Les étapes de la gestion des frais dans ProEco5

Infodidac met à votre disposition un catalogue d’articles pour vous aider dans votre gestion des frais scolaires. Les articles Infodidac sont consultables via le module Articles Infodidac. Vous déployez l’arbre du sélecteur pour visualiser les différents articles. Dans l’arbre, vous voyez qu’ils sont rangés en quatre niveaux. Vous aurez besoin des articles scolaires situés au niveau 4 de l’arbre (c’est-à-dire ceux qui sont pourvus d’un code à une lettre et quatre chiffres) dans vos tâches ultérieures.

La préparation des articles de l’établissement s’effectue en deux temps :

1. Préparer le catalogue de l’établissement [module Définition des catalogues]

Vous constituez le catalogue d’articles de votre établissement sur la base des articles Infodidac. Dans le module Définition des catalogues, vous sélectionnez le catalogue de l’établissement. Il contient la liste des articles Infodidac. Dans la liste, vous cochez les articles que vous souhaitez voir figurer dans le catalogue de votre établissement et vous les sauvez. Tous les articles portant le code ETAB font partie du catalogue de votre établissement.

2.  Éditer les articles de l’établissement [module Articles établissement]

Lorsque vous avez terminé de préparer le catalogue de l’établissement, vous pouvez éditer les différents articles qui le composent : compléter les données manquantes (ex. prix estimé), modifier, préciser certaines données, les adapter à vos besoins, etc. Vous allez dans le module Articles établissement pour accéder à la liste éditable des articles de l’établissement. Vous sélectionnez les articles un par un, vous les éditez et vous sauvez. 

Chaque année d’étude possède son propre catalogue. La préparation des articles qui les composent s’effectue en trois temps :

1. Préparer les catalogues d’articles par année d’étude [module Définition des catalogues]

Vous constituez les catalogues d’articles par année d’étude sur la base des articles de l’établissement. Dans le module Définition des catalogues, vous sélectionnez un premier catalogue par année d’étude (ex. M1). Il contient la liste des articles de votre établissement. Dans la liste, vous cochez les articles que vous souhaitez voir figurer dans le catalogue de l’année d’étude sélectionnée et vous les sauvez. Tous les articles portant le code du niveau-année font partie du catalogue de l’année d’étude sélectionnée. Vous suivez les mêmes modalités pour les catalogues des autres années d’étude.

2. Éditer les articles des catalogues par année d’étude [module Articles des catalogues]

Lorsque vous avez terminé de préparer les catalogues de toutes les années d’étude, vous pouvez éditer les articles qui les composent de manière à compléter les données manquantes (ex. prix réel) et à les adapter aux besoins particuliers des différentes années d’étude. Vous allez dans le module Articles des catalogues pour accéder à la liste éditable des articles des catalogues par année d’étude. Vous sélectionnez les articles un par un, vous faites les modifications nécessaires et vous les sauvez. 

3. Valider les catalogues par année d’étude [module Définition des catalogues]

Lorsque les catalogues par année d’étude sont fin prêts et que les articles qui les composent ont bien été édités, vous pouvez passer à leur validation/clôture. Il faut valider et clôturer les catalogues de chaque année d’étude via le module Définition des catalogues. Vous sélectionnez un premier catalogue par année d’étude et vous appuyez sur le bouton <Valider/clôturer> dans le menu d’actions. ProEco₅ génère les options proposées aux élèves ; les parents n’ont plus qu’à faire leur choix.

Lorsque les catalogues par année d’étude sont validés et clôturés, un e-mail est envoyé aux parents des élèves, les invitant à se connecter à leur portail. Ils cliquent sur le lien qui figure dans l’e-mail et introduisent leurs identifiants sur la page de connexion. 

Le parent ouvre la fiche d’options choisies de son enfant. Il clique sur le bouton <Signature> dans le menu d’actions. Les articles relevant des frais scolaires obligatoires sont déjà signés. Le parent fait son choix parmi les frais scolaires facultatifs et les services proposés par l’établissement. Il coche les cases des articles qu’il souhaite voir attribués à son enfant. Lorsqu’il a terminé de cocher les cases, il sauve les options choisies et confirme dans la fenêtre modale pour valider sa signature.

Dans le module Encodage consommations, vous recherchez l’article consommé par l’élève à l’aide du sélecteur. Dans l’arbre, vous cliquez sur la feuille correspondant à l’article consommé par l’élève. Il apparaît dans l’affichage-liste. Vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> pour ouvrir le tableau d’encodage des consommations. Si nécessaire, vous modifiez le prix et la quantité dans le chapeau, et puis vous cliquez sur <Appliquer>. Si toutes les données sont correctes, vous sauvez, vous confirmez et la consommation est encodée.    

Dans le module Encodage consommations, vous recherchez l’article consommé par les élèves à l’aide du sélecteur. Dans l’arbre, vous cliquez sur la branche correspondant à l’article consommé par les élèves. La liste des élèves associés à l’article apparaît dans l’affichage-liste. Vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> pour ouvrir le tableau d’encodage des consommations. Si nécessaire, vous modifiez le prix et la quantité dans le chapeau, et puis vous cliquez sur <Appliquer>. Les données sont transférées dans le tableau. Des modifications peuvent encore être introduites de manière individuelle dans le tableau. Vous décochez les élèves qui n’ont pas consommé l’article. Si toutes les données sont correctes, vous sauvez, vous confirmez et les consommations sont encodées.   

Dans le module Encodage consommations, vous recherchez l’élève à l’aide du sélecteur. Dans l’arbre, vous cliquez sur la branche correspondant à l’élève. La liste des articles associés à l’élève apparaît dans l’affichage-liste. Vous appuyez sur le bouton <Encoder consommations> pour ouvrir le tableau d’encodage des consommations. Si nécessaire, vous modifiez le prix et la quantité des articles dans le tableau. Vous décochez les articles qui n’ont pas été consommés par l’élève. Si toutes les données sont correctes, vous sauvez, vous confirmez et les consommations de l’élève sont encodées.   

Le module Consommations vous permet de consulter les consommations que vous avez encodées. Toutes les consommations encodées via le module Encodage consommations y sont transférées automatiquement. Chaque ligne de l’affichage-liste correspond à une consommation d’un élève. Vous pouvez les regrouper et les trier par article ou par élève, mais aussi par classe.

Le module Facturation vous permet de générer la facture-décompte des consommations que vous avez encodées via le module Encodage consommations. Les consommations encodées y sont toutes reprises en affichage-liste. Vous appuyez sur le bouton <Générer les factures-décomptes> pour les facturer.

Le module Détail des factures vous permet de vérifier toutes les lignes des factures générées avant de les valider. Vous pouvez corriger les éventuelles erreurs.

Vous avez l’opportunité de pré-visualiser les factures dans le module Validation des factures. Lorsque vous êtes satisfait∙e de leur contenu, vous les validez.