à une immatriculation. Il est variable : il est susceptible de changer lorsque vous effectuez un nouveau calcul de familles.

3.2. Le nombre d’enfants

Dans le cadre du calcul des familles, ProEco₅ compte le nombre d’enfants qu’il y a dans chaque famille. Tout comme le numéro de famille, le nombre d’enfants peut être consulté dans la section Situation actuelle (Dossier école) de la fiche de l’élève, en particulier dans la rubrique Situation Année.

Deux champs vous informent sur le nombre d’enfants : <Enfants dans l’école> et <Enfants dans l’implantation>. Le champ <Enfants dans l’école> indique le nombre d’enfants dans l’ensemble de l’établissement scolaire, toutes implantations confondues. Le champ <Enfants dans l’implantation> signale le nombre d’enfants qui se trouvent dans une seule implantation de l’établissement scolaire :

Si vous souhaitez visualiser les nombres d’enfants de plusieurs familles à la fois, vous pouvez les afficher dans une colonne de la liste des élèves. Cela fonctionne de la même manière que pour les numéros de famille : cliquez sur un opérateur de défilement vers le bas pour ouvrir la boîte à outil, glissez le curseur sur <Colonnes> et, dans la liste, cochez la case <Enfants dans l’école> et/ou <Enfants dans l’implantation> selon vos besoins.

          Ainsi, vous verrez une colonne Enfants dans l’école et/ou une colonne Enfants dans l’implantation s’ajouter aux autres dans le tableau.

3.3. La position de l’enfant

Outre les numéros de familles et le nombre d’enfants, ProEco₅ détermine, lors du calcul des familles, la position de l’enfant dans l’école et dans l’implantation. On parle de position pour désigner la place qu’un élève y occupe par rapport à ses frères et/ou sœurs en fonction de son âge. L’enfant le plus âgé est considéré comme le premier et se situe dès lors en position 1. Plus jeune, le deuxième occupe la position 2 ; encore plus jeune, le troisième occupe la position 3, etc.  

            Tout comme pour le nombre d’enfants, ProEco₅ fait une distinction entre la position de l’enfant dans l’école et sa position dans l’implantation. Ces positions peuvent être identiques, mais elles ne le sont pas nécessairement. Si les enfants d’une même famille sont répartis dans plusieurs implantations, leur position dans l’école sera forcément différente de leur position dans l’implantation (sauf pour l’aîné). Dans la Situation actuelle (Dossier école), vous avez dès lors deux champs distincts : <Position dans l’école> et <Position dans l’implantation>.

            Les deux champs <Position dans l’école> et <Position dans l’implantation> de la fiche de l’élève ont leurs équivalents dans les colonnes de la liste des élèves.

           Cela fonctionne de la même manière que pour le numéro de famille et le nombre d’enfants : cliquez sur un opérateur de défilement vers le bas pour ouvrir la boîte à outil, glissez le curseur sur <Colonnes> et, dans la liste, cochez la case <Position dans l’école> et/ou <Position dans l’implantation> pour afficher la ou les colonne(s) correspondante(s).

4. Vérifier le calcul des familles

Si les adresses et les dates de naissance des élèves ont bien été encodées, le calcul des familles se fait sans le moindre encombre et il n’y a pas lieu de le contrôler. Mais les erreurs humaines étant toujours possibles lors de l’encodage, il est plus prudent de vérifier si le calcul des familles s’est effectué correctement.

            Pour ce faire, allez dans la liste des élèves et adaptez ses colonnes de manière à pouvoir effectuer ces vérifications dans les meilleures conditions possibles. En vous servant de la boîte à outil en haut des colonnes, cochez les cases pertinentes :

Pour vérifier le calcul des familles, vous pouvez par exemple sélectionner : <Nom>, <Prénom>, <Date de naissance>, <Niveau année>, <Adresse>, <Numéro Famille>, <Enfants dans l’école> et/ou <Enfants dans l’implantation>, <Position dans l’école> et/ou <Position dans l’implantation>.

            En parallèle, ajustez également les champs du sélecteur et les critères de filtre. Dans le filtre, sélectionnez l’année scolaire qui vous intéresse. Dans le sélecteur, les paramètres les plus pratiques pour faire ces vérifications sont le tiret "- " dans <Regroupement par> et "Famille" dans <Tri par>.

Lorsque vous aurez sélectionné toutes ces options, la liste des élèves se présentera de la manière suivante :

Ce format vous permet de visualiser la liste des familles dans l’ordre de leur numérotation. Étant donné que les frères et/ou sœurs y sont regroupés dans des familles portant le même numéro, vous pouvez facilement vérifier si les groupements familiaux effectués par ProEco₅ sont corrects : les enfants réunis dans les familles sont-ils bien des frères et/ou sœurs ? Les adresses des frères et/ou sœurs sont-elles identiques ? Portent-ils le même nom de famille ? Sinon, appartiennent-ils bien à la même famille ? Ont-ils les mêmes parents ? Si vous avez des doutes, n’hésitez pas à ouvrir leurs fiches individuelles et contrôler les informations susceptibles de vous aider.

5. Rechercher une famille

Vous devez rechercher une famille, lorsque vous avez besoin de données concernant la composition de la famille. Ce besoin peut survenir dans différentes situations. Par exemple, si vous pratiquez une réduction de frais scolaire pour le deuxième, troisième, etc. enfant dans l’école, vous avez besoin de connaître la composition de la famille : le nombre d’enfants dans la famille et leur position dans l’école. Il peut aussi être utile de connaître les frères et/ou sœurs dans le cas où ils ne portent pas le même nom de famille.

            Lorsque vous recherchez une famille, vous pouvez être confrontés à deux cas de figure différents : soit tous les membres de la famille que vous recherchez portent le même nom, soit ils portent des noms différents.

5.1. Famille à un seul nom de famille

Lorsque tous les frères et/ou sœurs portent le même nom de famille, la recherche d’une famille d’élèves est très simple. Il vous suffit d’insérer le nom de famille des élèves dont vous recherchez la famille. Vous verrez s’afficher dans la liste de tous les élèves portant le même nom de famille.

Si le nom inséré n’est pas courant et que seule une famille le porte dans l’établissement, la liste affichée correspondra à la famille complète.

En revanche, si le nom est courant et que des enfants issus de plusieurs familles le portent, vous devrez vérifier le numéro de famille pour vous assurer qu’il s’agit de la même famille : un numéro identique vous confirme que les enfants appartiennent à la même famille (la case <Numéro Famille> doit être cochée dans la boîte à outils pour que la colonne du numéro de famille figure dans la liste). ProEco₅ vous présente les numéros de famille dans l’ordre, si vous optez pour un tri par famille dans le sélecteur : dans <Tri par> cliquez sur "Famille". Vous visualiserez ainsi plus facilement les enfants qui portent le même nom de famille et possèdent le même numéro de famille. Si ces deux conditions sont remplies, ils sont frères et/ou sœurs et forment donc une famille.

5.2. Famille à plusieurs noms de famille

Lorsque des frères et/ou sœurs ne portent pas le même nom de famille (ou que vous avez un doute), vous ne pouvez forcément pas les rechercher en vous servant du nom de famille. Vous devez donc vous servir du numéro de famille pour les trouver. [à compléter]

6. Rechercher une adresse par famille (via les aînés)

Lorsque vous envoyez un courrier aux élèves de votre établissement (par ex., une invitation à la fancy-fair de l’école), il n’est pas toujours nécessaire de l’envoyer à tous les élève ; il suffit parfois d’envoyer un courrier à chaque famille. Cela permet d’éviter que les familles ayant plusieurs enfants dans votre école reçoivent plusieurs fois le même courrier, et cela vous économise surtout des photocopies et de nombreux envois. Le plus logique est donc d’utiliser une adresse par famille plutôt qu’une adresse par élève.

            Pour limiter votre recherche dans ProEco₅ à une adresse par famille, vous devez rechercher l’adresse d’un seul enfant par famille. Étant donné que tous les enfants n’ont pas de frères et/ou sœurs, il faut se concentrer sur les aînés (un enfant unique est comptabilisé comme un aîné).

            Tout d’abord, assurez-vous que la colonne des adresses s’affiche bien dans la liste des élèves. Si ce n’est pas le cas, cochez la case <Adresse>, mais aussi <Position dans l’école> et/ou <Position dans l’implantation> dans la boîte à outil en haut des colonnes. Ensuite, servez-vous du sélecteur. Dans la liste déroulante de <Regroupement par>, cliquez sur "Ainé dans école". Si nécessaire, ajustez le champ <Tri par> à votre convenance. Regardez les résultats dans l’arborescence (la branche 1 réunit les tous les aînés). Dans la liste, vous verrez s’afficher les adresses des aînés.