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Dans ProEco₅, les articles scolaires sont attribués aux élèves par le biais de leurs catalogues par année d’étude. Chaque élève est inscrit dans une année d’étude et chaque année d’étude à son catalogue d’articles. Vous définissez les catalogues par année d’étude via le module Définition des catalogues : il met à votre disposition les articles de l’établissement, parmi lesquels vous sélectionnez les articles qui répondent aux besoins de chaque année d’étude pour le catalogue correspondant. Ensuite, vous les adaptez à l’utilisation particulière qui va en être faite pendant l’année scolaire. C’est en cela que consiste l’édition des articles par année d’étude. Elle s’effectue prioritairement via le module Articles des catalogues, mais elle peut également se faire dans le tableau de choix mis à votre disposition dans le module Définition des catalogues. Toutes les informations que vous ajoutez dans les champs des articles par année d’étude sont repris aux étapes ultérieures de la gestion des frais.  

Sommaire

1. Les articles par année d’étude

Les articles par année d’étude sont les articles que vous avez mis dans les catalogues par année d’étude lors de leur définition via le module Définition des catalogues. Ce sont des articles qui concernent les élèves de chaque année d’étude distincte. À chaque article sont associées les données suivantes :

Code

Libellé ("Article")

Type de frais

Catégorie

Article établissement associé

Catalogue

Prix réel

Explications

2. Les données éditables

En mode normal, seules deux données sont éditables dans les articles par année d’étude : le prix réel et les explications.

2.1. Prix réel

Prix réel de l’article que les élèves de l’année d’étude donnée sont susceptibles de consommer. Soit ce champ est vide, soit il reprend le prix qui a été encodé au niveau de l’article de l’établissement. Vous pouvez le compléter ou le modifier lorsque vous éditez les articles par année d’étude.

2.2. Explications

Ce champ vous donne la possibilité de donner des explications à chaque article de l’établissement. Vous pouvez fournir un descriptif complet de l’article ou ajouter des informations contextuelles (lieu, date). Ces explications ont pour objet d’aider les parents à mieux cerner les frais qui leur sont proposés dans le portail parents ou facturés via le décompte-facture.

          Ce champ peut être vide, mais il peut aussi contenir d’éventuelles suggestions ou orientations pour vous aider à le compléter, par exemple « Objet et date à préciser », « Lieu et date à préciser ». Dans ce cas, vous effacez ces mentions et les remplacez par les informations adéquates. Il peut aussi contenir un descriptif qui provient du catalogue de l’établissement.

3. Deux moyens d’éditer

Les données éditables des articles par année d’étude peuvent être modifiées de deux manières différentes :

3.1. Via le module Articles des catalogues

Après avoir défini le·s catalogue·s par année d’étude via le module Définition des catalogues, vous entrez dans le module Articles des catalogues. Vous y retrouvez la liste des articles des catalogues que vous avez définis. Tout en veillant à ne pas vous tromper de catalogue, vous double-cliquez sur la ligne de l’article que vous souhaitez éditer ou vous cliquez sur la feuille qui lui correspond dans l’arbre du sélecteur. Vous accédez ainsi à sa fiche :

Vous pouvez modifier les données qui doivent l’être directement dans la fiche et vous appuyez sur <Sauver> dans le menu d’actions lorsque vous avez terminé. Vous pouvez alors passer à l’article suivant.

3.2. Via le module Définition des catalogues

Au moment où vous définissez le·s catalogue·s par année d’étude via le module Définition des catalogues, vous pouvez éditer le prix réel et les explications. Ces deux champs sont directement modifiables dans le tableau de choix des articles de chaque catalogue. Il suffit de placer votre curseur sur la case que vous souhaitez éditer, cliquer dessus et insérer les caractères que vous souhaitez :

Attention ! Si vous éditer un article directement dans la grille, assurez-vous qu’il est bien coché (et fait donc partie intégrante du catalogue par année d’étude). Si l’article n’est pas coché, son prix réel et/ou ses explications ne seront pas enregistrées.

Vous pouvez éventuellement éditer plusieurs articles à la fois, dans la mesure où ils ont été cochés. Lorsque vous avez terminé, vous appuyez sur <Sauver> dans le menu d’actions.

4. Des catalogues par année d’études aux élèves

Regroupés dans des catalogues, les articles par année d’étude sont automatiquement assignés aux élèves qui sont inscrits dans les années d’étude concernée. Les articles par année d’étude sont les articles qu’ils vont consommer (après éventuel choix ou commande par les parents) et qui leur seront facturés après consommation. En cela, ils diffèrent des articles de l’établissement qui ne sont pas directement consommés par les élèves ; les articles de l’établissement servent exclusivement à la préparation des catalogues par année d’étude, ils facilitent leur gestion et sont donc limités à une visibilité interne à l’établissement.

            Du fait que les articles par année d’étude sont destinés à la consommation, il faut penser à ceux qui vont les consommer lorsque vous les éditez. À terme, si vous n’effectuez aucune modification en cours de route, les éventuelles explications des articles sont ainsi reportées dans les décomptes-factures. Lorsque vous éditez un article, vous tenez donc compte du fait que ce que vous indiquez pourra être lu par des personnes extérieures à l’établissement (les parents).  

Pour plus d'informations, vous pouvez regarder la capsule vidéo associée :  Les catalogues par année d'étude