Avant d’effectuer l’envoi électronique des attestations de garderie, il faut générer les documents en mode brouillon via le module Élèves. Après cette génération, il convient de bien vérifier le contenu des attestations de garderie via le module Attestations fiscales. Pour ce faire, il faut lancer la vérification automatique, puis effectuer des vérifications manuelles. Si besoin, le module Attestations fiscales permet d’ajuster les montants et les nombres de jours à déclarer. Lorsque toutes les données des attestations de garderie semblent correctes, elles doivent être générées en versions officielles. Lorsque toutes les attestations officielles ont été imprimées, il est possible de générer le fichier XML contenant toutes les données des attestations de garderie de l’année fiscale. ProEco₅ détecte les éventuelles erreurs susceptibles de bloquer lors de l’envoi électronique ; il faut tout corriger dans le logiciel jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’erreur bloquante et regénérer le fichier XML. Quand tout semble bon, le fichier XML peut être introduit dans le module de validation du SPF Finances.

sommaire

1. Générer les attestations via le module Élèves

Avant toutes choses, il est important de générer ses attestations fiscales en mode brouillon via le module Élèves. L’attestation fiscale figure parmi les documents individuels des élèves :

Lors de l’impression en série, il est déconseillé d’effectuer cette génération pour toute l’école en une fois ; il est préférable de la faire par classe ou par année d’étude.

2. Vérifier automatiquement via le module Attestation fiscales

Lorsque vous avez généré toutes les attestations de garderie en mode brouillon, vous pouvez lancer la vérification automatique via le module Attestations fiscales. Pour accéder à celui-ci, vous entrez dans l’application Élèves, vous cliquez sur l’onglet <Gestion des frais> et vous appuyez sur le bouton <Attestations fiscales> :

Le menu d’actions de ce module Attestations fiscales comporte un bouton <Vérifier attestations> :

Vous appuyez dessus et vous confirmez. La vérification automatique prend du temps, c’est normal : il faut patienter.  En effet, la vérification permet de passer en revue le contenu des attestations brouillon déjà générées, d’éventuellement les mettre à jour en fonction de vos derniers encodages et de générer les attestations manquantes en mode brouillon. Les attestations manquantes sont détectées sur la base de la facturation de frais donnant droit à une déduction fiscale, tant pour les élèves inscrits que sortis.

            À l’issue de la vérification automatique, la fenêtre centrale se complète avec les données vérifiées, éventuellement des informations complétées dans les attestations déjà générées et l’ajout des attestations manquantes en brouillon pour la période ANNEE :

Les attestations manquantes sont générées pour la période ANNEE, mais rien ne vous empêche de retourner dans le module Élèves pour générer un brouillon pour une autre période. Attention ! Quand on change de période d’attestation, il est important de rester en brouillon, par exemple passer d’un brouillon ANNEE à un brouillon SEPT, avant de passer à l’officielle SEPT.  

3. Vérifier manuellement les attestations

Le module Attestations fiscales donne une visibilité globale sur le contenu des attestations de garderie. Il permet de voir si les données les plus importantes ont bien été complétées puisque vous pouvez y afficher (ou masquer) des colonnes avec l’option "Colonne". Ainsi, vous pouvez notamment afficher les numéros de registre national des enfants et des débiteurs de frais :

Les vérifications des attestations brouillons sont extrêmement importantes car le passage à la version officielle du document est définitif et ne permet pas de retour en arrière. Ce sont les données des attestations officielles qui seront fournies aux parents via le document et au SPF Finances via l’envoi électronique. Il est dès lors important de bien tout bien vérifier, en particulier :

• Le débiteur de frais : est-ce qu’il est encodé ? est-ce que c’est le bon ?
• Le numéro de registre national du débiteur de frais : obligatoire à partir de 2024 (pour les attestations 2023).
• Le numéro de registre national de l’élève : absolument obligatoire dès 2023 (pour les attestations 2022).

Si des modifications doivent être apportées, elles doivent l’être via le module Élèves. Par exemple, s’il manque un débiteur de frais, il faut l’ajouter dans les autorisations attachées à l’élève. Quand vous avez terminé vos corrections dans le module Élèves, vous pouvez relancer la vérification automatique en appuyant sur le bouton <Vérifier attestations> dans le module Attestations fiscales.

Astuce : En cas de doute sur une attestation, il est préférable d’interroger les parents. Vous pouvez éventuellement leur transmettre les attestations brouillons avant de faire passer les attestations en officielles.

4. Modifier le nombre de jours et le montant

L’ensemble des données figurant sur les attestations de garderie se complètent via le module Élèves, à l’exception de deux d’entre elles : le montant de l’attestation et le nombre de jours. Ces deux données peuvent être modifiées via le module Attestations fiscales. En effet, chaque attestation qui y figure est éditable. Vous cliquez sur une attestation dans l’affichage-liste et vous appuyez sur le bouton <Éditer> pour ouvrir la fiche correspondante :

4.1. Le nombre de jours de garde

Le nombre de jours de garde calculé par ProEco₅ est le nombre de jours ouvrables dans la période sélectionnée, en fonction de la date d’entrée (ou de sortie) de l’élève. Si le nombre de jours affiché ne correspond pas au nombre de jours de garde effective, vous pouvez le modifier.

La brochure de SPF Finances indique ce qui suit sur le nombre de jours de garde :

4.2. Le montant

Le champ "Montant" peut également être modifié. Les montants figurants sur les attestations de garderie sont calculés sur la base des frais de garde facturés, et non des frais payés. Si les frais de garde n’ont pas été payés, l’attestation peut ne pas être délivrée ou avec un montant diminué en fonction des paiements effectués. Le module Attestations fiscales peut vous aider à faire cette vérification car il affiche les soldes des élèves :

Si des paiements ont récemment été encodés, vous pouvez éventuellement lancer le recalcul des soldes dans le module Situation élèves pour que toutes les données soient bien à jour.

4.3. Mettre en officielle

Si vous modifiez le montant et/ou le nombre de jour, vous pouvez faire directement passer l’attestation en officielle en cochant la case "Officielle".

Lorsque vous appuierez <Sauver>, le logiciel vous proposera de générer le PDF du document officiel.

Attention ! Si vous modifiez des montants et/ou des nombres de jours de garde sans faire passer les attestations en officielles, il faut absolument éviter de lancer une vérification automatique avec le bouton <Vérifier attestations> parce que cette fonctionnalité écrase ces données dans les attestations brouillons.

5. Générer les attestations restantes en officielles

Si toutes les données vous semblent correctes dans l’ensemble des attestations de garderie, vous pouvez générer les versions officielles. Étant donné que le module Attestations fiscales ne permet pas de faire des impressions ou envois en série, il est conseillé de le faire à partir du module Élèves, idéalement classe par classe :

6. Mettre des attestations en attente

Si vous souhaitez ne pas envoyer certaines attestations au SPF Finances par voie électronique, vous pouvez les mettre en attente. Dans le module Attestations fiscales, les fiches des attestations sont équipées d’une case <En attente> :

Cette fonctionnalité permet de ne pas inclure une attestation de garderie dans le fichier XML.

7. Générer le fichier XML

Lorsque toutes les attestations officielles ont été imprimées ou envoyées, vous pouvez retourner dans le module Attestations fiscales et générer le fichier XML qui va servir à l’envoi électronique des données de frais de garde au SPF Finances. Pour ce faire, il suffit d’appuyer sur le bouton <Générer XML> : 

S’il reste des brouillons à faire passer en documents officiels, vous recevez le message suivant :

Sinon, ProEco₅ génère le fichier XML. Il est possible que vous receviez un message d’avertissement et que vous deviez indiquer que vous souhaitez conserver le fichier XML :

 Le fichier XML se place dans vos téléchargements :

En bas de l’écran, ProEco₅ vous renvoie des messages de quatre types :

1. Erreur (en rose) : à corriger car cela va bloquer dans l’envoi électronique.
2. Avertissement (en jaune) : avertissement vous conseillant éventuellement d’effectuer un encodage, mais non bloquant pour l’envoi électronique.
3. Information (en bleu foncé) : information n’exigeant aucune action de votre part.
4. OK (en bleu clair) : tout est bon pour cette attestation et son envoi électronique devrait se faire sans problème.

Si vous faites un clic droit, une petite fenêtre s’ouvre et vous permet d’appuyer sur "Créer un rapport" pour extraire cette liste de messages au format Excel afin que vous puissiez les traiter plus facilement.

Il est possible que vous deviez ajuster certains encodages dans ProEco₅ et relancer ultérieurement la génération du XML jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’erreur bloquante.