Regrouper 2 comptabilités en une seule

Dans votre école, vous utilisez 2 comptabilités (une "subventions" et une "hors-subventions"). Aujourd'hui, nous déconseillons cette pratique et nous vous encourageons à n'en faire plus qu'une seule. Et donc pour 2023, vous décidez de regrouper ces 2 comptabilités en une seule.

Dans les explications qui suivent, nous prendrons l'hypothèse que :

• Vous regroupez les dossiers 01 et 07 dans le dossier 01.
• Vous n'avez encore rien encodé dans le dossier 07 pour l'année 2023.
• Vous avez clôturé l'année 2022 pour le dossier 07.

Dans le dossier 07 sur l'année 2023 :

• Si vous avez des clients élèves provenant de ProEco :
  • Vérifiez, dans les options de ComptEco, que le répertoire de transfert est bien le même dans les 2 dossiers (01 et 07).
  • Par le menu "Outils/élèves", cliquez sur le bouton pour exporter les soldes élèves (cela permettra une aide à l'encodage plus loin).
• Imprimez les balances des fournisseurs, clients, élèves, et comptes généraux.

Dans le dossier 01 sur l'année 2023 :

• Si vous aviez des clients élèves provenant de ProEco dans votre dossier 07, réimportez-les ici (au besoin, refaites, auparavant, une exportation au départ de ProEco).
• Par le menu "Outils/Journaux", créez les journaux financiers correspondant à vos comptes bancaires du dossier 07. Si les comptes plan comptable 5500xx sont déjà utilisés, ce n'est pas grave, utilisez-en d'autres, il faudra juste en tenir compte dans l'encodage de l'écriture d'initialisation.
• Vérifiez, avec vos balances du dossier 07 et sans tenir compte du matricule, que tous vos fournisseurs et clients existent. Dans la négative, recréez-les.
• Par le menu "Encodage/Opérations Diverses/Ouverture", passez votre écriture d'initialisation :
  • Sur base de la balance des comptes généraux, encodez les soldes des comptes de classe 1 à 5 à l'exception des comptes 440000, 400000 et 400010.
  • Attention : pour les comptes bancaires 5500xx, adaptez le compte plan comptable en fonction de ce que vous avez encodé lors de la création du journal.
  • Sur base de la balance des fournisseurs et sur base de leur nom, encodez les fournisseurs dont le soldes n'est pas nul. En effet le fournisseur X du dossier 07 n'a sûrement pas le même matricule que ce même fournisseur dans le dossier 01. Comme pour les comptes bancaires, procédez à l'adaptation. Le plus simple est peut-être de faire ceci en ayant, côte à côte l'impression des balances fournisseurs du dossier 01 et du dossier 07.
  • Refaites la même chose que ci-dessus pour vos clients ordinaires  si vous en avez.
  • Pour les élèves, si vous en avez, c'est plus facile : tapez simplement CTRL-E, ComptEco récupérera les soldes automatiquement.
  • En théorie, si vous n'avez pas fait d'erreur, l'écriture est équilibrée et vous pouvez la sauver.